Новости и аналитика Правовые консультации Бухучет и отчетность Каков алгоритм действий кассира, главного кассира в следующих ситуациях: 1) при оформлении покупки кассир сформировал кассовый чек с признаком "Оплата банковской картой", однако клиент передумал и совершил оплату наличными; 2) при оформлении покупки кассир сформировал кассовый чек, но покупатель передумал и отказался от покупки; 3) при оформлении покупки кассир сформировал кассовый чек, но покупатель отказался от некоторых товаров (позиций в чеке)?

Каков алгоритм действий кассира, главного кассира в следующих ситуациях:
1) при оформлении покупки кассир сформировал кассовый чек с признаком "Оплата банковской картой", однако клиент передумал и совершил оплату наличными;
2) при оформлении покупки кассир сформировал кассовый чек, но покупатель передумал и отказался от покупки;
3) при оформлении покупки кассир сформировал кассовый чек, но покупатель отказался от некоторых товаров (позиций в чеке)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Формирование кассового чека (и передача фискальных данных в налоговый орган) до расчета (т.е. до фактического получения денежных средств от покупателя (клиента)) является нарушением порядка применения ККТ, установленного Законом N 54-ФЗ (о корректных действиях кассира при расчете смотрите далее).
В связи с чем при получении оплаты от покупателя формируется кассовый чек (БСО) с признаком "приход" с правильными реквизитами. В то время как кассовые чеки, сформированные до расчета (т.е. до получения оплаты от покупателя, в т.ч. в безналичной форме), признаются ошибочными и требуют корректировки путем оформления чеков коррекции (или, если применяется ККТ с версией ФФД 1.05, - чеков с признаком "возврат прихода"). Порядок корректировки расчетов рассмотрен ниже.

Обоснование вывода:
Порядок оформления расчетов (наличных или с применением электронных средств платежа с их предъявлением) с покупателями установлен Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" (далее - Закон N 54-ФЗ).
В силу п. 1 ст. 4.3, п. 2 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ при расчетах на месте установки ККТ она применяется в момент осуществления расчета - т.е. формируется кассовый чек (БСО) и выдается покупателю (клиенту) на бумажном носителе и/или в электронном виде. При этом в общем случае фискальные документы (в т.ч. и кассовые чеки (БСО), содержащие фискальные данные о свершившемся расчете, передаются в налоговые органы через оператора фискальных данных (далее - ОФД) также в момент расчета (п. 6 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ)*(1).
Расчетом при этом является прием (получение) денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке за товары, работы, услуги (относительно анализируемых ситуаций).
То есть пользователь ККТ (его уполномоченный сотрудник, кассир) должен оформить кассовый чек (БСО) в момент приема денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке. Разумеется, эти два процесса не могут быть осуществлены одновременно при наличном расчете - кассиру требуется время для приема от покупателя денежных средств, пересчета и внесении данных в онлайн-кассу о завершении операции.
Однако в любом случае формирование кассового чека (т.е. передача фискальных данных о свершившемся расчете в ОФД) до расчета (т.е. до фактического получения денежных средств от покупателя (клиента)) является нарушением порядка применения ККТ, установленного Законом N 54-ФЗ (о корректных действиях кассира при расчете смотрите далее).
В связи с чем в рассматриваемых ситуациях (когда покупатель изменил решение о покупке, о форме оплаты и т.п. до передачи им денежных средств) при получении оплаты от покупателя (после принятия им окончательного решения о покупке) формируется кассовый чек (БСО) с корректными реквизитами. В то время как кассовые чеки, сформированные до расчета (до получения оплаты от покупателя, в т.ч. в безналичной форме), признаются ошибочными и требуют корректировки.

