Воинский учет в организации

Воинский учет — это комплекс действий, который позволяет организации собирать данные по призывникам и военнообязанным сотрудникам и отчитываться в военкоматы. Такой учет обязаны вести все компании, независимо от количества сотрудников в штате. Рассмотрим правила ведения воинского учета в 2023 году, обязанности работодателя по такому учету и ответственность за их несоблюдение.

Какие нормы регулируют воинский учет

Правила воинского учета содержатся в нескольких нормативных актах:

• Федеральный закон №61-ФЗ «Об обороне» от 31.05.1996;

• Федеральный закон №31-ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации» от 26.02.1997;

• Федеральный закон №53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» от 28.03.1998;

• Положение о воинском учете, утвержденное Постановлением Правительства РФ №719 от 27.11.2006;

• Инструкция об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета (утв. Приказом Минобороны №700 от 22.11.2021);

• Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях (утв. Генштабом ВС РФ 11.07.2017).

Последний документ действует в части, не противоречащей остальным актам из списка. Остальные же правила обязательны.

Виды воинского учета

В зависимости от того, кто состоит на учете, воинский учет подразделяют на специальный и общий. На специальном воинском учете состоят:

• военнообязанные запаса, забронированные на период мобилизации и военного положения;

• служащие органов внутренних дел, Государственной противопожарной службы, органов уголовно-исполнительной системы, органов по контролю за оборотом наркотиков.

Остальные военнообязанные состоят на общем воинском учете — именно такой учет ведет большинство компаний, поэтому в статье мы рассматриваем правила общего воинского учета.

Кто подлежит воинскому учету

Воинскому учету подлежат мужчины:

• призывники с 18 до 27 лет, не зачисленные в запас;

• отслужившие и зачисленные в запас;

• не служившие и освобожденные от призыва;

• выпускники военных вузов или военных кафедр государственных вузов;

• прошедшие альтернативную гражданскую службу.

Женщины подлежат воинскому учету в случае, если у них есть военно-учетная специальность. Перечень таких специальностей изложен в Приложении № 1 к Положению о воинском учете. Среди них есть профессии в области медицины, связи, вычислительной техники, картографии и т.д.

Учет военнообязанных нужно вести до момента их исключения из запаса. Предельный возраст нахождения в запасе зависит от пола, воинского звания и разряда. В таблице приведены данные по мужчинам, пребывающим в запасе.

Женщины-офицеры находятся в запасе до 50 лет, остальные военнообязанные женщины — до 45 лет.

Кто ведет воинский учет в организации

Как правило, воинский учет на предприятии ведут сотрудники отдела кадров. Этот функционал должен быть прописан в их должностных инструкциях или приказах о назначении. Количество ответственных за воинский учет сотрудников зависит от числа работников, подлежащих воинскому учету:

• если на воинском учете состоит менее 500 граждан, то понадобится 1 работник, выполняющий обязанности по совместительству;

• от 500 до 2000 граждан — 1 освобожденный от другого функционала работник;

• от 2000 до 4000 граждан — 2 освобожденных от другого функционала работника;

• более 4000 граждан — по 1 работнику на каждые 3000 граждан сверх 4000.

Для расчетов за основу берут число подлежащих воинскому учету работников по состоянию на 31 декабря прошлого года.

Если задачи воинского учета передать на аутсорс — не придется выделять сотрудников в штате или нанимать новых. Содержание и стоимость услуги стоит уточнить у компании, которой планируете передать этот функционал — так вы сможете оценить, насколько выгоден аутсорсинг в вашем случае. Например, ведение воинского учета через 1C-WiseAdvice подойдет не только крупным компаниям, но и организациям с небольшим штатом.

В тарифах на обслуживание нет абонентской платы: клиент оплачивает услуги только тогда, когда есть задачи по воинскому учету. В итоге стоимость аутсорсинга выходит ниже, чем регулярная доплата сотруднику за совмещение должностей. Другое решение — передать на аутсорс все кадровое делопроизводство. Воинский учет — часть кадрового делопроизводства, поэтому в таком случае небольшая компания может и вовсе обойтись без кадрового сотрудника в штате.

