Может ли централизованная бухгалтерия в рамках перехода на применение Приказа N 61н издать приказ, обязывающий субъекты централизованного учета издать свои локальные акты о назначении ответственных за работу в информационной системе бухгалтерии и представить их в централизованную бухгалтерию?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Бюджетным законодательством возможность издать приказ, обязывающий субъекты централизованного учета принять свои локальные акты по назначению ответственных за работу в информационной системе централизованной бухгалтерии и представить ей их, не предусмотрена. В то же время централизованная бухгалтерия обладает полномочиями по определению круга лиц, обладающих доступом к ее информационной системе, и может получить эти данные в виде запроса либо на постоянной основе (установить порядок документооборота или взаимодействия). 

Обоснование вывода:

Напрямую бюджетным законодательством возможность издать приказ, обязывающий субъекты централизованного учета принять свои локальные акты по назначению ответственных за работу в информационной системе централизованной бухгалтерии и предоставить ей их, не предусмотрена.

В то же время в рамках формирования единой учетной политики, централизованная бухгалтерия имеет полномочия по установлению определенного порядка взаимодействия с субъектами централизованного учета, исчерпывающий перечень которых установлен п. 14 Стандарта "Концептуальные основы...".

В частности, согласно подп. "е" п. 14 Стандарта "Концептуальные основы..." правила документооборота и технология обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденными графиком документооборота и (или) порядками взаимодействия структурных подразделений субъектов централизованной бухгалтерии и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению первичных учетных документов для ведения бухгалтерского учета являются документами единой учетной политики при централизации учета, принимаемыми централизованной бухгалтерией.

При этом формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Унифицированные формы электронных первичных документов утверждены Приказом N 61н и применяются учреждениями (казенными, бюджетными и автономными) с 1 января 2023 года (п. 6 Приказа N 61н).

Письмом Минфина России от 01.12.2021 N 02-07-07/98091 доведены методические рекомендации по переходу на применение унифицированных форм электронных первичных документов. Согласно данным разъяснениям при централизации бухгалтерского учета, предусматривающей взаимодействие уполномоченной организации и субъектов централизованного учета в рамках осуществления централизуемых полномочий, следует дополнить ролевое расписание новыми позициями и обеспечить доступ к информационной системе бухгалтерского учета для должностных лиц членов комиссии, подписывающих электронные документы простой ЭП, и для председателя комиссии, подписывающего электронные документы ЭЦП. То есть применение Приказа N 61н для субъектов централизованного учета также обязательно.

Порядок взаимодействия должностных лиц субъектов централизованного учета устанавливается либо договором о бухгалтерском обслуживании, либо решением о централизации. Поэтому, в рамках перехода на применение Приказа N 61н либо должен быть обновлен такой порядок, либо централизованная бухгалтерия в рамках организации электронного документооборота имеет возможность установить обязанность предоставления ей данных о пользователях бухгалтерской информационной системы (данный процесс непрерывный и не заканчивается одномоментным предоставлением данных).

Помимо этого, требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта (ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Так же нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:

• правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
• обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность (ч. 2 ст. 9 Закона N 63-ФЗ).

В рассматриваемой ситуации централизованная бухгалтерия является оператором информационной системы, доступ к которой должен быть обеспечен должностным лицам (сотрудникам, работникам) обслуживаемых учреждений. В рамках полномочий оператора информационной системы централизованная бухгалтерия может устанавливать правила определения лица (лиц), подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи, то есть может установить свои правила, утвердив их локальным нормативным актом. При наличии соответствующих полномочий такой порядок может быть установлен и финансовым органом публично-правового образования. 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гурашвили Георгий 

Ответ прошел контроль качества 

21 августа 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.