Как автоматизировать бухгалтерский учет: пошаговая инструкция

В каждой компании наступает момент, когда появляется потребность оптимизировать рабочие процессы. Особенно это касается бухгалтерии. Большой объем данных, с которыми работает бухгалтер, невозможно освоить без ошибок, если нет автоматизации. Рассказываем, как проходит автоматизация бухгалтерского учета и зачем это нужно бизнесу.

Что такое автоматизация бухгалтерского учета

Автоматизация бухгалтерского учета – это проведение финансовых операций и ведение бухгалтерской отчетности при помощи специальных информационных систем. По сути, это предполагает переложение ряда задач с человека на компьютерную программу.

Чаще всего это рутинные обязанности:

• расчеты по налоговым отчислениям и другим статьям расходов компании;

• составление выборок и свод отчетной документации;

• хранение данных;

• заполнение форм.

Многие бухгалтеры с осторожностью относятся к нововведениям в своей работе. Специалисты опасаются, что с приходом автоматизации их труд обесценится, им снизят заработную плату или даже уволят.

На деле же с внедрением автоматизации нагрузка на сотрудника может даже вырасти. Без бухгалтера система работать не будет: специалист решает, какими методами будут отображаться операционные процессы, проверяет и контролирует работу. К тому же, автоматизация предполагает, что бухгалтер умеет работать с ИТ-системами. Это может стать аргументом для повышения зарплаты.

Поможем выстроить автоматизированные процессы в бухгалтерии быстро и качественно

Узнать больше

Узнать больше

Каким компаниям нужно автоматизировать бухучет

Отлаженные процессы бухгалтерского учета – база для работы любой компании. А использование информационных технологий в этой области просто ускоряет и упрощает рабочие процессы.

Без автоматизации бухгалтерии сегодня может работать только небольшой бизнес, который по закону вправе сдавать отчеты в бумажном виде. Но даже микро-предприятия уже не могут обойтись без самых элементарных электронных инструментов, например, Excel.

У всех остальных организаций есть обязанность по регистрации информации в цифре. Вот почему системы автоматизации бухучета нужны любым компаниям.

Зачем автоматизировать бухгалтерию

Автоматизация сильно упрощает жизнь бухгалтерам: на выполнение разных задач тратится меньше времени, одновременно с этим повышается точность в работе с документами и отчетами.

При этом от автоматизации выигрывает и бизнес. Руководители могут следить за ситуацией с налогами, финансами компании в любой точке мира. Все процессы можно контролировать в реальном времени. Это, в свою очередь, делает процессы в компании прозрачными.

В плюсе и обычные сотрудники – у них появляется возможность оперативно получать бухгалтерские справки, отчеты, а сбои при выплате зарплаты становятся реже.

Что получает бизнес после внедрения автоматизации бухгалтерского учета

Благодаря автоматизации бизнес решает ряд задач. Обычно руководитель и бухгалтерия обращаются за внедрением информационных систем, чтобы:

• упорядочить получение данных о движении денег;

• быстро и безошибочно заполнять документы – накладные и платежки;

• получать регулярную аналитику из структурированной информации – в виде таблиц, графиков и диаграмм;

• формировать разнообразные регистры – книги учета, ведомости;

• снизить объем бумажного документооборота;

• наладить быстрый обмен информацией между бухгалтерами и структурными подразделениями организации;

• настроить цифровой формат взаимодействия с госструктурами;

• оперативно реагировать на изменения законодательства;

• исключить ошибки бухгалтерии благодаря снижению влияния человеческого фактора;

• повысить оперативность бухучета и оптимизировать рабочий график бухгалтерии;

• не допустить раздувания штата бухгалтерской службы.

Если хоть одну из них не удалось достичь, надо понять, правильно ли была внедрена автоматизация, совместима ли система с бизнес-процессами компании. Когда настроить процессы все же не получается, это повод подумать о смене программы автоматизации.

Что в бухгалтерии можно автоматизировать

Внедрить информационные технологии можно в любые участки работы бухгалтерии. Рассмотрим каждый подробнее на примере программного решения от компании
1С-WiseAdvice:

1. Бухучет

Это первое, на что стоит обратить внимание. Система автоматизации поможет быстро и грамотно оформлять первичную документацию, оперировать платежками, выписками из банка, ордерами. Вы можете оперативно получить необходимую информацию о денежных средствах, имуществе и обязательствах.

У 1C-WiseAdvice есть запатентованная технология для управления сбором и обработкой первички в режиме реального времени. Благодаря ей вы получаете достоверную картину на этом участке и корректный налоговый учет. Проверки ФНС вам не страшны.

