Новости и аналитика Правовые консультации Бухгалтерский учет в бюджетной сфере В учреждении автомобили оснащены системой мониторинга транспортных средств ГЛОНАСС. Списание ГСМ происходит на основании пробегов, указанных в путевых листах. Данные пробегов в системе мониторинга транспортных средств ГЛОНАСС отличаются от данных в путевых листах более чем на 10% на 100 км в большую сторону. Учет в бухгалтерии ведется по фактическому расходу на основании показаний одометра. Должна ли бухгалтерия сверять показания одометров с системой мониторинга транспортных средств ГЛОНАСС? Что делать с расхождениями?

В учреждении автомобили оснащены системой мониторинга транспортных средств ГЛОНАСС. Списание ГСМ происходит на основании пробегов, указанных в путевых листах. Данные пробегов в системе мониторинга транспортных средств ГЛОНАСС отличаются от данных в путевых листах более чем на 10% на 100 км в большую сторону. Учет в бухгалтерии ведется по фактическому расходу на основании показаний одометра.
Должна ли бухгалтерия сверять показания одометров с системой мониторинга транспортных средств ГЛОНАСС? Что делать с расхождениями?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Участие бухгалтерии в сверке показаний одометров с показаниями данных системы мониторинга на основе ГЛОНАСС регламентируется порядком осуществления внутреннего финансового контроля, установленного в учреждении.

Обоснование вывода:
Путевой лист представляет собой документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 УАТ). Запрещается перевозить пассажиров и грузы без оформления путевого листа на транспортное средство (ч. 2 ст. 6 УАТ). За управление транспортным средством без оформления путевого листа предусмотрена административная ответственность ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ.
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевого листа утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее - Приказ N 152) и должны применяться всеми юрлицами, эксплуатирующими легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи (п.п. 2, 9 Приказа N 152).
Однако, учитывая положения приказа Минфина России от 30.03.2015 N 52н, путевой лист является первичным документом для списания ГСМ в том случае, если это предусмотрено учетной политикой учреждения. Дело в том, что в настоящее время путевой лист исключен из Перечня унифицированных форм первичных учетных документов, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями.
В то же время на основании данных путевого листа определяется объем фактически израсходованных ГСМ в целях отражения факта списания израсходованного ГСМ в бухгалтерском учете. К бухгалтерскому учету принимаются первичные (сводные) учетные документы, поступившие по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, из предположения надлежащего составления первичных учетных документов по совершенным фактам хозяйственной жизни лицами, ответственными за их оформление (п. 23 СГС Концептуальные основы).
Организации госсектора обязаны организовать внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Порядок организации и обеспечения (осуществления) внутреннего контроля утверждается в рамках учетной политики (пп. "е" п. 9 СГС "Учетная политика, оценочные значения и ошибки").
Разграничение полномочий и ответственности органов (лиц), задействованных в функционировании системы внутреннего контроля, определяется внутренними локальными документами, в том числе положениями о соответствующих структурных подразделениях, а также организационно-распорядительными документами учреждения и должностными инструкциями работников.
Внутренний контроль направлен в том числе на обеспечение сохранности имущества учреждения и эффективности его использования. Предметами внутреннего финансового контроля являются в том числе первичные учетные документы, оформляемые в целях подтверждения свершившихся фактов хозяйственной жизни, отраженных в учете учреждения.
В случае если путевой лист является первичным учетным документом, на основании которого в учете отражаются операции по списанию ГСМ, работник бухгалтерской службы в рамках своих обязанностей определяет денежное измерение объектов бухгалтерского учета - стоимость фактически израсходованных ГСМ (смотрите, в частности, п. 3.1.2 Раздела III профессионального стандарта "Бухгалтер"). При этом работник бухгалтерской службы безусловно в рамках своих трудовых функций не обязан подтверждать объем израсходованных ГСМ - такая обязанность может быть возложена на должностных лиц, в непосредственном подчинении которых находятся водители автомобилей. В то же время работник бухгалтерии может осуществлять проверку достоверности определения объема фактически израсходованных ГСМ расчетным путем (например, на предмет соответствия данных о пройденном километраже, полученных из разных источников) в том случае, если такая обязанность возложена на него в целях осуществления процедур "смежного" текущего контроля.
В случае если по результатам такого контроля работником бухгалтерии будут установлены несоответствия требованиям установленного учреждением порядка определения объема фактически израсходованного ГСМ (в частности, превышение допустимых отклонений пробега по данным из различных источников), соответствующая информация должна быть доведена до лиц, ответственных за документальное оформление фактов хозяйственной жизни и (или) руководителя (ч. 8 ст. 7 Закона N 402-ФЗ). При этом порядок определения фактического объема израсходованного ГСМ и предельно допустимые отклонения показаний одометра от данных ГЛОНАСС необходимо урегулировать в локальном акте учреждения.

К сведению:
Действующим законодательством не запрещено списание ГСМ по пробегу, зафиксированному системами мониторинга на основе ГЛОНАСС (письмо от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354). Кроме того, на уровне отдельных публично-правовых образований нормативными актами может быть установлена необходимость приложения к путевому листу отчета данных навигационной системы (смотрите, например, п. 5.2.3.3 Регламента мониторинга транспортных средств, оснащенных бортовым навигационным оборудованием ГЛОНАСС, муниципальными предприятиями и учреждениями Озерского городского округа, утвержденного постановлением администрации Озерского городского округа Челябинской области от 18.03.2015 N 735).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гурашвили Георгий

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Шершнева Анна

26 июля 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.