Нужно ли казенному учреждению применять забалансовый счет 07 для учета новогодних подарков, которые были переданы на склад и выдавались непосредственно кладовщиком?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Переданные на склад подарки подлежат учету на счете 105 36 в том случае, если работник, ответственный за их хранение, не наделен полномочиями по их вручению (выдаче) получателям. При наличии у работника склада соответствующих полномочий подарки подлежат списанию со счета 105 36 "Прочие материальные запасы - иное движимое имущество учреждения" с последующим их принятием к учету на забалансовом счете 07 до момента их выдачи (вручения).

Обоснование вывода:
Согласно пунктам 118 и 345 Инструкции N 157н ценные подарки (сувениры) принимаются к учету на одноименный забалансовый счет 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры" в момент их выдачи со склада ответственным лицам или с момента приобретения - в случае, когда на склад они не принимаются. Причем из буквального прочтения указанных норм ценные подарки (сувениры) подлежат учету на балансе в составе материальных запасов при условии принятия их на "склад". При отсутствии "склада" остающиеся в распоряжении у ответственных лиц материальные ценности подлежат учету на забалансовых счетах, так как, по сути, остаются в распоряжении лица, уполномоченного на использование приобретенных материальных ценностей непосредственно в деятельности. По нашему мнению, под "складом" подразумевается хранение ценностей у лиц, не уполномоченных на их использование.
Аналогичная норма в настоящее время предусмотрена для выданных в эксплуатацию основных средств стоимостью до 10 000 рублей включительно (п. 373 Инструкции N 157н). При этом несмотря на наличие требования о забалансовом их учете, приобретение нефинансовых активов отражается на балансовых счетах, а выбытие с балансового учета не рассматривается в качестве их списания.
По нашему мнению, к забалансовому учету поименованные в вопросе материальные ценности принимаются одновременно со списанием со счета 105 06 "Прочие материальные запасы". При этом для отражения выбытия с балансового счета подарочной (сувенирной) продукции со счета 105 06 с дальнейшим принятием ее к учету на забалансовом счете 07 принятия соответствующего решения комиссии по поступлению и выбытию активов не требуется. Иными словами, выбытие в этом случае отражается без оформления дополнительных первичных учетных документов, то есть одновременно с их оприходованием.
Соответственно, если на момент передачи на склад новогодних детских подарков принимающий их работник (кладовщик) уже был уполномочен на их выдачу, то в бухгалтерском учете подлежит отражению операция по списанию их со счета 105 36 с одновременным принятием их к учету на забалансовом счете 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры".
Если же на момент получения новогодних подарков на склад полномочия по их выдаче у работника склада отсутствовали (например, решение о выдаче подарков оформляется отдельным распорядительным локальным актом, содержащим перечень лиц, которым могут быть вручены подарки), то в этом случае операция по списанию материальных ценностей со счета 105 36 "Прочие материальные запасы - иное движимое имущество учреждения" с одновременным увеличением забалансового счета 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры" отражается в момент наделения работника склада соответствующими полномочиями.
В обоих случаях ведомость, оформляемая работником склада при выдаче подарков, будет служить основанием для отражения в учете операций по выбытию подарков с забалансового счета 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры". При этом детальный порядок документального оформления операций по списанию материальных запасов однократного применения со счета 105 06 необходимо определить в рамках учетной политики.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Старовойтова Наталья

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Шершнева Анна

24 декабря 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.