Аутсорсинг воинского учета в организации

Узнать больше

Передайте учет профессионалам

Узнать больше

Должны ли предприниматели вести воинский учет

В законе «О воинской обязанности и военной службе» закреплена обязанность организаций вести воинский учет. Исключений не предусмотрено, независимо от вида деятельности, формы собственности и количества сотрудников. Если в компании всего один работник, и он же — ее учредитель, при этом подлежит воинскому учету, такой учет придется вести.

Для индивидуальных предпринимателей такой обязанности пока нет, даже если у них есть сотрудники. Однако при трудоустройстве работник должен предъявить документ воинского учета, если он является военнообязанным или подлежит призыву. Есть мнение, что и предпринимателям стоит вести воинский учет на случай, если военкомат запросит информацию.

Какие документы должны вести в организации

В компании должен быть такой комплект документов:

• приказ об организации воинского учета граждан — издают при постановке на учет в военкомате и обновляют перед началом каждого календарного года;

• план работы по ведению воинского учета — разрабатывают при постановке на учет в военкомате и перед началом каждого года;

• личные карточки по форме 10 на сотрудников, подлежащих воинскому учету, в бумажном и электронном виде;

• журнал проверок ведения воинского учета и бронирования граждан;

• расписки в приеме от работников документов воинского учета;

• другие документы по требованию военных комиссариатов.

Для каждого типа документов нужно завести отдельную папку.

Этапы постановки компании на воинский учет

Шаг 1 — подготовить комплект документов для постановки на воинский учет.

Для этого понадобятся копии учредительных документов, карточка организации по форме 18 и проект приказа об организации воинского учета. Проект приказа нужно согласовать с военкоматом до утверждения документа — у разных комиссариатов требования могут отличаться.

Шаг 2 — составить план работы по воинскому учету.

Первый план разрабатывают перед постановкой на учет, утверждают у руководителя и согласовывают с военкоматом. В дальнейшем такой план нужно будет составлять каждый год.

Шаг 3 — назначить ответственных за воинский учет.

Прописать ответственных за воинский учет нужно в положении и приказе о воинском учете в организации. Их кандидатуру должен согласовать военкомат.

Шаг 4 — обратиться в военкомат по месту регистрации компании.

На этом этапе компанию ставят на воинский учет в военкомат. Военные комиссары должны согласовать проект приказа об организации воинского учета, план работ по ведению воинского учета, кандидатуры сотрудников, ответственных за воинский учет. После подачи документов, военный комиссар выдаст справку о постановке организации на воинский учет.

Законодательством предусмотрены общие требования к ведению воинского учета — его мы и рассматриваем в этой статье. Однако даже в пределах одного региона могут быть свои нюансы в зависимости от военкомата, к которому относится компания. Специфика сферы такова, что уточнить детали по телефону или электронной почте не выйдет — для каждого уточнения и исправления придется ехать в военкомат, возможно, не один раз.

В 2023 году наряду с бумажным документооборотом в сфере воинского учета появился и электронный. Поправки об этом вступили в силу 14 апреля, однако пока они работают не в полной мере. В дальнейшем появятся реестр воинского учета и реестр повесток. Пока их нет, постановка на воинский учет происходит очно, с посещением военкоматов, а часть сведений можно направить через Портал госуслуг. Например, так комиссариат может прислать работнику повестку, а тот должен иметь возможность направить через свой личный кабинет документы, необходимые для воинского учета.

Посещение военкоматов — это одна из наиболее трудоемких задач в ведении воинского учета. С учетом внедрения новых правил, одной поездкой вряд ли получится ограничиться — комиссары нередко возвращают документы на доработку, после которой приезжать приходится повторно. Для клиентов в Москве и Санкт-Петербурге 1C-WiseAdvice забирает этот функционал на себя, чтобы высвободить время сотрудников предприятий.

Ведение воинского учета в организации

Узнать больше

Освободите вашу HR-команду для более важных задач

Узнать больше

Шаг 5 — утвердить локальные акты о воинском учете в организации.

После согласования с военкоматом необходимо утвердить положение и приказ о воинском учете, должностную инструкцию ответственного сотрудника, состав работников, которые будут вести воинский учет и другие документы.

Шаг 6 — подготовить условия для хранения документов о воинском учете.