Корректировка расчета

В описанной ситуации, когда после формирования кассового чека расчет совершается на иную сумму (либо с использованием иного способа расчета), а также в случае, когда покупатель отказывается от некоторых позиций в уже сформированном кассовом чеке до внесения им оплаты, кассиру необходимо:
1) внести в ККТ новые данные расчета (сумма расчета, форма оплаты);
2) получить от покупателя денежные средства;
3) сформировать кассовый чек и передать его покупателю.
Что касается ранее сформированного ошибочного чека, то для его "отмены" формируется:
- в версии ФФД 1.1 - чек коррекции (п. 4 ст. 4.3 Закона N 54-ФЗ) - для аннулирования первичного чека, ошибочно оформленного до расчета с покупателем. Для этого чек коррекции формируется с признаком "расход" и указанием тех же данных, что и в ошибочном чеке;
- в версии ФФД 1.05 - чек с признаком "возврат прихода" (содержащий те же данные, что и первоначальный кассовый чек с признаком "приход")*(2).
Отметим, что чек коррекции (или чек с признаком "возврат прихода") может быть сформирован кассиром после окончательного расчета с покупателем и формирования правильного чека. В Законе N 54-ФЗ отсутствуют какие-либо требования, касающиеся срока формирования чека коррекции или требования о корректировке фискальных данных в присутствии покупателя.
Чек коррекции должен содержать реквизиты, перечень которых приведен в таблицах 30 и 31 Приказа ФНС России от 21.03.2017 N ММВ-7-20/229@, которым установлены дополнительные реквизиты фискальных документов (далее - Приказ). В частности, реквизит "Признак расчета", который может применяться в рассматриваемых ситуациях, принимает значение "3" - расход (п. 30 Приказа).
Отметим, что при использовании онлайн-касс пользователи не обязаны (но имеют право) применять формы первичной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении операций с применением ККМ (формы КМ-1-КМ-9), утвержденные постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132. В частности, не обязательно составлять Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам) (форма N КМ-3).
При этом для регистрации фактов корректировки фискальных данных (формирования чеков коррекции) целесообразно разработать и утвердить документ (журнал корректировок), в котором главный кассир (сотрудник, наделенный правом формировать чеки коррекции), обязан фиксировать информацию о проведенных им корректировках фискальных данных, с указанием, помимо даты корректировки, данных первичного чека, который корректируется (в т.ч. фискальный признак документа (тег 1077)), также и причин проведения коррекции фискальных данных.
2. Действия кассира в ситуации, когда покупатель отказывается от некоторых позиций в сформированном кассовом чеке уже после внесения им оплаты и передачи товара, аналогичны действиям при обычном возврате товара в день покупки*(3). Кассир формирует чек с признаком "возврат прихода" на стоимость товара, который возвращается покупателем, передает его покупателю вместе с денежными средствами.
При этом в случае, если наличные средства из кассы не выдаются, а возврат осуществляет банк-эквайер (т.е. в ситуации, когда со счета покупателя уже были списаны денежные средства за покупку) (на основании реестра, подаваемого ему организацией в соответствии с условиями договора эквайринга), то при оформлении операции через ККТ в чеке указывается форма расчета "безналичными" (исходя из таблиц 4, 5 Приложения 2 к Приказу ФНС России от 21.03.2017 N ММВ-7-20/229@).

Отчеты по кассе

При использовании ККТ обязательным является формирование отчетов об открытии и закрытии смены (п. 2 ст. 4.3 Закона N 54-ФЗ). Кроме этого, необходимо оформлять кассовые документы, предусмотренные Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У):
- приходные кассовые ордера 0310001 (далее - ПКО);
- расходные кассовые ордера 0310002 (далее - РКО);
- кассовую книгу 0310004.
В случае, если рассматриваемые корректировки расчетов (или возврат денежных средств при отказе от покупки) осуществляются в один день с первичными расчетами, то при закрытии смены будет сформирован фискальный документ - Отчет о закрытии смены, в котором содержаться данные об осуществленных за смену корректировках.
Отчет о закрытии смены аналогичен Z-отчету, предусмотренному п. 6.1 Типовых правил, который формировался по итогам рабочей смены ККТ до внесения изменений в Закон N 54-ФЗ (дополнительно смотрите п. 6 приказа ФНС России от 21.03.2017 N ММВ-7-20/229@).
На основании Отчета о закрытии смены оформляется ПКО, вносится запись в кассовую книгу организации и формируются соответствующие данные бухгалтерского учета (выручка, обороты по счетам 50 и 57).
При этом в случае проведения корректировок для исправления ошибок не всегда в Отчете о закрытии смены отражается соответствующая информация (в частности, о коррекции расчетов, ошибочно проведенных с реквизитом "сумма по чеку (БСО) безналичными" (тег 1081))*(4).
В связи с чем перед формированием Отчета о закрытии смены целесообразно формировать Отчет о текущем состоянии расчетов (отчет о состоянии счетчиков) для получения информации о проведенных за смену корректировках, которые:
- корректируют расчеты этой же смены;
- корректируют расчеты, совершенные в иные дни.
Либо (если технические возможности ККТ не позволяют формировать такие данные)*(5) можно разработать документ, который заполняется кассиром в конце смены и содержит данные о проведенных в течение смены расчетах и внесенных корректировках расчетов, совершенных за смену, и расчетов, совершенных в иные дни (с указанием причины коррекции данных). Данный документ передается вместе с выручкой, Отчетом о закрытии смены, в кассу организации, и на его основании могут корректно формироваться записи в бухгалтерском учете (в частности, по счету 57 о суммах расчетов с применением электронных средств платежа с предъявлением без учета ошибочно оформленных кассовых чеков).

