НДФЛ с перерасхода в командировке

Сотрудник ездил в командировку и предоставил закрывающие документы, в том числе кассовый чек на проживание в гостинице. Чек оформлен ненадлежащим образом. И по положению по оплате командировочных расходов работнику возмещаются расходы на бронирование жилья в размере 6 тыс. рублей. Сотрудник представил чек на сумму 32 тыс. руб., т есть за сутки он оплатил 8 тыс. руб., а по положению - за четверо суток он должен был оплатить 24 тыс. руб.
Если возместить расходы и расходы отразить как непроизводственные расходы (то есть не принимаемые для целей налогообложения), то нужно ли облагать НДФЛ (и с какой суммы)?

Согласно п. 1 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов). При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы не облагаются НДФЛ фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, в частности, по найму жилого помещения (тринадцатый абзац п. 1 ст. 217 НК РФ). Документально подтвержденные расходы на проживание в командировке в целях налогообложения НДФЛ не нормируются. При этом Минфин России указал, что такие расходы не облагаются НДФЛ даже в том случае, если они превысили предельные размеры, установленные локальным правовым актом организации (например Положением о командировках). Для этого необходимо письменное заявление работника с указанием причин перерасхода и решение работодателя о возмещении расходов в полном объеме (смотрите п. 1 письма Минфина России от 04.07.2012 N 03-04-06/6-204). Соответственно, в ситуации своевременного представления авансового отчета с приложением оправдательных документов по состоявшейся командировке (которые организация сочтет достаточными или обратится к оказавшему услуги лицу за дополнительными, его проверки и утверждения, не видим основания считать, что у сотрудника возникнет облагаемый НДФЛ доход (в сумме перерасхода)).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- Энциклопедия решений. Удерживать ли НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм? (май 2025 г.)

- Энциклопедия решений. НДФЛ с возмещения расходов на проживание в командировке (май 2025 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Ольга

Ответ прошел контроль качества

28 мая 2025 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной устной консультации, оказанной в рамках услуги Советы экспертов. Проверки, налоги, право.