Кадровый аудит в организации: виды, методика, ошибки при проведении и результаты

Для того чтобы уверенно управлять бизнесом, руководству важно базироваться на актуальной и проверенной информации, в том числе кадровой документации. Это подразумевает необходимость систематического сбора и обновления данных во всех направлениях деятельности, включая проведение проверок или аудита.

Аудит в финансовом, налоговом и бухгалтерском контексте уже давно является неотъемлемой частью корпоративного управления. Но с развитием современных бизнес-трендов его роль расширилась, охватывая все больше аспектов бизнеса, включая управление персоналом.

Аудит в области кадрового учета в организации только начинает активно интегрироваться в практику российских компаний, но идёт семимильными шагами и всё больше руководителей понимают его значимость.

В статье разберём, что такое кадровый аудит, как он влияет на управление персоналом и как работает.

Что такое кадровый аудит

Кадровый аудит — это независимая проверка кадровой документации и работы кадровой службы. Основной целью кадрового аудита является выявление потенциальных рисков в вопросах трудовой деятельности организации.

Мотивом для проведения аудита могут послужить абсолютно разные ситуации. Это могут быть оказаться и требования, закрепленные в локальных нормативных актах организации, и желание работодателя проверить работу своих специалистов, и обязательное условие банка при выдаче кредита, и ответственное отношение специалистов к своей работе, и многое-многое другое.

Одной из самых печальных оказывается ситуация, когда аудит вызван результатами неудовлетворительной оценки проверяющих государственных органов. А одной из самых распространенных – это аудит в организациях, в которых закреплена законом обязательность их проведения (например, кредитные организации). Таким образом, можно выделить обязательный аудит (установленный законодательством и может проводиться только независимыми аудиторскими организациями) и инициативный аудит (проводится по желанию организации).

Возможные причины для кадрового аудита

Когда компании следует уделить внимание анализу кадрового обеспечения через аудит кадрового учета? Хотя проверку можно осуществить в любое время, особенно актуально это становится в следующих ситуациях:

• при переходе к новому руководству;

• когда учет кадров, подбор персонала и управление персоналом переходит под контроль неспециалиста в данной области (возможно, бухгалтера или административного сотрудника);

• уход главы кадровой службы;

• готовность к внешней проверке со стороны надзорных органов;

• создание комплекта кадровых материалов для архивации;

• обновления в законодательстве по вопросам найма и увольнения сотрудников;

• неожиданные колоссальные изменения в штате, такие как массовые увольнения и другие.

Виды кадрового аудита

Аудит кадровых процессов в организации может быть классифицирован различными способами, но вот несколько основных видов и их краткое описание. Для удобства, разделили их по группам.

В зависимости от времени реализации и задач кадрового аудита можно выделить:

• плановый аудит – осуществляется в соответствии с заранее установленным графиком;

• внеплановый (оперативный) аудит – инициируется специальным распоряжением и проводится в кратчайшие сроки;

• периодический аудит – осуществляется на постоянной основе;

• первичный аудит – не имеет регулярной основы проведения.

В зависимости от потребностей организации аудит:

• полный аудит кадрового производства (комплексная проверка всего направления кадрового аудита);

• локализованный (исследование конкретного элемента).

При этом для анализа применяется сплошная и/или частичная выборка. При сплошной исследуются 100% значимых элементов, а при частичной – некоторая часть однотипных.

Документально оформленное экспертное заключение по результатам аудита показывает отношение специалистов к данной работе, прозрачность действий и подтверждает, что организация несет ответственность за проведенную работу. Заключение содержит:

• общие сведения (информацию о периоде и месте проведения проверки);

• перечень проанализированной кадровой документации в организации;

• ссылки на нормативную документацию;

• описание текущего состояния дел на момент проверки;

• список выявленных ошибок, нарушений, неточностей и рекомендации по их устранению.

Как часто в организации проводить кадровый аудит и почему

Такую деятельность можно осуществлять в любой момент, когда возникнет необходимость оценить качество кадрового учета. Как правило, регулярность таких проверок зависит от различных факторов. На частоту аудита влияют следующие факторы:

• сфера деятельности компании;

• число работников;

• методика расчета заработной платы;

• режим работы и так далее.

Хотя разовые «экстренные» или «поверхностные» анализы, выполненные вашими сотрудниками, могут временно уменьшить размеры штрафов, они не решат проблемы качества кадрового учета в целом. Тем более штатные сотрудники организации имеют личную заинтересованность в определенных результатах аудита, повышается риск возникновения конфликта интересов и при последующей проверке сложности могут возникнуть снова.

В конечном итоге, задача любой проверки убедиться в фактическом выполнении требований трудового законодательства и правильности кадрового документооборота, а не только в корректности оформления кадровой документации. Таким образом, для сохранения кадрового благополучия крайне важно хотя бы раз в полгода привлекать к аудиту внешних специалистов.

Цели проведения кадрового аудита

Проверка кадровой документации проводится с целью:

• удостоверения наличия всех требуемых документов;

• изучения соответствия документов требованиям законов РФ по кадровой деятельности.

Целью проведения кадрового аудита является оценка и снижение потенциальных рисков в области трудовых отношений и защита репутации организации, а также предотвращение возможных претензий со стороны инспекции труда и надзорных органов.