Руководитель предприятия должен выделить помещение, оборудованное железными шкафами для хранения таких документов. Большую их часть необходимо хранить в течение 5 лет. Расходы на ведение воинского учета производят за счет средств предприятия.

Как вести регулярный воинский учет

После постановки компании на воинский учет, ответственным за него сотрудникам предстоит делать комплекс регулярных задач:

• вести отдельное делопроизводство по воинскому учету;

• вносить в журнал проверок воинского учета информацию о проверках военкомата;

• составлять ежегодные планы работ по воинскому учету и согласовывать с военкоматом;

• заполнять и актуализировать карточки на сотрудников, подлежащих воинскому учету;

• минимум раз в год проводить сверку данных с военкоматом;

• представлять отчетности в военкомат и другие сведения по запросу военных комиссаров;

• сообщать сотрудникам, если на них пришла повестка.

Как отчитываться в военкомат

Организации обязаны передавать в военкомат сведения как в форме регулярной отчетности, так и по запросу военных комиссаров. По новым правилам у компаний сократилось время на представление сведений: теперь об уклонистах нужно сообщать в течение трех рабочих дней с момента, когда работодателю стало известно об уклонении от постановки на воинский учет, а об изменении сведений, необходимых для воинского учета, — в течение пяти дней с даты их изменения. На предоставление остальных сведений по запросу комиссариата срок остался прежним — на это отводится две недели.

В таблице приведем список регулярной отчетности в военкоматы и сроки ее сдачи.

Кто контролирует ведение воинского учета

Ведение воинского учета контролируют органы управления ВС РФ, военкоматы и органы местного самоуправления. Если в компании больше 500 сотрудников, проверка будет ежегодной. Если 500 и меньше — не реже одного раза в три года.

План проверок на следующий год контролеры сообщают до 31 декабря текущего года. За пять дней до проверки организация получит уведомление.

Контролеры проверяют:

• нет ли сотрудников, в отношении которых не ведут воинский учет, хотя должны;

• достоверны ли сведения в карточках граждан, подлежащих воинскому учету;

• как организовано исполнение гражданами обязанностей по воинскому учету.

Дела о нарушениях воинского учета также рассматривают военные комиссары.

Что будет, если не соблюдать правила воинского учета

За нарушения в области воинского учета предусмотрена административная ответственность. Так, если не предоставить в военкомат список сотрудников при первоначальной постановке на воинский учет, не сообщить сотруднику о повестке на его имя или не отпустить его в военкомат, придется заплатить штраф от 1000 до 3000 рублей. А если не отчитаться о принятии на работу или об увольнении сотрудника, подлежащего воинскому учету, штраф может достигать 5000 рублей.

Есть и общая ответственность за непредставление, а также несвоевременное или неполное представление сведений органам власти. Она предусматривает штраф от 3000 до 5000 рублей для юридических лиц.

Цифры могут казаться небольшими, однако при систематических нарушениях и большом штате сотрудников суммарный штраф может оказаться значительным. Такой риск есть — частичная мобилизация в 2022 году выявила пробелы в законодательстве о воинском учете, поэтому нормы дополняются и будут меняться еще не раз. Кадровый сотрудник, не погруженный в эту сферу, может упустить новшества.

В 2023 году уже появились новшества. Ожидается постепенное внедрение Единого реестра воинского учета, для которого предстоит передавать сведения о работниках, а также Реестра повесток. Изменились и сроки направления данных в комиссариат, о которых мы упоминали в этой статье. В условиях регулярных изменений особенно целесообразно передать ведение воинского учета на аутсорс: профессионалы отслеживают актуальные требования законодательства и отвечают за их соблюдение. Например, в 1C-WiseAdvice методологи регулярно адаптируют правила работы под новые законы, а автоматизированный контроль за сроками и настроенные уведомления исключают риск ошибки. Мы гарантируем корректное ведение воинского учета и страхуем своих клиентов от штрафов: если вдруг ошибка все же возникла, компания берет на себя всю ответственность.

Воинский учет с нуля и под ключ

Узнать больше

Передайте постановку и ведение воинского учета на аутсорсинг и свокусируйтесь на реально важных задачах

Узнать больше

На правах рекламы © 2024 «1С-WiseAdvice», «Гарант.ру»