В декабре 2020 года сотруднику бюджетного учреждения были начислены и перечислены суммы отпускных за фактически отработанное время. В январе 2021 года в бухгалтерию учреждения поступил приказ об отзыве сотрудника из отпуска в связи с производственной необходимостью. Сотрудник учреждения в добровольном порядке выразил согласие на возмещение суммы переплаты и внес ее в кассу учреждения. Полученные средства оприходованы в кассу как восстановление кассового расхода по КВР 111 и подстатье 211 КОСГУ и сданы на лицевой счет. Как в бухгалтерском учете бюджетного учреждения отразить возврат денежных средств от сотрудника в 2021 году?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
По нашему мнению, обязательство сотрудника перед учреждением по сумме полученных ранее отпускных целесообразно отразить в качестве начисления доходов в виде компенсации затрат с применением счета 209 34 "Расчеты по доходам от компенсации затрат".

Обоснование вывода:
Перерасчет оплаты труда может быть произведен с обязательным соблюдением норм трудового законодательства, в частности статьи 137 ТК РФ, которая определяет следующие условия для удержания в пользу учреждения переплат, а именно:
- вследствие счетных ошибок;
- признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда;
- возмещение неотработанных авансов, включая неотработанные дни отпуска при увольнении сотрудника.
Указанный перечень является закрытым. Иные факты выявленной переплаты: некорректное (ошибочное) заполнение первичных документов, на основании которых производится расчет заработной платы; нарушение требований законодательства или локальных актов учреждения по определению расчетной базы (например, окладов или величины надбавок) сотрудников для расчета заработной платы и т.п., - в учете отражаются в качестве начисления доходов в виде компенсации ранее произведенных учреждением расходов и возмещения ущерба, причиненного учреждению, по аналогии с возмещением ущерба виновным лицом.
В рассматриваемой ситуации в декабре прошлого (2020) года сотруднику были начислены и перечислены суммы отпускных за фактически отработанное время. В этой части расчетов обязательства сотрудника и работодателя были выполнены. В январе 2021 года в бухгалтерию учреждения поступил приказ об отзыве сотрудника из отпуска в связи с производственной необходимостью. Сотрудник учреждения в добровольном порядке выразил согласие на возмещение суммы переплаты, однако данный факт не является основанием для осуществления перерасчета оплаты труда прошлого года. На наш взгляд, приказ об отзыве сотрудника из отпуска нужно рассматривать как новый факт хозяйственной жизни учреждения. В такой ситуации обязательство сотрудника перед учреждением по сумме полученных ранее отпускных может отражаться в качестве компенсации расходов учреждения с применением статьи 130 "Доходы от оказания платных услуг (работ), компенсаций затрат" аналитической группы подвида доходов бюджетов и подстатьи 134 "Доходы от компенсации затрат" КОСГУ (п. 12.1.3 Порядка N 85н, п. 9.3.4 Порядка N 209н). Расчеты по компенсации расходов учитываются с применением счета 209 34 (пп. 220, 221 Инструкции N 157н, смотрите также письмо Минфина России от 30.08.2019 N 02-06-10/66912).
Однако поступление средств в кассу в учете бюджетного учреждения было отражено в качестве восстановления кассового расхода, т.е. по коду вида расходов (далее - КВР) 111 и подстатье 211 КОСГУ. Следовательно, в учете бюджетного учреждения допущена ошибка, связанная с неверным применением КВР и подстатьи КОСГУ.
Ошибка исправляется дополнительной бухгалтерской записью либо бухгалтерской записью способом "Красное сторно" и дополнительной бухгалтерской записью по счетам учета в период (на дату) обнаружения ошибки (п. 28 Стандарта "Учетная политика...", п. 15 методических рекомендаций, доведенных письмом Минфина России от 31.08.2018 N 02-06-07/62480).
Обратим внимание, что при погашении дебиторской задолженности по доходам через кассу отраженные на лицевом счете показатели не требуют уточнения, и Уведомление об уточнении операций клиента (КФД 0531852) не формируется. Однако в этом случае корректировать составные части кодов классификации необходимо на забалансовых счетах 17 и 18, открытых к счетам 210 03 и 201 34.
Таким образом, в бухгалтерском учете бюджетного учреждения могут быть оформлены следующие корреспонденции счетов:
Дебет КДБ 4 209 34 567 Кредит КДБ 4 401 10 134
- отражено начисление задолженности в сумме ранее полученных отпускных, подлежащих возврату;
Дебет КИФ 4 201 34 510 Кредит КРБ 4 302 11 737,
одновременно уменьшение забалансового счета 18, (КВР 111, КОСГУ 211)
- способом "Красное сторно" отражено внесение сотрудником средств в кассу учреждения по КВР 111 и подстатье 211 КОСГУ;
Дебет КИФ 4 201 34 510 Кредит КДБ 4 209 34 667,
увеличение забалансового счета 17 (АнКВД 130, КОСГУ 134)
- дополнительной бухгалтерской записью отражено внесение сотрудником средств в кассу учреждения по АнКВД 130 и подстатье 134 КОСГУ;
Дебет КРБ 4 210 03 510 Кредит КИФ 4 201 34 610,
одновременное увеличение забалансового счета 17 (АнКВИ 510, КОСГУ 510),
одновременное увеличение забалансового счета 18 (АнКВИ 610, КОСГУ 610)
- способом "Красное сторно" скорректирована сдача средств из кассы на лицевой счет;
Дебет КДБ 4 210 03 510 Кредит КИФ 4 201 34 610,
одновременное увеличение забалансового счета 17 (АнКВИ 510, КОСГУ 510),
одновременное увеличение забалансового счета 18 (АнКВИ 610, КОСГУ 610)
- дополнительной бухгалтерской записью отражена сдача средств из кассы на лицевой счет;
Дебет КИФ 4 201 11 510 Кредит КРБ 4 210 03 610,
одновременное увеличение забалансового счета 17 (АнКВИ 510, КОСГУ 510),
одновременное увеличение забалансового счета 18 (АнКВИ 610, КОСГУ 610)
- способом "Красное сторно" скорректировано зачисление средств на лицевой счет;
Дебет КИФ 4 201 11 510 Кредит КДБ 4 210 03 610,
одновременное увеличение забалансового счета 17 (АнКВИ 510, КОСГУ 510),
одновременное увеличение забалансового счета 18 (АнКВИ 610, КОСГУ 610)
- дополнительной бухгалтерской записью отражено зачисление средств на лицевой счет.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Толмачева Татьяна

Ответ прошел контроль качества

6 сентября 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.