Какие работы проводятся в рамках кадрового аудита

Кадровые операции просматриваются через призму стратегических целей предприятия. Рассматриваются следующие аспекты:

• кадровое планирование – оценка соответствия имеющегося персонала текущим и будущим потребностям компании;

• процедуры найма и отбора – анализ источников поиска кандидатов, требований к претендентам и методов их трудоустройства;

• адаптация новых сотрудников – измерение эффективности существующего подхода и потенциальных путей его оптимизации;

• обучение и аттестация – оценка существующих обучающих программ и их практическое применение;

• система стимулирования – анализ текущих механизмов мотивации и их воздействия на производительность;

• организационная культура и психосоциальная среда – оценка корпоративных ценностей и их влияния на кадровые процедуры, а также разработка программ улучшения внутреннего климата;

• кадровые подразделения исследуются с точки зрения их соответствия текущим бизнес-задачам. Под лупой находятся отделы, ответственные за рекрутинг, обучение, карьерное развитие и другие аспекты управления персоналом.

Сам персонал рассматривается с точки зрения численности, занятости должностей, оборота кадров, наличия и эффективности использования кадрового резерва, а также профессиональных качеств и квалификации сотрудников.

Этапы проведения кадрового аудита компании

Приказ о проведении кадрового аудита

Этот этап включает в себя подготовку и выпуск соответствующего приказа руководства организации о проведении кадрового аудита в отделе. Этот документ устанавливает цели, задачи, сроки и ответственных за проведение аудита.

Анализ уставных документов

На этом этапе аудиторы изучают основные кадровые документы организации, такие как устав, чтобы понять её основные функции, цели и принципы управления персоналом.

Проверка наличия обязательных нормативных актов

Здесь аудиторы проверяют, соответствует ли аудит кадровой работы и методы управления персоналом действующему законодательству, есть ли все необходимые кадровые документы, регламентирующие работу с кадрами.

Анализ расписания и структуры компании

Аудиторы изучают организационную структуру, должностные инструкции, штатное расписание, чтобы понять, насколько они соответствуют реальным потребностям и задачам компании.

Проверка трудовых книжек

На этом этапе проводится анализ трудовых книжек сотрудников на предмет их соответствия законодательству, правильности оформления и актуальности информации.

Результаты проверки

По завершении кадрового аудита составляется отчет, который включает в себя все выявленные проблемы, рекомендации по их устранению, а также общие выводы о состоянии кадровой работы в организации.

Эти этапы служат основой для проведения кадрового аудита, однако каждая компания может вносить свои коррективы в зависимости от своих специфических потребностей и условий деятельности.

Ошибки, допускаемые при проведении кадрового аудита

• Неполное рассмотрение материалов (отсутствует просмотр всех кадровых документов и их соответствие фактической картине).

• Недостаточный профессионализм аудиторов. Это может стать причиной упущения нарушений.

• Отсутствие полного или точного документирования результатов анализа. Из-за этого не все найденные проблемы будут устранены в дальнейшем.

• После проведения аудита заказчик и его команда не получили полного понимания серьезности проблем и потенциальных рисков, а также отсутствует документированный план по устранению проблем и рекомендации специалистов.

По окончании проведенного детального анализа клиенту было выдано заключение по результатам проведённой экспертизы. В ходе аудита выявили ряд нарушений в подаче отчетности, отсутствие необходимых кадровых документов в личных делах (среди которых были и дополнительные соглашения к трудовым договорам), отсутствие необходимых записей в трудовых книжках и их неверное оформление, также несоответствие содержания бумажных документов с данными 1С:ЗУП, что и привело к массовым ошибкам в направленной клиентом отчётности СЗВ-ТД, штрафам и жалобе сотрудника.

При выполнении аудита 1С-WiseAdvice предоставляет детализированный отчет, в котором подробно описаны все этапы аудита, текущее состояние ведения кадрового учета, нарушения и неточности, способы их решения и потенциальные последствия бездействия.

Законодательство: самые частые штрафы от трудовых инспекторов

Как такового условного «закона о кадровом аудите» не существует, и работа по нему ведется, основываясь в целом на Трудовом законодательстве РФ.

Для удобства мы собрали самые частые штрафы от трудовых инспекторов и статьи, на которых они основываются.

Что компании дает кадровый аудит

Анализируя особенности кадровой документации и детали, на которые она указывает, эксперт может определить:

• насколько успешно реализуется аудит отдела кадров компании;

• корректность соблюдения правовых норм и стандартов;

• оперативность и результативность действий кадровой службы;

• наличие потенциальных точек для оптимизации процессов кадрового учета и взаимодействия с сотрудниками;

• проблемные области и способы их коррекции.

Важным фактором при проведении аудита является независимость эксперта, поэтому лучшим решением будет обратиться к аутсорсинговой компании.

Куда обратиться за услугами

Если вы пришли к решению о необходимости проведения аудита кадровой документации вашей компании, то следующим шагом становится выбор подходящей организации, которая способствует оценке правильности документационных процессов с учетом действующего законодательства. В большинстве случаев данный вид проверки доверяют специализированным консалтинговым фирмам.

Методика кадрового аудита

• Оценка
  системы подготовки, регистрации и хранения бумаг; проверка наличия необходимой документации и её правильное оформление с учётом законодательства.

• Выявление
  уровня профессиональной компетенции с сотрудников; определение оптимальности функционирования и выявление возможных резервов для повышения эффективности управления персоналом.

• Консультация
  по смежным областям, связанным с кадрами, такими как заработная плата и налоговые риски, при вашем желании.

• Гарантии
  полноты и достоверности аудиторского вывода в соответствии с федеральными стандартами и требованиями трудового законодательства.

Уже 18 лет 1С-WiseAdvice помогает компаниям с профессиональной оценкой качества кадрового учета. Мы входим в ТОП-3 рейтинга бухгалтерских компаний RAEX и помогли более 1000 клиентов. Наша команда помогает привести кадровый учет в должное состояние через аудит, поскольку мы нацелены на результат с максимальной заботой и индивидуальным подходом к каждому.

Доверьте расчет зарплаты надежному партнеру

Узнать больше

Узнать больше

На правах рекламы © 2024 «1С-WiseAdvice», «Гарант.ру»