Все о восстановлении бухучета

По законодательству ведение бухгалтерского учета обязательно для всех компаний и индивидуальных предпринимателей (ИП). Главная цель — постоянное формирование актуальной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении. Учет важно вести непрерывно, чтобы содержать в порядке в финансовую документацию и без проблем сдавать бухгалтерскую и налоговую отчетность в ИФНС и Росстат. Главным нормативным правовым документом в бухгалтерском учете является Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.

Если бухгалтерский учет нарушается, ведется с ошибками или по каким-то причинам вообще не ведется, последствия бывают плачевными, вплоть до уголовной ответственности. Разберемся, как навести в бухгалтерии порядок, избежать финансовых потерь и риска наказаний.

Когда нужно восстановление бухучета?

Причины, по которым может потребоваться восстановление бухгалтерского учета могут быть разными. Чаще всего это человеческий фактор: низкая квалификация сотрудников или халатное отношение к обязанностям. Разберемся, в каких ситуациях может возникнуть необходимость восстановления.

В компании учет не велся совсем

Такая история не характерна для средних и крупных компаний. Зато в микробизнесе встречается довольно часто. Небольшие компании не могут позволить себе нанять целый штат бухгалтеров, и весь учет ложится на плечи одного специалиста. В условиях большой загруженности легко совершить ошибку.

А если единственный работник ещё и решит уволиться, найти замену бухгалтеру может быть трудно. Сам владелец бизнеса во всех особенностях бухучета обычно не разбирается, и просто нет на это времени. Поэтому до выхода нового работника про учет могут вообще забыть.

При проверке обнаружены серьезные нарушения в учёте

Часто встречающиеся ошибки в бухгалтерском учете:

• ошибки в документах — от банальных опечаток до отсутствия обязательных реквизитов;

• отсутствие первичной документации по операциям (накладные, акты, счета-фактуры и др.);

• фальсификация документов по операциям, которые не производились;

• ошибки в корреспонденции счетов;

• ошибки в оценке;

• ошибки в представлении бухгалтерской и налоговой отчетности и др.

Например, такие нарушения возникают, если компания принимает на работу некомпетентного или недобросовестного специалиста. Сначала руководство может просто не замечать, что учет не ведется должным образом. Правда вскрывается, когда бухгалтер увольняется и приходит новый. Главное, чтобы это случилось не слишком поздно, когда налоговая придет с проверкой.

У компании изменился налоговый режим во время деятельности

Микробизнес вправе вести бухучет и сдавать отчеты в упрощенном виде. Но если предприятие вырастет, к примеру, перешагнет ограничение по выручке в 150 млн рублей, оно будет обязано перейти с УСН на ОСНО и сдавать отчетность за год по общим правилам. Для этого нужно будет поднимать и пересматривать всю документацию с начала года и заполнять стандартные отчетные формы.

ИП после перехода на ОСНО должен платить налог на доход физлиц, добавленную стоимость и имущество. ООО — налог на имущество, добавленную стоимость и прибыль. Таким образом, возникает новая отчетность, увеличивается документооборот: нужно вести книги учета доходов и расходов по другой форме, книги покупок и продаж, выставлять счета-фактуры и т.д.

Первое, что нужно сделать, если вы потеряли право применять УСН, — уведомить налоговую. Это нужно сделать не позднее 15 числа месяца, который следует за кварталом, в котором вы потеряли право быть на упрощенке. Пренебрегать этим не стоит, налоговая может оштрафовать по статье 126 НК РФ. После уведомления следует заняться документацией и ведением бухучета по новым правилам.

Предприятие лишилось базы бухгалтерии

Это один из самых неприятных сценариев. Компания может лишиться документации, в том числе бухгалтерской, из-за пожара, наводнения, кражи, хакерской атаки. А бывает и такое, что учет волшебным образом «исчезает» из-за бывших сотрудников, либо при смене подрядчика — партнер отказывается передавать базу. Так или иначе, но учет придется восстанавливать, и на это потребуется время и силы.

