Квалификация процесса, когда сотрудники заправляют личные автомобили на АЗС по топливным картам, принадлежащим организации, а стоимость топлива удерживается из их заработной платы

В российской организации имеется ряд топливных карт, которые планируется передать сотрудникам. Само топливо организация не продает. Сотрудники приобретают топливо на АЗС, не имеющих отношения к организации, а денежные средства возмещаются путем удержания из заработной платы сотрудников. Сотрудники оформили заявления с просьбой о выплате части заработной платы в неденежной форме согласно части 2 ст. 131 ТК РФ. В трудовых договорах или коллективном договоре возможность выплаты части заработной платы в виде топлива не предусмотрена.
Можно ли передачу топлива работникам квалифицировать как возмещение расходов работодателя, или это будет считаться реализацией?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

В анализируемой ситуации полагаем, что передача организацией топлива в собственность сотрудников за плату представляет собой реализацию материально-производственных запасов.

При этом организации следует отражать реализацию топлива в бухгалтерском и налоговом учете, начислять НДС, а также применять ККТ.

Обоснование позиции:

Выплата заработной платы производится в денежной форме в валюте Российской Федерации (в рублях). В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о валютном регулировании и валютном контроле, выплата заработной платы может производиться в иностранной валюте. В соответствии с коллективным договором или трудовым договором по письменному заявлению работника оплата труда может производиться и в иных формах, не противоречащих законодательству Российской Федерации и международным договорам Российской Федерации. Доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20 процентов от начисленной месячной заработной платы (ст. 131 ТК РФ).

Заработная плата выплачивается в порядке, предусмотренном ст. 136 ТК РФ, в части третьей которой указано, что заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо переводится в кредитную организацию, указанную в заявлении работника. Место и сроки выплаты заработной платы в неденежной форме определяются коллективным договором или трудовым договором.

Следовательно, одного заявления сотрудника для выдачи части зарплаты в неденежной форме недостаточно. Для этого требуется внести изменения в трудовой (и/или коллективный) договор.

В анализируемой ситуации выплата части заработной платы в натуральной форме не предусмотрена трудовым или коллективным договором. Таким образом, заправку по топливным картам нельзя рассматривать как выплату заработной платы в неденежной форме.

Кроме того, ТК РФ устанавливает, что работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб (реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества, а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам). Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат (ст. 238 ТК РФ). Работодатель вправе без обращения в суд взыскать с виновного работника сумму причиненного ущерба, не превышающую среднего месячного заработка. Указанное распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба (ч. 1 ст. 248 ТК РФ).

Однако в рассматриваемом случае сотрудники не наносят ущерба имуществу организации, а заправляются по топливным картам с ее согласия. В связи с этим полагаем, что о возмещении ущерба в анализируемой ситуации речь не идет.

По сути, в момент заправки сотрудниками личных автомобилей по принадлежащим организации топливным картам происходит приобретение топлива организацией. Поскольку в дальнейшем сотрудники используют указанное топливо в личных целях, речь идет о переходе топлива в их собственность за плату, что представляет собой реализацию материально-производственных запасов.

Налоговые органы в своих разъяснениях, касающихся применения ККТ, указывают, что при реализации (передаче) работодателем товаров (работ, услуг) своим сотрудникам необходимость применения ККТ зависит от условий трудового и (или) коллективного договора (письма ФНС России от 16.07.2020 N АБ-4-20/11542, от 30.08.2019 N АС-4-20/17478@, от 21.08.2019 N АС-4-20/16571@).

Если передача предусмотрена трудовым (коллективным) договором, а денежные средства удерживаются из заработной платы, то ККТ не применяется. Это обусловлено тем, что такая передача не признается расчетом для целей применения ККТ.

Примером такой передачи является организация питания сотрудников в собственной столовой, предоставление спецодежды (формы), если это закреплено в трудовом и (или) коллективном договоре.

Если реализация не предусмотрена трудовым (коллективным) договором (как в рассматриваемом случае), то при осуществлении расчетов работодатель обязан применять ККТ в общеустановленном порядке. При этом способ оплаты значения не имеет. Применять ККТ необходимо даже тогда, когда оплата удерживается из заработной платы работников.

Таким образом, налоговые органы считают передачу товаров, работ, услуг сотрудникам, не предусмотренную трудовым (коллективным) договором, реализацией. Примерами такой реализации могут выступать:

- продажа транспортного средства своему сотруднику;

- реализация бывшей в употреблении мебели, компьютерной техники, бытовых приборов работникам;

- передача спецодежды или рабочей формы в собственность сотрудника при отсутствии соответствующей обязанности у работодателя;

- предоставление служебного транспорта для личных нужд сотрудника за плату и т.д.

