Главное о кадровом ЭДО

Общее о КЭДО

С приходом пандемии почти все компании в стране перешли на удалённую работу, а кадровые процессы – в цифру. С 2017 года Минтруд проводил эксперимент по внедрению кадрового электронного документооборота. После нескольких вариаций эксперимента в январе 2020 года были введены электронные трудовые книжки. Вторая большая часть эксперимента Минтруда завершилась введением в 2021 году полноценного кадрового электронного делопроизводства без бумажного дублирования.

Это изменение в законе уже повлияло на бизнес, сделав кадровый процесс проще, а работу с документами более прозрачной и эффективной.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) согласно статьям 22.1-22.3 Трудового Кодекса — это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Переход на КЭДО не является обязательным, компаниям разрешено вести дублирующую бумажную бухгалтерию, хотя множество отчётов ФНС принимает уже в электронном формате. Когда КЭДО станет обязательно спрогнозировать сложно, но рекомендуем готовится заранее.

Переход на КЭДО

Как подготовиться и на что стоит обратить внимание, если ваша компания переходит на электронный кадровый документооборот уже сейчас:

• выбор провайдера электронных подписей;

• подготовка перечня документов, которые перейдут в электронный вид;

• настройка подписи, маршрутов согласования и передачи документов через 1С:ЗУП;

• обучение линейного и кадрового персонала.

Какие документы переводят в электронный формат

В цифру можно переводить почти весь кадровый документооборот, но сохраняется список документов, требующий обязательной бумажной версии и реальной подписи сотрудника. К документам, которые не переводятся в КЭДО в последней редакции ТК РФ относятся:

• приказ об увольнении сотрудника;

• акты о несчастных случаях на производстве;

• регистрация прохождения инструктажа по охране труда.

Под закон о кадровом документообороте не попадают трудовые книжки, потому что с 2021 года их электронное использование регламентируется статьей 66-66.1 ТК РФ.

Все остальные кадровые документы и ЛНА можно создавать, подписывать, использовать и хранить только в электронном формате.

До начала работы с сотрудниками в КЭДО необходимо получить от них письменное согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота. В противном случае, выпуск электронной подписи, коммуникация с сотрудником через электронную систему является не официальной.

Перевод на КЭДО конкретных процессов

Проект перехода на КЭДО можно разделить на 8 основных этапов. На любом из них может возникнуть проблема нехватки ресурсов компании, поэтому в первую очередь необходимо определить следующее:

• Хотите ли вы разместить КЭДО у себя на серверах или вам достаточно cloud-версии

• Если вы хотите запустить продукт On-premise, то справится ли с этой задачей ваша команда IT-специалистов, или нужна помощь разработчика

• Требуется ли кастомная доработка форм заявок и разработка нетиповых кадровых сценариев.

Этапы внедрения КЭДО:

1. Составление структуры компании, сбор всех локально-нормативных актов и реальный опыт кадровых сотрудников — этот этап направлен на составление технологического плана перехода на электронный документооборот.

2. Формирование карты кадровых процессов — описание всех кадровых сценариев компании:

   • подписание трудового договора с помощью эцп;

   • отправление заявления на отпуск или отгул в КЭДО с согласованием руководителя в пару кликов;

   • уведомление о больничном и синхронизация с мгновенным получением сканов больничного;

   • заявление на смену паспортных данных, и пр. кадровые сценарии.

3. Разработка локальных актов для внедрения кадрового электронного делопроизводства на предприятие — для уведомления сотрудников, сбора разрешений и приказ о переходе на КЭДО.

4. Развертывание инфраструктуры на предприятии — подключение IT-решений к базе 1С, настройка центра сертификации, подключение и настройка интерфейса.

5. Ввод всех кадровых сценариев в 1С.

6. Тестирование сценариев и ошибок на группе сотрудников, исправление и доработки.

7. Разработка пользовательской документации для обучения.

8. Обучение и присоединение всех сотрудников к системе:

   • загрузка списка сотрудников с электронной почтой;

   • выдача логинов и паролей;

   • выпуск ЭЦП.

В какой момент происходит инструктаж сотрудников по использованию КЭДО?

По опыту мы рекомендуем проводить предварительный инструктаж сотрудников, чтобы заранее познакомить с интерфейсом, и рассказать о преимуществах нового способа взаимодействия с отделом кадров.

После двух недель использования, когда у сотрудников накопится опыт самообслуживания и взаимодействия с кадрами через решение, может понадобиться второй инструктаж, что ответить на возникшие вопросы и получить обратную связь.

Протестировать КЭДО самостоятельно

Получить Демо-версию

Получить Демо-версию

Документы, необходимые для перехода

Компания разрабатывает специальный локально-нормативный акт для внедрения КЭДО. В этот ЛНА входит информация:

• список кадровых процессов, связанных с ними документов, которые переводятся в электронный формат;

• категории сотрудников, которым необходимо подключиться к КЭДО;

• указание системы учёта кадровых документов, в которой будет осуществляться КЭДО;

• дата полного перехода на КЭДО на предприятии.

