Цифровые инструменты управления программами и проектами в госсекторе

РЕКЛАМА
Erid: F7NfYUJCUneRJUQ1yLAb

© stocking / Фотобанк 123RF.com

Эффективное управление программами и проектами в государственном секторе – ключевой фактор достижения стратегических целей развития страны. В соответствии с Федеральным законом "О стратегическом планировании в Российской Федерации" от 28.06.2014 № 172-ФЗ к документам стратегического планирования относятся государственные, муниципальные программы и национальные проекты, требующие четкой координации участников, прозрачного контроля и своевременной корректировки. 

Для их успешной реализации необходима цифровизация процессов планирования, мониторинга и анализа исполнения, обеспечивающая согласованность решений, минимизацию рисков и повышение эффективности бюджетных расходов. 

Предлагаем рассмотреть возможности современных решений на примере Системы управления программами и проектами Липецкой области – победителя конкурса ПРОФ.IT-2023, занявшей 1 место в номинации «Государственное и муниципальное управление: ситуационные центры и центры принятия решения». Этот опыт демонстрирует, как цифровые инструменты помогают регионам достигать высоких результатов в реализации государственных инициатив.

Предпосылки создания системы управления программами и проектами

До внедрения системы при планировании и реализации региональных проектов Правительство Липецкой области сталкивалось с рядом проблем, таких как разрозненность источников информации о ходе проектной деятельности, трудозатратный сбор отчетности с ответственных исполнителей о реализации мероприятий, приходящей в виде разрозненных файлов Excel и бумажных документов, ручное согласование данных. 

Дополнительно к устранению указанных проблем перед системой ставились цели формирования единой среды принятия управленческих решений, улучшения качества проектного менеджмента, повышения эффективности участников, снижения рисков неисполнения проектных задач.

Что умеет система управления программами и проектами?

В Липецкой области система ориентирована в первую очередь на региональные проекты и автоматизирует широкий перечень задач проектного управления, начиная от формирования паспортов проектов до предоставления сводной и детальной отчетности, аналитических представлений.

Процесс проектного управления

Кто работает в системе?

Пользователями системы являются:

• региональный проектный офис;
• исполнительные органы государственной власти;
• органы местного самоуправления.

Возможно подключение пользователей сторонних организаций – исполнителей по контрактам для самостоятельного ведения графиков работ и внесения информации по достижению контрольных точек.

Что умеет система управления программами и проектами Липецкой области?

Система – это мощный цифровой инструмент, охватывающий полный цикл управления проектами:

• Формирование паспортов проектов с детализацией по типам, срокам, ответственным лицам, мероприятиям и контрактам

Карточка паспорта проекта

• Планирование и согласование графиков работ с визуализацией в виде диаграмм Ганта и использованием типовых шаблонов

План-график работ на диаграмме Ганта

• Планирование достижения показателей и бюджетов с возможностью детализации по объектам и мероприятиям, а также согласования с проектным офисом

Сбор детализированных данных по финансированию

• Оперативный мониторинг исполнения контрольных точек, хранение подтверждающих документов, отслеживание финансового исполнения.

Согласование исполнения контрольных точек

• Аналитика и отчетность для руководителей и участников, включая выявление проблемных зон и детализированные отчеты по проектам, органам власти и муниципалитетам

(демонстрационные данные)

Сводный дашборд по реализации национальных проектов

(демонстрационные данные)

Дашборд по реализации региональных проектов

• Сбор данных с функциями форматно-логического контроля, своевременности и полноты предоставления данных и согласование отчетности по проекту с гибкой настройкой маршрутов

Контроль предоставления данных по проектам

Интеграционные возможности

Система интегрирована с ГИИС "Электронный бюджет" в части открытых данных из паспортов региональных проектов, что позволяет избежать двойного ввода данных и позволяет автоматически мониторить изменения, вносимые в региональные проекты. Набор сведений, получаемых из ГИИС "Электронный бюджет" может быть расширен за счет интеграции посредством СМЭВ (информация по фактически достигнутым результатам, показателям, контрольным точкам).