Порядок действий кассира при расчете

Отметим, что ранее порядок действий кассира при расчете был подробно регламентирован в Разделе 4 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных письмом Минфина России от 30.08.1993 N 104 (далее - Типовые правила), которые в настоящее время не подлежат обязательному применению (письмо Минфина России от 01.06.2017 N 03-01-15/34152). Однако для исключения ошибок при оформлении ККТ считаем целесообразным использовать (с учетом специфики деятельности организации) положений Типовых правил для разработки внутреннего документа, которым организация могла бы установить порядок работы ее кассиров с ККТ.
Так, например, организация может утвердить следующие обязанности кассира, осуществляющего расчеты с применением ККТ:
- для одного покупателя (клиента) определить общую сумму покупки, услуги по показанию ККТ или с помощью счетных устройств и назвать ее покупателю (клиенту);
- получить информацию от клиента о форме оплаты (наличными или с применением электронных средств платежа).
При форме оплаты наличными:
- получить от покупателей (клиентов) деньги за товары или оказанные услуги согласно названной кассиром сумме, в следующем порядке:
а) четко назвать сумму полученных денег и положить эти деньги отдельно на виду у покупателя (клиента);
б) напечатать чек (БСО);
в) назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю (клиенту) вместе с чеком (при этом бумажные купюры и разменную монету выдать одновременно).
При оплате в безналичном порядке (электронным средством платежа с его предъявлением) кассовый чек формируется автоматически в момент расчета (либо кассиром после получении информации об осуществлении банком транзакции).
Таким образом, при оформлении расчета и формировании кассового чека (БСО) после получения от покупателя (клиента) денежных средств в наличном или безналичном порядке можно избежать ситуаций, требующих оформления лишних чеков коррекции или чеков с признаком "возврат прихода" и оправдательных документов.

Мы Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
- Энциклопедия решений. Чек коррекции;
- Энциклопедия решений. Чеки ККТ на приход и возврат при продаже товаров (работ, услуг).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ткач Ольга

Ответ прошел контроль качества

21 августа 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

-------------------------------------------------------------------------
*(1) За исключением случаев, указанных в п. 7 ст. 2 Закона N 54-ФЗ, в частности, при осуществлении расчетов в удаленных от связи местностях.
*(2) Такой вариант корректировки расчетов (исправления ошибок) предлагается в письме ФНС России от 06.08.2018 N ЕД-4-20/15240@:
"При использовании форматов фискальных документов версии 1.05 для исправления ошибки в виде некорректно сформированного кассового чека кассовый чек коррекции не применяется, в связи с чем пользователю, например, при корректировке кассового чека с признаком расчета "приход" необходимо сформировать идентичный некорректному кассовый чек с признаком расчета "возврат прихода", в котором отразить фискальный признак некорректно сформированного кассового чека, а затем сформировать корректный кассовый чек с признаком расчета "приход". Аналогичным способом корректируется ошибочный кассовый чек с признаком расчета "расход". При необходимости корректировки расчета, ранее произведенного без применения ККТ, при использовании форматов фискальных документов версии 1.05 формируется кассовый чек коррекции с признаком расчета "приход" или "расход" и иными реквизитами, предусмотренными для указанной версии форматов фискальных документов".
Пунктом 4 ст. 4.3 Закона N 54-ФЗ для корректировки расчетов, которые были произведены ранее, предусмотрен чек коррекции ("кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции)".
Исходя из п. 1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ кассовый чек с признаком "возврат прихода" формируется при возврате покупателю (клиенту) средств, полученных от него ранее.
*(3) О действиях кассира при возврате покупателем товара не в день покупки смотрите в ответе на Вопрос: Каким образом осуществляется возврат покупателю - физическому лицу денежных средств (розничная продажа, физическое лицо не является ИП, покупатель возвращает товар, оплата проведена за наличный расчет без использования платежной карты)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2019 г.)
*(4) Одним из реквизитов отчета о закрытии смены является итоговые суммы расчетов, указанных в кассовых чеках (БСО) или в кассовых чеках коррекции (БСО коррекции), зафиксированные в счетчиках итогов фискального накопителя (далее - ФН) (тег 1157).
При этом исходя из содержания таблицы 11 "Реквизиты, содержащиеся в структуре реквизитов "счетчики итогов ФН", "счетчики итогов смены" отдельно формируются счетчики операций "приход", "возврат прихода", "расход", "возврат расхода" и счетчики операций по чекам коррекции (тег 1133).
Таким образом, исходя из п.п. 16-19 Приказа счетчики итогов смены фиксируют итоговые суммы расчетов, указанные в кассовых чеках (по операциям "приход", "расход", "возврат прихода" и "возврат расхода"), и отдельно - указанные в чеках коррекции (по операциям коррекции "приход", "расход", "возврат прихода" и "возврат расхода").
*(5) Отметим, что технические вопросы применения ККТ, в частности порядок формирования отчета, содержащего данные о чеках коррекции (чеках с признаком "возврат прихода"), которые корректируют расчеты одной смены, рекомендуем адресовать техническим специалистам, обслуживающим ККТ.