Расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль

На первоначальном этапе развития организации и предприниматели, как правило, не располагают лишними денежными средствами на приобретение дорогостоящей аппаратуры, необходимой для осуществления их деятельности. Вот и приходится в процессе работы использовать личное имущество сотрудников, например, компьютеры, телефоны, иную офисную технику.

Рассмотрим ситуацию, при которой в организации компьютер не числится на балансе, в то же время, потребность в его использования возникает. Например, для эффективной организации работы необходимо пользоваться справочной правовой системой ГАРАНТ. В таком случае организация может использовать личный компьютер, принадлежащий работнику. Возможно ли при таких обстоятельствах учесть затраты на приобретение и обновление компьютерной программы в качестве расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль?

Отметим, что в реальной жизни такие ситуации встречаются достаточно часто. Например, бухгалтер ведет учет на своем личном компьютере. Однако для того, чтобы расходы на эксплуатацию имущества (в том числе и компьютерной программы) можно было учесть при налогообложении, однозначно необходима связь, причем подтвержденная документами, между таким имуществом и производимыми расходами.

Справочная правовая система ГАРАНТ является электронным периодическим справочником, что подтверждается Свидетельством о регистрации N ЭЛ 77-2137 от 03.12.1999 года, выданным Министерством РФ по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций, и не может использоваться без компьютера.

Таким образом, организация может использовать имущество работника, заключив гражданско-правовой договор аренды имущества у физического лица, или, к примеру, "договориться" со своим работником о безвозмездном пользовании его компьютером. В зависимости от способа оформления отношений зависит и налогообложение указанных операций.

Однако, на наш взгляд, самым удобным является вариант, когда организация осуществляет выплату компенсации работнику за использование его личного имущества.

Так, согласно статье 188 Трудового кодекса Российской Федерации работник может использовать с согласия или ведома работодателя и в его интересах свое личное имущество, за использование которого работодателем выплачивается компенсация работнику.

Следует обратить внимание на то обстоятельство, что работник вправе пользоваться своим имуществом только с согласия работодателя. При этом причины использования имущества могут быть самыми различными.

Основополагающим в данном случае является то, что работник должен использовать свое имущество (в нашем случае - компьютер) именно в ходе выполнения работ в организации, не извлекая выгоды лично для себя либо третьих лиц.

Для подтверждения этих обстоятельств работодателю необходимо заключить соглашение с работником об использовании личного компьютера (или, к примеру, ноутбука) в целях выполнения работником своих трудовых обязанностей. В данном соглашении определяется размер возмещения расходов и порядок использования личного имущества. Указанное соглашение можно оформить в виде дополнительного соглашения к трудовому договору между работником и работодателем.

При этом следует также предусмотреть, чтобы в дополнительном соглашении было зафиксировано согласие работника на установку на принадлежащем ему компьютере СПС ГАРАНТ.

В соответствии со статьей 252 Налогового кодекса Российской Федерации расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В нашем случае в целях учета в качестве расходов для целей налогообложения прибыли затрат на приобретение и обновление СПС ГАРАНТ необходимо документально подтвердить, что данный электронный периодический справочник используется для осуществления деятельности организации.

В качестве дополнительного документального подтверждения использования СПС ГАРАНТ в деятельности организации следует издать приказ (распоряжение) или иной документ в соответствии со сложившимся порядком принятия решений в организации, в котором выражалось бы согласие работодателя на использование работником личного имущества в целях выполнения трудовых обязанностей и определялся бы порядок использования этого имущества в организации.

Таким образом, при выполнении вышеназванных условий затраты на приобретение и обновление СПС ГАРАНТ можно учесть в качестве расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль. При этом следует помнить, что сроки использования личного компьютера работника должны быть не меньше сроков, в течение которых организация признает в учете расходы на приобретение программы.

Юристы компании "Гарант"