О порядке использования корпоративной карты

В настоящее время сотрудник организации в корпоративном мессенджере направляет запрос в бухгалтерию на пополнение корпоративной карты. На каждое перечисление денежных средств на корпоративную карту оформляется отдельное письменное заявление (распоряжение) за подписью генерального директора. Бухгалтер на корпоративную карту перечисляет согласованную генеральным директором сумму. Сотрудник производит оплату в интернет-магазине (реквизиты карты передаются через защищенный сервис). После совершения покупки сотрудник представляет подтверждающие документы, сотрудником оформляется авансовый отчет.
В связи с большим количеством операций генеральному директору приходится подписывать значительное число заявлений.
Организация планирует утвердить приказом генерального директора порядок использования корпоративной карты, в котором будет предусмотрено, что основанием для пополнения карты является согласованный бухгалтерией запрос сотрудника в корпоративном мессенджере; отдельное письменное заявление на каждое перечисление денежных средств не оформляется; дальнейший порядок отчетности (авансовые отчеты и подтверждающие документы) сохраняется.
1. Вправе ли организация упростить порядок использования корпоративной банковской карты и сократить количество оформляемых распорядительных документов?
2. Допустимо ли с точки зрения законодательства России отказаться от оформления отдельного письменного заявления на каждое перечисление средств на корпоративную карту при условии закрепления порядка внутренним приказом руководителя?
3. Какие положения рекомендуется обязательно закрепить во внутреннем приказе руководителя для минимизации налоговых и бухгалтерских рисков?
4. Достаточно ли внутреннего приказа руководителя для подтверждения правомерности операций при проверках налоговых органов и в рамках банковского контроля?
5. Может ли переписка в корпоративном мессенджере (при условии идентификации сотрудника и сохранности переписки) являться основанием для пополнения карты?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

1. Организация вправе упростить порядок использования корпоративной банковской карты и сократить количество оформляемых распорядительных документов.

2. Отказаться от оформления отдельного письменного заявления на каждое перечисление средств на корпоративную карту допустимо.

3. Бухгалтерский учет и налоговое законодательство не устанавливают обязательных положений для внутреннего приказа руководителя.

4. Этот приказ не повлияет на результаты проверки налоговых органов и не относится к документам, предоставляемым в рамках банковского контроля.

5. Переписка в корпоративном мессенджере, в т.ч. при условии идентификации сотрудника и сохранности переписки, может являться основанием для пополнения карты.

Обоснование позиции:

Порядок обращения банковских карт на территории РФ регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденным Банком России 24.12.2004 N 266-П.

При этом действующим законодательством не утвержден определенный порядок использования корпоративных карт.

В рассматриваемой ситуации генеральный директор организации принимает решение не подписывать заявления и переложить обязанность по согласованию запросов сотрудников на бухгалтерию.

Такое решение связано исключительно с внутренними процессами организации и не регулируется бухгалтерским законодательством, налоговым кодексом и национальной платежной системой.

Например, внутренний аудитор при проверке может посчитать, что бухгалтерия не должна заниматься согласованием данных затрат, т.к. это не входит в обязанности бухгалтерии и бухгалтеры не обладают достаточной компетенцией, чтобы принимать решение о необходимости приобретения соответствующего актива или осуществления расходов.

Или в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходы должны быть экономически обоснованными. И если бухгалтер, например, согласует экономически обоснованные расходы, либо экономически необоснованные расходы, то налоговый орган принимая решение об экономической необоснованности расходов не может сослаться только на то, что бухгалтер не обладает достаточной компетенцией при согласовании платежей по корпоративной карте, а должен доказать, что расходы действительно экономически необоснованны.

Аналогично внешние аудиторы при проведении аудита не могут сослаться только на то, что бухгалтер не обладает достаточной компетенцией при согласовании платежей по корпоративной карте, в связи с чем отнести определенные расходы не на расходы по обычным видам деятельности, а на прочие расходы. Нужно предоставить достаточные аудиторские доказательства, что информация о расходах в бухгалтерской (финансовой) отчетности указана неверно.

Таким образом, как указано выше, решение не подписывать заявления и переложить обязанность по согласованию заявлений на бухгалтерию не связано с бухгалтерским законодательством, налоговым кодексом и национальной платежной системой.

Следовательно:

- организация вправе упростить порядок использования корпоративной банковской карты и сократить количество оформляемых распорядительных документов;

- отказаться от оформления отдельного письменного заявления на каждое перечисление средств на корпоративную карту допустимо;

- бухгалтерский учет и налоговое законодательство не устанавливают обязательных положений для внутреннего приказа руководителя;

- этот приказ не повлияет на результаты проверки налоговых органов и не относится к документам, предоставляемым в рамках банковского контроля;

- переписка в корпоративном мессенджере, в т.ч. при условии идентификации сотрудника и сохранности переписки, может являться основанием для пополнения карты.

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:

- Вопрос: Документальное оформление использования корпоративной карты работниками организации (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2024 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Игнатов Дмитрий

Ответ прошел контроль качества

25 февраля 2026 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.