Первый шаг в такой ситуации — издать приказ директора о создании комиссии, которая будет расследовать причины утраты документов вместе с компетентными органами (МЧС, полиция и др.). К примеру, если документы уничтожены из-за прорыва трубы, доказательством будут договоры и акты выполненных работ по аварийному ремонту системы отопления. Если причиной стали погодные катаклизмы, то понадобится справка от метеослужбы или постановление местных властей о введении режима ЧС. По итогам расследования комиссия составит акт, сделает опись утраченных документов.

В налоговую и фонды нужно направить уведомление об утрате документов и невозможности предоставить отчетность максимум в течение недели после происшествия. Позже нужно будет сообщить им о завершении процесса восстановления документов и его результатах.

Как определить, какое восстановление учета предстоит

Восстанавливать бухгалтерский учет можно полностью или частично. К примеру, часто встречающиеся участки бухгалтерии, требующие частичного восстановления:

• восстановление учета, кроме зарплатного блока;

• восстановление одного блока заработной платы;

• уточнение и сдача отчетов по данным компании;

• сдача нулевых отчетов.

Из чего состоит процесс восстановления бухучета

Выделяют два основных этапа: анализ текущего положения и собственно восстановление.

1. Анализ текущего положения дел в бухгалтерском учете

Ключевое на этом этапе — оценить масштаб проблемы. Для этого нужно ответить на вопросы:

1. За какой отрезок времени придется восстанавливать учет?

2. Какая документация есть, а какую нужно восстанавливать? Определить количество необходимых документов.

3. Какие ошибки допущены в документации (от несоблюдения элементарных правил до грубых нарушений налогового законодательства)?

Чтобы по первому взгляду понять, какие документы нужно будет восстановить, обратите внимание, когда обязательно нужны документы для учета:

• При получении или отгрузке товара нужно сформировать накладную или запросить ее у контрагента.

• После предоставления или получения услуг — составить или запросить акт.

• Если вы платите НДС, на каждую отгрузку или предоставление услуг необходимо выписывать счет-фактуру. У контрагентов, которые тоже платят НДС, нужно запрашивать не только накладные и акты, но и счета-фактуры.

• При выдаче зарплаты бухгалтер обязательно формирует платежную ведомость.

• Когда пришли деньги от контрагента или вы отправили платеж нужны платежное поручение и банковская выписка в качестве подтверждения получения денежных средств на расчетный счет.

2. Мероприятия по восстановлению бухгалтерии

Ситуация каждой компании индивидуальна, но в общих чертах план восстановления может быть таким:

1. Проведение инвентаризации основных средств, денежных средств, материальных запасов, обязательств.

2. Организация предварительной сверки расчетов с контрагентами, налоговой и внебюджетными фондами (ПФР, ФСС).

3. Восстановление первичной документации. Свою формируем снова, запрашиваем копии у контрагентов. Если бухгалтерский учет не был совсем заброшен, например, сдавались декларации в ИФНС и отчеты в фонды, можно сделать запрос копий в эти инстанции. Так вы поймете, какие нарушения допускались при выплате налогов и взносов. Но такие запросы могут выйти боком — органы контроля могут ответить проверками.

4. Составление учетных регистров на базе восстановленной документации.

5. Организация финальной сверки расчетов с контрагентами, налоговой и внебюджетными фондами. Если выявлены ошибки — их исправление.

6. Формирование и сдача уточненных бухгалтерских и налоговых отчетов. Вероятно, необходимо будет выплатить недоимку по налогам и пени.

Чтобы оценить нынешнее состояние бухгалтерии и составить план восстановительных работ, нужно пригласить специалиста по бухгалтерскому учету. Восстановление всего документооборота и отчетности будет еще дороже, если эксперту придется за кем-то пересобирать и проверять документацию. Поэтому если состояние бухгалтерии не удовлетворяет критериям прохождения проверки, сразу нанимайте аутсорсеров с опытом в восстановлении бухучета с нуля, которые возьмут на себя ответственность за некорректную документацию.

Например, 1C-WiseAdvice, которые оказывают широкий спектр бухгалтерских услуг и из года в год попадают в ТОП-5 рейтинга RAEX лучших бухгалтерских компаний. Эксперты 1C-WiseAdvice проведут доскональный анализ текущего состояния предприятия, восстановят бухучет и сдадут за вас отчетность в надзорные органы.

