Согласно приказу Минфина России от 15 апреля 2021 года N 61н в 2023 году списание основных средств, нематериальных активов, непроизведенных активов, материальных запасов необходимо оформлять первичным документом - Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440), который заполняется только на основании проведенной инвентаризации. До использования форм первичных документов по Приказу N 61н в учреждении списание фактически израсходованных материальных запасов для собственных нужд, используемых ежедневно, со счета 105 происходило следующим образом: списание немаркированных конвертов оформлялось на основании реестра почтовых отправлений с составлением актов о списании материальных запасов (ф. 0510460). Это было гораздо быстрее и удобнее. Возможно ли оставить данный вариант списания материальных запасов для собственных нужд, или проведение инвентаризации с последующим оформлением Решения о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440) является единственным и обязательным? Обязательно ли также при принятии к учету немаркированных конвертов на счет 105 36 оформление Решения о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Прямой обязанности формировать Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441) для потребляемых материальных запасов Приказ N 61н не содержит, следовательно, принятие к учету немаркированных конвертов, используемых в деятельности учреждения для собственных нужд, может отражаться без применения указанного документа.

Расходование (списание) потребляемых материальных запасов для нужд учреждения, в частности, немаркированных конвертов, может оформляться согласно положениям учетной политики учреждения Актом о списании материальных запасов (ф. 0510460) или Ведомостью выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210). При этом нормативными актами не предусмотрено проведение инвентаризации и оформление Решения о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440) в отношении подобных материальных запасов. 

Обоснование вывода:

Согласно п. 98 Инструкции N 157н, п. 7 Стандарта "Запасы" к материальным запасам относятся, в частности, являющиеся активами материальные ценности, приобретенные (созданные) для потребления (использования) в процессе деятельности учреждения, в том числе для изготовления иных нефинансовых активов.

При этом материальные запасы могут быть разделены на:

1) потребляемые - объекты, которые в результате однократного использования теряют свои потребительские свойства. Например, продукты питания, горюче-смазочные материалы, строительные и хозяйственные материалы, канцелярские принадлежности и т.п.;

2) непотребляемые - объекты, которые не теряют своих натуральных свойств в процессе их использования (смотрите, к примеру, п. 1 ст. 607 ГК РФ). Это одежда и обувь, постельное белье и постельные принадлежности, клавиатуры, манипуляторы типа "мышь", бензомоторные пилы и т.п.

Отметим, что нормативные правовые акты по бухгалтерскому (бюджетному) учету не содержат определений потребляемых и непотребляемых материальных запасов. Поэтому целесообразно установить их в учетной политике учреждения.

Вместе с тем материальные запасы, используемые в деятельности учреждения более 12 месяцев, принимаются к учету с определением комиссией по поступлению и выбытию активов (далее - Комиссия) срока их полезного использования (п. 10 Стандарта "Запасы", п. 34 Инструкции N 157н).

Соответственно, в учете учреждения следует выделить группу непотребляемых материальных запасов, в частности, поименованных в абзаце 5 п. 99 Инструкции N 157н и имеющих срок службы более 12 месяцев. В учете их поступление целесообразно отражать с применением счета 106 04 "Вложения в материальные запасы". Кроме того, с применением счета 106 04 принимаются к учету материальные запасы, первоначальная стоимость которых формируется не по цене приобретения согласно документам поставщика, а с дополнительными затратами. Таким образом, первоначально вложения в материальные запасы формируются на счете 106 04, а после того, как комиссия примет решение и установит срок эксплуатации, они принимаются к учету на счет 105 00 "Материальные запасы" в сумме сформированных вложений.

В свою очередь, основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 20 Стандарта "Концептуальные основы...", Приложение N 5 к Приказу N 52н, Приложения N 5 к Приказу N 61н).

Так, в соответствии с Методическими указаниями для принятия к бухгалтерскому учету материальных запасов, в отношении которых устанавливается срок эксплуатации, используется Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441) с формированием Бухгалтерской справки (ф. 0504833) в качестве бухгалтерского документа. На основании Решения (ф. 0510441) отражаются проводки по дебету счета 105 00 и кредиту счета 106 04.

В то же время для потребляемых материальных запасов нет обязанности по комиссионному принятию к учету с определением срока полезного использования. Прямой обязанности формировать Решение (ф. 0510441) для потребляемых материальных запасов Приказ N 61н не содержит, следовательно, их поступление может отражаться без применения указанного документа.

В рассматриваемой ситуации учреждением приобретаются немаркированные конверты. В соответствии с положениями п. 99, 118 Инструкции N 157н немаркированные конверты не относятся к денежным документам и подлежат учету как прочая печатная продукция в составе прочих материальных запасов на счете 105 06 "Прочие материальные запасы".

С учетом того, что данные нефинансовые активы являются, как правило, активами однократного применения, то их можно отнести к потребляемым материальным запасам. При этом их принятие к учету на счет 105 06 может отражаться на основании иных документов без оформления Решения (ф. 0510441). Например, может быть оформлен Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207) или первичный документ, предусмотренный условиями договора (контракта) (в случае приобретения немаркированных конвертов у сторонних организаций), документ, прилагаемый к отчетам подотчетных лиц (товарные, кассовые чеки и т.п.). Порядок документального оформления принятия к учету таких материальных запасов следует предусмотреть учетной политикой учреждения.