В рассматриваемой ситуации организация реализует сотрудникам топливо. Следовательно, необходимо применение ККТ.

Отметим, что деятельность по розничной торговле ГСМ (через АЗС) может требовать соблюдения специальных норм промышленной безопасности, если организация эксплуатирует опасные производственные объекты. Однако сама по себе перепродажа топлива сотрудникам (как реализация товара) лицензирования не требует, если организация не занимается эксплуатацией взрывопожароопасных объектов (складов ГСМ) в промышленных масштабах.

При реализации топлива и ГСМ сотрудникам организация должна отражать в бухгалтерском и налоговом учете выручку от реализации и начислять НДС.

Физические лица не являются плательщиками НДС и этот налог к вычету не принимают, поэтому счет-фактура им не требуется. Минфин России в письме от 19.10.2015 N 03-07-09/59679 разъясняет, что при реализации физлицам товаров (работ, услуг) можно составлять бухгалтерскую справку-расчет или сводный документ, содержащие суммарные (сводные) данные по таким операциям, совершенным в течение определенного периода (день, месяц, квартал). В книге продаж вместо счета-фактуры следует регистрировать бухгалтерскую справку-расчет или сводный документ (письмо Минфина России от 15.07.2019 N 03-07-09/52125). В графе 3 книги продаж в этом случае указываются порядковый номер и дата составления обозначенного сводного документа. Смотрите также письма ФНС России от 24.08.2021 N 3-1-11/0122@, Минфина России от 18.11.2020 N 03-07-09/100514.

Полагаем, что удержание из заработной платы сотрудников стоимости топлива в рассматриваемом случае не являются удержаниями в том понятии, которое употребляется в трудовом законодательстве*(1).

Отметим, что нам не удалось обнаружить официальных разъяснений и материалов судебной практики по ситуациям, полностью аналогичным рассматриваемой. В связи с этим рекомендуем обратиться в свой налоговый орган или Минфин России за получением официальных разъяснений по сложившейся ситуации.

К сведению:

Во избежание налоговых рисков налогоплательщик может на основании п. 1 ст. 34.2 НК РФ и п. 1, п. 2 ст. 21 НК РФ обратиться в Минфин России или в налоговый орган по месту учета организации за получением письменных разъяснений по данному вопросу. Напомним, что в соответствии со ст. 111 НК РФ выполнение налогоплательщиком письменных разъяснений, данных ему финансовым или налоговым органом о порядке исчисления, уплаты налога (сбора) или по иным вопросам применения законодательства о налогах и сборах, является обстоятельством, исключающим вину лица в совершении налогового правонарушения. В этом случае налогоплательщик не подлежит ответственности за совершение налогового правонарушения.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- Энциклопедия решений. Удержания по заявлению работника;

- Вопрос: Возникает ли у ООО обязанность по применению ККТ при реализации своим сотрудникам ГСМ в течение месяца c последующим удержанием в конце месяца стоимости ГСМ из заработной платы? Возникает ли обязанность по оформлению счета-фактуры на каждого сотрудника при оформлении реализации ГСМ? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2026 г.)

- Вопрос: Вправе ли бухгалтерия удерживать из заработной платы высококвалифицированного специалиста (ВКС) по его заявлению денежные средства и направлять их на те цели, которые он укажет в заявлении? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2026 г.)

- Вопрос: Вправе ли работодатель, оплативший иностранным работникам (гражданам Узбекистана) стоимость железнодорожных билетов для личной поездки в Узбекистан, удерживать стоимость билетов из зарплаты работников с их письменного согласия? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2020 г.)

- Вопрос: Организация реализует своим сотрудникам продукцию в счет заработной платы. В день реализации на кассовом аппарате пробивается чек "Реализация в кредит". Днем удержания из заработной платы и оплаты продукции в бухгалтерской программе является последнее число месяца. Но данные по удержанию загружаются в бухгалтерскую программу из программы расчета заработной платы 14 числа месяца, следующего за отчетным, то есть в день выплаты заработной платы. Трудовыми договорами предусмотрен такой вид расчетов с сотрудниками, как удержание стоимости товара из заработной платы. Каким числом должны быть оформлены кассовые чеки при удержании стоимости товара из зарплаты? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2019 г.)

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член ААС Буланцов Михаил

Ответ прошел контроль качества

28 сентября 2026 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Согласно части первой ст. 137 ТК РФ удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами. В частности, удержания из заработной платы работника могут производиться для погашения его задолженности работодателю в определенных законом случаях (часть вторая ст. 137 ТК РФ), а также при взыскании с виновного работника суммы ущерба, причиненного работодателю, с соблюдением установленных законом ограничений (ст. 248 ТК РФ).