Восстановим бухучет с нуля

Узнать больше

Проведем аудит и составим план восстановления

Узнать больше

Рекомендации по восстановлению бухгалтерии

Выполняя мероприятия по восстановлению бухгалтерии, учитывайте следующие моменты:

• Действуйте последовательно — восстанавливать и править документацию начинайте с наиболее раннего периода, а уже на их базе — последующие.

• Сверяя расчеты по обязательным платежам, не забывайте, что налоговая и внебюджетные фонды располагают той информацией, которую компания им предоставляла (если предоставляла) в декларациях и отчетах. А раз учет велся с ошибками, то, вероятнее всего, эта информация тоже искаженная.

• Если некоторые первичные документы вернуть не получится (возможно, контрагент уже не функционирует), пересчитывайте налоги, не учитывая эти документы, и сдавайте декларации с уточнениями.

Что будет, если бухучет не восстановить?

Если вести бухучет с ошибками и нарушать законодательство, компания или предприниматель могут понести ответственность в соответствии с Налоговым, Административным и Уголовным кодексами. Ответственность несут руководитель и главный бухгалтер.

По большей части наказания назначаются в виде административных штрафов. Например, если в рамках одного налогового периода вести учет с нарушениями, могут назначить штраф от 10 тыс. рублей, согласно статье 120 Налогового Кодекса.

Сколько придется заплатить за те или иные нарушения:

Сколько стоит восстановить бухучет?

Определить стоимость услуг аутсорсинговой компании можно только по результатам комплексного анализа текущего состояния бухгалтерии. На конечную стоимость восстановления влияют такие факторы:

• организационно-правовая форма компании (ООО, АО, ИП и др.);

• система налогообложения;

• число хозопераций за период восстановления;

• количество работников;

• период восстановления;

• объем утраченной документации;

• количество и серьезность ошибок;

• срочность восстановления.

Кто справится с восстановлением бухучета?

Восстановить бухгалтерию можно как своими силами, так и передать эту задачу аутсорсинговой компании. Гораздо дешевле провести мероприятия по восстановлению самостоятельно, но существуют определенные риски. Потому что восстанавливать учет сложнее, чем его вести: нужно копать вглубь, искать ошибки, исправлять их при недостатке нужной информации. Бухгалтерия, которая уже нарушила правила ведения учета, скорее всего не справится с такой задачей.

Даже если новый бухгалтер компании будет обладать достаточным уровнем компетенций, переход на участок по восстановлению учета неизбежно навредит текущему учету, потому что на него будет тратиться меньше времени, чем требуется. В результате вы будете исправлять старые ошибки, одновременно допуская новые.

Например, в компании 1С-WiseAdvice есть специалисты с большим опытом именно по восстановлению бухгалтерского учета. По результатам их работы у вас будет полностью настроенная система без ошибок и неточностей.

Возьмем восстановление бухучета на себя

Узнать больше

Восстановим первичку и сдадим отчетность

Узнать больше

Вести учет должны все компании и предприниматели. Это закреплено в Федеральном законе №402-ФЗ, Налоговом кодексе и других нормативных правовых документах. Объем документов будет зависеть от формы организации.

Если уделять учету мало времени, периодически совершать ошибки или вообще не вести учет, вы точно получите штраф от налоговой. При серьезных нарушениях на руководителя и бухгалтера могут завести уголовное дело и назначить наказание вплоть до лишения свободы.

Восстановление бухучета — сложный и трудоемкий процесс, в котором необходимо сначала понять, какие документы нужно восстановить и за какой период времени, и затем составить план и провести мероприятия по восстановлению.

Поручить восстановление учета можно аутсорсинговой компании 1С-WiseAdvice, бухгалтеры которой провели восстановление учета у сотен компаний и знают все тонкости процесса. Передача на аутсорсинг позволит не отвлекать своих бухгалтеров от текущего учета, и тем самым не допускать новых ошибок. На выходе вы получите полный пакет восстановленной документации и отлаженные бухгалтерские процессы.

Екатерина Ампар

Руководитель проектов аутсорсинга бухгалтерского и налогового учета

Задать вопрос эксперту

Задать вопрос эксперту

На правах рекламы © 2024 «1С-WiseAdvice», «Гарант.ру»