В связи с развитием электронного документооборота как оформить переход с выдачи расчетного листка сотрудникам на бумажном носителе на электронный формат?

В связи с развитием электронного документооборота как оформить переход с выдачи расчетного листка сотрудникам на бумажном носителе на электронный формат? Планируется организовать рассылку расчетных листков на индивидуальную почту сотрудников.

В соответствии со ст. 136 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Появление в трудовом законодательстве норм об электронном документообороте (статьи 22.1-22.3 ТК РФ) не предусматривает автоматического перехода на электронный документооборот. По смыслу ТК РФ документы, в отношении которых трудовое законодательство устанавливает необходимость соблюдения их письменной формы, в том числе и расчетный листок, по умолчанию должны оформляться на бумажном носителе. Возможность ознакомления с документом исключительно в электронном виде теперь имеется только при условии введения электронного документооборота (далее - электронный документооборот, ЭДО)*(1) или в рамках взаимодействия с дистанционными работниками (ст. 312.3 ТК РФ)*(2).

Так, согласно части первой ст. 22.2 ТК РФ право принятия решения о введении ЭДО принадлежит работодателю. Электронный документооборот вводится работодателем на основании локального нормативного акта. Такой документ должен приниматься с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии) в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ (часть вторая ст. 22.2 ТК РФ). Закон предусматривает необходимость включения в указанный ЛНА следующих элементов:

- сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять ЭДО;

- порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);

- перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭДО;

- срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО, а также сведения о дате введения ЭДО, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления.

Отдельно в законе оговорена необходимость утверждения работодателем порядка осуществления ЭДО - также с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (часть третья ст. 22.2 ТК РФ). Обязательных требований к его содержанию в законе не установлено, однако отмечено, что он может предусматривать:

- сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;

- порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством ЭДО (при необходимости);

- исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, в отношении которых ведется ЭДО;

- процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости)*(3).

Утвердив порядок перехода на кадровый электронный документооборот (далее - КЭДО или ЭКДО) и, собственно, сам порядок осуществления КЭДО, работодатель должен будет уведомить своих работников и получить их согласие на переход к составлению кадровых документов в электронной форме.

Срок и конкретный порядок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством кадрового ЭДО устанавливаются в локальном акте работодателя, определяющем порядок перехода к КЭДО. Единственное ограничение - дата перехода на КЭДО не может устанавливаться ранее даты уведомления работников. Что касается соискателей, трудоустраивающихся к работодателю, то их также необходимо уведомлять о том, что в компании применяется КЭДО.

Уведомив работников о переходе на КЭДО, работодатель должен будет получить их письменное согласие на такой переход. Отсутствие письменного согласия работника признается его отказом оформления кадровых документов в электронной форме. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.

Отсутствие согласия работника или соискателя, принимаемого на работу, на переход к КЭДО не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения работника. Не может служить таким основанием и отсутствие у работника/соискателя электронной подписи.

Если работники откажутся от перехода к кадровому ЭДО, то это не лишит их возможности получать документы, связанные с работой, которые ведутся в электронной форме. Работодатель обязан безвозмездно и по первому требованию предоставлять таким работникам все необходимые и надлежащим образом заверенные кадровые документы на бумажном носителе (ч. 9 ст. 22.2 ТК РФ).

Отметим, что выбирать вид информационной системы, которая будет использоваться работодателем в целях составления, формирования, подписания и хранения кадровых документов в электронной форме, работодатель вправе самостоятельно. В указанных целях он может использовать (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ):

- цифровую платформу "Работа в России";

- любую другую информационную систему, применяемую работодателем в целях осуществления кадрового ЭДО.

Все расходы на эксплуатацию соответствующей информационной системы, а также на создание, использование и хранение электронных документов берет на себя работодатель. Пользование системой КЭДО работниками осуществляется на безвозмездной основе.

Чтобы иметь возможность подписывать электронные кадровые документы, у работников, перешедших на КЭДО, должна быть в наличии соответствующая электронная подпись - усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная или простая электронная.

При этом конкретный вид подписи зависит от вида подписываемого документа. Так, при подписании некоторых документов работники могут использовать исключительно усиленную электронную подпись - как квалифицированную, так и неквалифицированную (ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ). Другие кадровые документы работниками могут подписываться в том числе простой электронной подписью*(4).

По заявлению работника работодатель обеспечивает доступ работника к документам, подписанным простой электронной подписью работника в информационной системе работодателя. Это осуществляется путем направления электронного документа в личный кабинет работника на едином портале госуслуг. Все расходы на получение и использование работниками электронной подписи несут исключительно сами работодатели. Причем работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись (ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:

- Вопрос: Что необходимо предпринять работодателю для выдачи расчетных листков работникам в электронном виде? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2025 г.);

- Примерная форма положения об электронном документообороте в организации (подготовлено экспертами компании "Гарант");

- Энциклопедия решений. Порядок принятия локальных нормативных актов и ознакомления с ними работников;

- Энциклопедия решений. Взаимодействие с работодателем посредством электронного кадрового документооборота;

- Энциклопедия решений. Электронный документооборот в трудовых отношениях;

- Энциклопедия решений. Электронные документы в электронном кадровом документообороте.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллер Оксана

Ответ прошел контроль качества

22 мая 2025 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Вместе с тем иногда можно встретить и иное мнение. Так, в некоторых своих консультациях специалисты Роструда утверждают, что работодатель вправе предусмотреть предоставление работникам расчетного листка в электронном виде, даже если в организации не введен ЭКДО, хотя статья 136 ТК РФ предусматривает, что данный документ должен оформляться в письменном виде. Однако, например, Минтруд России в письме от 20.01.2023 N 14-6/ООГ-296 подтверждает, что извещение работника о составных частях заработной платы в электронном виде не будет соответствовать требованиям трудового законодательства, если работодатель не ведет ЭКДО по правилам статей 22.1-22-3 ТК РФ. Такая точка зрения также представлена в ответах специалистов Роструда на портале "Онлайнинспекция.РФ".

*(2) Между тем специалисты Роструда продолжают придерживаться ранее высказанной позиции и после введения ст. 22.1-22.3 ТК РФ (смотрите ответ 1, ответ 2 с портала "Онлайнинспекция.РФ").

*(3) Смотрите, например:

- Примерная форма приказа о введении работодателем электронного документооборота (КЭДО).

*(4) Более подробно смотрите материалы:

- Электронный документооборот в трудовых отношениях. - Специально для системы ГАРАНТ, 2021 г.;

- Энциклопедия решений. Применение электронных подписей при взаимодействии работников с работодателем посредством ЭКДО.