2. Взаимодействие с работниками

Чтобы автоматизировать кадровый учет, необходимо сформировать карточку для каждого сотрудника, настроить учет заработной платы, сформировать электронный табель рабочего времени. Все это значительно упростит процесс расчета отпускных, выплат по больничным листкам и зарплаты. Система все посчитает сама, в том числе налог на доходы физлиц и взносы в фонды, удержит средства по правилам.

Решение от 1C-WiseAdvice поможет эффективно наладить взаиморасчеты с сотрудниками. Оно включает в себя автоматическую проверку заполнения всех полей в 1С: ЗУП (ежемесячный автоматизированный отчет по отклонениям: нехватка количества знаков в номере паспорта, СНИЛС, ИНН; наличие пустых полей), расчет размера доплат по больничным листам, командировкам и рассылку расчетных листков из 1С:ЗУП на e-mail сотрудников с присвоением индивидуальных паролей.

3. Работа с документацией

В программах автоматизации бухгалтерии обычно содержится масса форм и бланков для подготовки документов. Это и договоры, и накладные, и счета-фактуры, и акты. Бухгалтеру стоит только выбрать нужный шаблон и подгрузить необходимые данные. Это можно сделать напрямую из Excel-файла или со скана. Затем нужно проверить, все ли точно разместилось в шаблоне – и дело сделано, можно сохранять и проводить в учетной системе.

Простой учет, зарплата и отчетность в одном месте

Узнать больше

Узнать больше

4. Налоговый учет и отчетность

В автоматизированной бухгалтерии отчеты создаются в несколько кликов на основе данных, которые бухгалтер вносит в систему в рамках ведения бухгалтерского учета. Сверка отчетности также производится автоматически, нужно лишь добавить недостающие данные и перенаправить документ в контролирующие организации с помощью электронного документооборота.

С автоматизированной системой от 1C-WiseAdvice вы получаете:

• автоматическую сверку сумм налогов к уплате в разрезе каждого вида налогов с учетом переплат / недоплат в прошлых периодах (мониторинг отклонений);

• электронный платежный календарь с поэтапным напоминанием сроков сдачи всех видов отчетности и уплаты налогов;

• автоматизированную сверку данных лицевого счета налогоплательщика с данными бухгалтерской отчетности для проверки отсутствия задолженностей перед бюджетом.

5. ЭДО

Это дополнительная возможность облегчит труд бухгалтерии. С помощью электронного документооборота можно хранить, подписывать и пересылать документы в электронном формате. Это избавляет сотрудников от необходимости обходить всех подписантов с документом, сокращает время его согласования и исключает возможность потери.

С 1C-WiseAdvice вы можете полностью отказаться от первички. Подписывать документы можно даже из электронной почты. Они автоматически попадают в 1С, где создается проформа и подкрепляется скан. Так легко понять, на каком основании осуществлена проводка.

6. Работа с контрагентами

Чтобы не нарваться на блокировку счетов и вопросы налоговой, можно воспользоваться возможностями автоматизированной бухгалтерии по проверке контрагентов. Она запрашивает данные из ЕГРЮЛ и ЕГРИП и предупреждает, если есть риски.

С решениями от 1C-WiseAdvice вы получите подробный отчет о финансовом положении контрагента. Информация формируется по ИНН юридического лица на базе данных платного сервиса Контур.Фокус.

7. Взаимодействие с банковскими организациями

Автоматизированная бухгалтерия интегрируется с банковской программой. Несколько раз в день в систему поступают выписки от банка, и информация обновляется. Платежки можно напрямую посылать в банк с помощью ЭДО, и там их нужно только подписать.

С помощью автоматизации на участке «Клиент-банк» от 1C-WiseAdvice производится автоматическое разнесение выписок из банка в 1С согласно преднастройкам шаблона платежей.

Инструкция по автоматизации бухгалтерского учета

Чтобы наладить автоматизированный бухучет, необходимо пройти несколько этапов:

1. Определите потребности

На этом этапе надо решить, для чего нужна автоматизация – какие задачи стоят перед бухгалтерией? Для этого предстоит изучить процессы в бухгалтерии и проанализировать документооборот. Так вы поймете, какие структурные подразделения должны быть подключены к общей базе. Нужно ли вам облачное решение (дает возможность работать в системе удаленно), или достаточно коробочного (локального).

Специалисты компании 1C-WiseAdvice помогают клиентам определиться с потребностями. Для этого проводится аудит эффективности бухгалтерской службы. По его результатам подбирается идеальный набор решений для автоматизации бухучета.

2. Сформулируйте задание

Необходимо сформулировать четкие задачи по автоматизации бухгалтерии и назначить ответственных за внедрение информационной системы. Ключевое здесь – определиться, какие технические средства и программы вам подходят.

3. Организуйте обучение персонала

Любое нововведение в бизнес-процессах требует разъяснения особенностей работы – сотрудников нужно научить пользоваться автоматизированной системой. Если кто-то не сможет перейти на новый формат, это будет тормозить все процессы.

