Согласно статье 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора работника должен храниться у работодателя. В бюджетном учреждении ведение кадрового делопроизводства и оказание услуг по ведению бухгалтерского учета по договору исполняет МКУ "Централизованная бухгалтерия". Все документы, в том числе трудовые договоры, хранятся в Централизованной бухгалтерии. Можно (или нужно) в трудовом договоре и в правилах внутреннего трудового распорядка прописать, что один экземпляр трудового договора хранится в МКУ "Централизованная бухгалтерия"?

Требования к форме и порядку хранения трудового договора содержатся в ст. 67 Трудового кодекса. Трудовой договор должен быть заключен в письменной форме и составлен в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются сторонами: работодателем и работником. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре, хранящемся у работодателя*(1).

Трудовые договоры (служебные контракты) относятся к документам по личному составу (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ), п. 1.1 Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД, 2018 г.)). В свою очередь, обязанность организаций обеспечивать сохранность кадровых документов, правила и сроки их хранения установлены ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ, согласно которой организации и индивидуальные предприниматели должны обеспечивать сохранность всех этих документов (как поступивших к ним, так и созданных ими в процессе деятельности) в течение законодательно установленных сроков их хранения.

Кроме того, обязанность организаций хранить документы закреплена в законах об акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью (ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах").

Однако несмотря на то, что Федеральный закон от 12.01.1996 N 7-ФЗ "О некоммерческих организациях" не содержит нормы о том, где надлежит хранить трудовые договоры, полагаем, что их хранение должна осуществлять именно организация-работодатель*(2). Вместе с тем отметим, что МКУ "Централизованная бухгалтерия" - это самостоятельное юридическое лицо, действующее на основании Устава, связанное с указанным в вопросе учреждением договорными обязательствами. Следовательно, МКУ "Централизованная бухгалтерия", по сути, не может являться работодателем, указанным в ст. 67 ТК РФ.

Таким образом, по нашему мнению, в случае указания в трудовом договоре и правилах внутреннего трудового распорядка учреждения в качестве места хранения трудового договора МКУ "Централизованная бухгалтерия", мы не исключаем рисков возникновения претензий со стороны контролирующих органов.

Вместе с тем обращаем внимание, что данный ответ выражает наше экспертное мнение, имеет информационно-разъяснительный характер и не препятствует руководствоваться нормами законодательства РФ в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в приведенном выше ответе.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Евсюкова Валентина 

Ответ прошел контроль качества 

11 апреля 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.  

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Напомним, что за нарушение трудового законодательства предусмотрена ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

*(2) Дополнительно рекомендуем ознакомиться:

• Энциклопедия решений. Хранение, уничтожение и восстановление документов организаций и индивидуальных предпринимателей;
• Энциклопедия решений. Обеспечение сохранности документов.