В свою очередь, одним из случав выбытия материальных запасов является их использование (потребление) в деятельности учреждения (подп. "а" п. 34 Стандарта "Запасы").

При определении в учетной политике порядка списания различных материальных запасов учреждению желательно исходить прежде всего из того, насколько важно обеспечить контроль за сохранностью конкретной группы (вида) материальных ценностей, насколько они значимы. При этом следует понимать, что действующие в настоящее время нормативные правовые акты не устанавливают четких границ между:

• потребляемыми и непотребляемыми материальными запасами;
• имуществом, подлежащим списанию прямым расходом при выдаче из мест хранения, и ценностями, которые могут списываться с баланса только после оформления дополнительных документов.

Пунктом 34 Инструкции N 157н и п. 40 Стандарта "Запасы" прямо установлено, что выбытие материальных запасов, в отношении которых установлен срок эксплуатации (в том числе в результате принятия решения об их списании), осуществляется на основании решения Комиссии. В этом случае для оформления решения о прекращении признания активами материальных запасов оформляется Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440) (далее - Решение (ф. 0510440)). При этом Приказом N 61н прямо предусмотрено, что Решение комиссии (ф. 0510440) оформляется только на основании результатов инвентаризации.

Вместе с тем Решение (ф. 0510440) не заменяет документы о списании нефинансовых активов. Это один из итоговых документов по инвентаризации, фиксирующий решение профильной комиссии учреждения в отношении неактивов. Материальные ценности учреждения, не соответствующие понятию актив, учитываются на забалансовом счете 02 "Материальные ценности на хранении" (п. 335 Инструкции N 157н).

Таким образом, Решением (ф. 0510440) оформляется выбытие имущества, в отношении которого принято решение о несоответствии критериям актива, с балансовых счетов на забалансовый счет 02. При этом, если в отношении имущества, являющегося неактивом, принимается решение о списании, Акт о списании материальных запасов (ф. 0510460) (далее - Акт о списании (ф. 0510460)) оформляется дополнительно. Выбытие материальных запасов на забалансовый счет 02, для которых предусмотрены мероприятия по утилизации (уничтожению), осуществляется только после утверждения руководителем учреждения (уполномоченным лицом) Акта об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435).

Отметим, что п. 64.71 Методических указаний прямо предусмотрено, что Акт о списании (ф. 0510460) формируется ответственным исполнителем из состава Комиссии, уполномоченным на его формирование не только на основании результатов инвентаризации, Решения (ф. 0510440), но также и на основании информации из иных документов, подтверждающих расход материальных запасов (например, отчетов ответственного лица, из Карточки (ф. 0509097), из документов, подтверждающих вручение ценных подарков (сувениров), передаче переходящих призов, знамен, кубков).

Таким образом, расходование (списание) потребляемых материальных запасов может производится на основании документов, утвержденных руководителем учреждения, указанные документы прилагаются к Акту о списании (ф. 0510460), составленному Комиссией и утвержденному руководителем учреждения.

В свою очередь, выдача работнику со склада немаркированных конвертов, ответственному за их использование (не для целей дарения, награждения), может отражаться в бухгалтерском учете бюджетного учреждения на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) (далее - Ведомость (ф. 0504210)). Ведомостью (ф. 0504210) может оформляться выбытие материальных запасов, по которым не требуется комиссионного решения об их списании (п. 34 Инструкции N 157н, пп. 10, 40 Стандарта "Запасы"). На основании Ведомости (ф. 0504210) указанные материальные ценности могут списываться с балансового учета (письмо Минфина России от 15.10.2020 N 02-06-10/90417).

Вместе с тем, в учетной политике учреждения необходимо разграничить сферу применения Ведомости (ф. 0504210) с Актом о списании (ф. 0510460), так как эти документы являются равнозначными и каждый из них выступает основанием для списания материальных запасов.

Соответственно, в рассматриваемой ситуации списание немаркированных конвертов со счета 105 06 может быть оформлено Актом о списании (ф. 0510460) или Ведомостью (ф. 0504210). При этом нормативными актами не предусмотрено проведение инвентаризации и оформление Решения (ф. 0510440) в отношении указанных активов. 

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

• Энциклопедия решений. Материальные запасы. Счет 105 00 (для бюджетной сферы) (август 2023);
• Энциклопедия решений. Учет списания материальных запасов, использованных в деятельности учреждения (для бюджетной сферы) (август 2023);
• 11 операций, документальное оформление которых для "бюджетников" не урегулировано: "первичка" в 1С и на бумаге (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ, 2023 г.);
• Путеводитель по формам документов для бюджетной сферы: учет и отчетность (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ);
• Примерная форма графика документооборота с 2023 года (для бюджетной сферы) (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ). 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ибатуллина Резеда 

Ответ прошел контроль качества 

12 сентября 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.