Возможна интеграция с финансовыми системами регионов – автоматический анализ бюджетной росписи и выделение финансирования каждого проекта (реализовано в Липецкой области), что позволяет оперативно получать достоверные сведения о кассовом исполнении проектов. Кроме того, информацию по финансированию проектов можно расширить за счет интеграции с ЕИС в сфере закупок для анализа и мониторинга контрактов, заключаемых в целях реализации региональных проектов и государственных программ. 

Архитектура системы

Архитектура системы построена на российских программных продуктах с использованием открытых технологий, что обеспечивает безопасность и соответствие требованиям российского законодательства. Пользователям не требуется установка – система работает через стандартные браузеры, обеспечивая доступность и простоту эксплуатации. 

Архитектура системы

Преимущества системы

• Система управления программами и проектами Липецкой области обладает следующими преимуществами:
• удобный и доступный пользовательский интерфейс;
• более детализированное ведение задач, чем в Электронном бюджете, работа с конкретными мероприятиями и объектами;
• инструменты управления изменениями и гибкие возможности настройки маршрутов согласования;
• интерактивные аналитические представления о ходе реализации проектов для широкого круга заинтересованных лиц;
• гибкие настройки системы и модели данных, адаптируемость к требуемым изменениям;
• настраиваемая ролевая модель разграничения доступа к информации на всех уровнях;
• интеграция с данными системы «Электронный бюджет» и бюджетной росписью;
• развитые возможности визуализации данных (диаграммы, графики, карты).

Эффекты от внедрения

Внедрение системы позволило добиться следующих эффектов при планировании и реализации региональных проектов:

• повышение оперативности и качества предоставления информации;
• повышение эффективности межведомственного взаимодействия участников проектной деятельности;
• повышение прозрачности информации по финансированию проектов за счет детализации до уровня отдельных объектов и контрактов;
• повышение оперативности реагирования при срыве промежуточных и конечных сроков реализации объектов.

По оценке заказчика достигнуто существенное снижение трудозатрат:

• общее снижение трудозатрат на ведение проектов – около 70%;
• повышение качества сравнительного анализа различных данных и скорости анализа до 80%;
• сокращение времени на поиск ранее разрозненной информации около 50%.

Возможности адаптации системы для управления государственными и муниципальными программами, проектной деятельностью

Применение в составе решения развитых российских продуктов («КРИТ. Основные данные» для ведения реестровых данных, управления бизнес-процессами изменения и согласования данных, ведения модели данных, а также средства бизнес-аналитики и формирования отчетности) позволяет адаптировать систему для ведения государственных и муниципальных программ, региональных и муниципальных проектов под специфику и требования конкретного заказчика. 

В большинстве случаев такая адаптация выполняется конфигурационными инструментами (low-code/no-code) используемых в составе решения продуктов, что минимизирует необходимость программирования, снижая стоимость и сроки внедрения решения для новых заказчиков.

Выводы

Опыт Липецкой области подтверждает эффективность внедрения цифровых инструментов стратегического планирования и управления и показывает, как современные подходы позволяют региону достигать высоких результатов в реализации национальных проектов и государственных программ.

Возможности адаптации решения позволяют распространить этот опыт на региональном и муниципальном уровнях для повышения качества управления при решении задач стратегического планирования и развития.

Приглашаем на вебинар: цифровые решения для вашего региона 

Хотите узнать, как цифровые инструменты могут вывести управление программами и проектами на новый уровень? Присоединяйтесь к нашему вебинару «Цифровые инструменты управления программами и проектами в госсекторе: опыт Липецкой области», который пройдет 27 мая в 11:00 (МСК) в онлайн-формате.

На примере успешной практики Липецкой области вы увидите, как современные платформы позволяют повысить прозрачность, ускорить процессы и добиться реальных результатов в реализации государственных и муниципальных программ. Вас ждут практические кейсы, разбор ключевых функций системы, ответы на вопросы и возможность обсудить перспективы цифровизации именно для вашего региона или муниципалитета.

Участие бесплатное, необходима регистрация. Не упустите возможность получить эффективные инструменты для развития вашего управления!