Права и обязанности работников и работодателей в области КЭДО регулируются Федеральным законом №377-ФЗ, который дополнил Трудовой кодекс РФ статьями 22.1 - 22.3.

Перед тем, как запустить процесс электронного кадрового делопроизводства, необходимо уведомить сотрудников о введении КЭДО на предприятии под роспись, а также собрать разрешения на обработку персональных данных.

Сотрудник имеет право отказаться от перевода в электронный формат, и для взаимодействия с ним придется сохранить бумажное делопроизводство.

Отказ от КЭДО не является основанием для увольнения и отказа в приеме на работу.

Для вновь принимаемых сотрудников без трудового стажа, если они устраиваются на работу впервые, согласие о переводе на электронный документооборот не требуется.

Сотрудник, который подключился к электронному делопроизводству, также вправе запросить направить подписанные электронные документы в кабинет Госуслуг.

Выпуск и использование электронной цифровой подписи (ЭЦП)

В кадровом ЭДО работодатель может использовать УКЭП и УНЭП.

Работник может использовать любую ЭП. Но ПЭП - только по дополнительному соглашению, которое будет определять требования к конфиденциальности.

Трудовой кодекс регламентирует, что выпуск платных усиленных квалифицированных подписей для сотрудника оплачивает работодатель. Для этого он должен заключить договор с сертифицирующим центром. Но если у сотрудника уже есть своя УКЭП, он может использовать её.

Резюме, как оно выглядит на практике и какие плюсы/минусы

На практике при внедрении КЭДО сложности возникают когда в кадрах есть нетиповые сценарии или консервативный персонал. Но, всё решаемо. В рамках эксперимента 2020 - 2021 годов КЭДО показал себя отличным технологическим решением, которое значительно упрощает жизнь не только кадрового персонала и административной команды, но и рядового сотрудника.

Как справляться с нестандартными ситуациями в КЭДО?

• провести ревизию нестандартного технологического процесса;

• раздробить процесс на этапы;

• составить карту маршрутов согласований в 1С;

• протестировать решение на небольшой группе сотрудников;

• прописать документацию по алгоритму действией и составить ЛНА для ознакомления всех сотрудников с новым принципом работы участка.

Плюсы и минусы КЭДО

Что делать если сотрудники не хотят переходить на КЭДО?

Однозначного ответа нет. Следует выяснить реальные причины нежелания сотрудников: какие страхи их останавливают, какие трудности возникают, знают ли сотрудники о работе с электронным документооборотом вообще.

Часто первый страх связан с непониманием принципа действия, и простым решением становится подробная демонстрация работы решения для КЭДО.

Если же нежелание исходит из принципиальной позиции работника, и не связано с технологическим процессом, тогда Трудовой Кодекс рекомендует работодателю оставаться с этим сотрудником в бумажном делопроизводстве.

Оправдывают ли себя расходы на закупку сервиса или решения для кадрового электронного документооборота?

Работа по внедрению КЭДО — это инвестиции. С развитием цифрового документооборота государство вводит больше законодательных инициатив, и в ближайшем будущем можно ожидать единой электронной инфраструктуры.

Кроме того, работа в цифре - это часть стратегии компаний по формированию HR-бренда компании на рынке труда:

• брендирование инфраструктуры - повышение узнаваемости и лояльности компании во внутренней среде;

• онлайн-трудоустройство - первое впечатление о компании, как о технологичном и современном работодателе, а также возможность быстрого найма квалифицированных сотрудников независимо от их места жительства;

• автоматизация и самообслуживание по кадровым вопросам - экономия времени и трудозатрат на оформление и обмен значимыми документами.

1С-Wiseadvice - прогрессивная компания, предоставляющая технологичный аутсорсинг учетных функций. 18 лет мы работаем в отрасли и имеем большой опыт комплексной автоматизации КДП.

Следствием нашего опыта стала разработка собственного решения, в которое мы собрали все свои знания и лучшие практики - WA EmplDocs.

Познакомьтесь с EmplDocs

EmplDocs – это не только решение для кадрового электронного документооборота, но и полная автоматизация кадровых процессов: от оформления простых справок и согласования отпусков до онлайн-трудоустройства и массового подписания ЛНА.

EmplDocs это:

• КЭДО: поддерживает любые сценарии электронного подписания документов: УКЭП, УНЭП, Госключ, Работа в России и пр.

• Актуальность: работает внутри 1С, все изменения в учетной системе моментально отражаются в личном кабинете сотрудника.

• Безопасность: персональные данные сотрудников хранятся только на локальных серверах и никуда не передаются – вы ничем не рискуете.

• Кастомизация: любые формы заявок и маршруты согласования, гибкие настройки интерфейса, брендирование, мультиязычность.

• Быстрый старт: пакет необходимых ЛНА, преднастроенные заявки и маршруты согласований – мы подготовили все, чтобы вы могли сразу приступить к работе.

Готовы к трансформации кадровых процессов вашей компании?

Да, хочу посмотреть демо

Да, хочу посмотреть демо

На правах рекламы © 2024 «1С-WiseAdvice», «Гарант.ру»