Возможность удержаний из заработной платы сумм в счет погашения задолженности работника по оплате товаров, работ или услуг, приобретенных работодателем в интересах работника, ни ТК РФ, ни иным законом не предусмотрена.

Необходимо отметить, что представители уполномоченных органов высказывали различные мнения по вопросу о том, вправе ли работодатель удерживать из заработной платы те или иные суммы по заявлению (с согласия) работника в целях погашения задолженности работника по основаниям, не указанным в ТК РФ или ином законе.

Так, в письме Роструда от 18.07.2012 N ПГ/5089-6-1 отмечено, что никакие другие дополнительные вычеты из заработной платы по решению работодателя, помимо предусмотренных ст. 137 ТК РФ, не допускаются, за исключением случаев, когда другими федеральными законами на работодателя возлагается обязанность производить удержания из заработной платы работников. Удержание из заработной платы работника на такие цели, как погашение кредита, законодательством не предусмотрено. Поэтому такие удержания следует производить путем добровольного внесения работником в кассу организации определенной суммы. Такой же вывод можно сделать из письма Минтруда России от 23.10.2018 N 14-1/ООГ-8448.

Вместе с тем в письме от 10.10.2019 N ПГ/25776-6-1 Роструд пришел к выводу о том, что вычет из зарплаты суммы, предназначенной для погашения кредита, при наличии заявления работника не является удержанием по смыслу ст. 137 ТК РФ. В этом случае уменьшение размера зарплаты - результат волеизъявления работника распорядиться начисленной зарплатой (смотрите также письмо Роструда от 07.10.2019 N ПГ/25778-6-1). В письме от 26.09.2012 N ПГ/7156-6-1 Роструд указывал, что статьи 137 и 138 ТК РФ устанавливают ограничения на удержания из заработной платы, которые производятся независимо от волеизъявления работника. Когда же работник, действуя по своей воле, просит о направлении части его заработной платы другому лицу или оставлении ее у работодателя, такие действия вообще не являются удержанием по смыслу трудового законодательства. Работник тем самым просто распоряжается своей заработной платой по своему усмотрению.

Из некоторых судебных актов также следует, что суды считают допустимыми удержания из заработной платы по письменной просьбе работника с целью погашения задолженности, например, по оплате товаров (определения СК по гражданским делам Приморского краевого суда от 13.04.2015 по делу N 33-2980/2015, Седьмого КСОЮ от 06.07.2023 N 8Г-10358/2023, Ставропольского краевого суда от 26.10.2021 N 33-3-9604/2021, Верховного Суда Республики Татарстан от 19.04.2018 N 33-6870/2018, Волгоградского областного суда от 27.01.2016 N 33а-1665/2016, Краснодарского краевого суда от 20.01.2015 N 33-971/2015, Воронежского областного суда от 24.07.2014 N 33-3820/2014, Суда Чукотского автономного округа от 15.11.2012 N 33-179/12, постановление Верховного Суда Удмуртской Республики от 30.08.2013 N 4а-380, решение Самарского областного суда от 04.08.2022 N 21-883/2022).

Другие же суды рассматривают подобные действия работодателя как не предусмотренное трудовым законодательством удержание из заработной платы и указывают на их недопустимость (определения Верховного Суда Республики Коми от 04.09.2025 N 33-4424/2025, от 11.09.2014 N 33-4498/2014, Московского городского суда от 18.12.2018 N 33-51407/2018, постановление Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 22.11.2019 N 4А-296/2019).

Нам со своей стороны предположение, что работник может на свое усмотрение распоряжаться еще фактически не полученной им заработной платой, кажется неверным. Напомним, что в соответствии с частью пятой ст. 136 ТК РФ заработная плата выплачивается непосредственно работнику, за исключением случаев, когда иной способ выплаты предусматривается федеральным законом или трудовым договором. То есть конечным получателем заработной платы в любом случае должен быть именно работник, возможности выплаты заработной платы путем ее передачи в собственность третьим лицам закон не предусматривает. Соответственно, говорить о возможности распоряжаться заработной платой на свое усмотрение можно лишь после того, как работодатель реально осуществил ее выплату в соответствии с требованиями ст. 136 ТК РФ. До этого момента, на наш взгляд, любое уменьшение подлежащей выплате работнику суммы заработной платы следует рассматривать именно как удержание.

При этом поскольку ст. 137 ТК РФ запрещает любые удержания из заработной платы работника, которые не предусмотрены ТК РФ или иным федеральным законом, заявление работника, по нашему мнению, само по себе не позволяет производить удержание. Оно может являться основанием для удержаний только тогда, когда такой порядок установлен конкретной нормой федерального закона.