Чтобы избежать трудностей, можно назначить сотрудников, которые станут контролировать переход коллег на новую систему работы. Еще лучше, если разработчики внедряемой информационной системы проведут обучение для персонала.

4. Протестируйте работу новой системы

Обозначьте сроки тестового периода. За это время сотрудники должны попробовать в действии весь функционал программы автоматизации. При этом они должны сообщать о недостатках. После этого совместно с компанией-разработчиком доработайте систему, если это возможно. 1C-WiseAdvice не бросает своих клиентов и всегда помогает преодолеть трудности на старте внедрения.

Как только вы приведете систему автоматизации бухгалтерии в порядок, можно полноценно запускать ее в работу.

С какими ошибками легко столкнуться в ходе автоматизации бухгалтерии

Переход к автоматизированной системе может не привести к результату или даже стать причиной убытков.

Это случается, когда на самом старте внедрения допускают ошибки:

• завышенные требования – желание перевести в цифру каждый процесс может запутать и усложнить работу, а не облегчить ее;

• если вы будете часто менять правила отчетности и налогообложения, программа потеряет совместимость с процессами, поэтому нужно заранее выбирать наиболее гибкий вариант системы;

• недостаточная квалификация персонала приведет к срыву внедрения, постарайтесь провести обучение и донести до каждого сотрудника важность нововведений;

• неправильный и непоследовательный перенос в новую систему данных за прошлые периоды – чтобы не переделывать все снова, сразу делайте все по инструкции разработчиков;

• отсутствие своевременного обслуживания программы – до приобретения системы убедитесь в возможности регулярной поддержки;

• формальное внедрение автоматизированной системы, когда сотрудники продолжают работать на бумаге, а потом просто заводят документы в программу – пресекайте такой подход на корню, помогайте персоналу адаптироваться.

Как автоматизация бухгалтерии приводит к экономии финансовых средств: кейс

Рассмотрим простой пример.

В компании по производству походных палаток бухгалтерия состояла из одного работника. Пока предприятие продавало только один вид товара, с объемом сотрудник справлялся.

Все изменилось, когда на рынке появился галопирующий спрос на спальные мешки, военные палатки и сумки. Руководители решили экстренно расширять линейку.

Не готовым к изменениям оказался только бухгалтер: он не успевал вручную обрабатывать первичную документацию, из-за большой загрузки в расчетах с контрагентами и персоналом стал допускать ошибки. В итоге попросил нанять еще двух сотрудников.

Руководитель компании выяснил, что на двух дополнительных работников с зарплатой в 50 тысяч рублей придется тратить больше миллиона рублей в год. А если посчитать закупку компьютерной техники, программного обеспечения, обустройство офиса мебелью – расходы будут еще больше.

Поэтому предприниматель решил сделать по-другому – максимально автоматизировал процессы в бухгалтерском учете. Начать решили с первичной документации, внедрили ЭДО. Это оказалось в несколько раз дешевле, эффективнее и надежнее, чем найм новых сотрудников.

Почему стоит выбрать 1C-WiseAdvice

Автоматизация бухгалтерского учета от 1C-WiseAdvice – это универсальное решение для оптимизации бизнес-процессов в любом бизнесе – от малого бизнеса с небольшим количеством процессов до крупных компаний с миллиардными оборотами.

Малые, средние и крупные компании в любой сфере могут внедрить у себя систему, которая выведет бухгалтерию на новый уровень. Среди преимуществ 1C-WiseAdvice:

• быстрый переход компании на работу по стандартам;

• перевод в электронный формат документооборота;

• снижение риска ошибок и издержек на их исправление;

• быстрый анализ финансовых документов и статистики;

• контроль работы бухгалтерской службы в реальном времени.

Кроме того, с 1C-WiseAdvice можно автоматизировать любой участок бухгалтерии:

С 1C-WiseAdvice вы сможете полностью отказаться от бумажной первички, подписывать документы в личном кабинете или через электронную почту.

Автоматизация на участке «Клиент-банк» поможет регулярно получать выписки из банков и работать с актуальной информацией, отправлять исходящие платежные поручения в банки при помощи ЭДО.

Автоматизация на участках «Расчет зарплаты» и «Налоговый учет» позволит выстроить качественные взаиморасчеты с сотрудниками компании и с госорганами.

Выбирайте надежных поставщиков программ. Сотни российский компаний оценили работу бухгалтерии, которая выстроена с помощью автоматизированных решений 1С-WiseAdvice.

Екатерина Ампар

Руководитель проектов аутсорсинга бухгалтерского и налогового учета

Задать вопрос эксперту

Задать вопрос эксперту

На правах рекламы © 2024 «1С-WiseAdvice», «Гарант.ру»