Должна ли нетранспортная организация при составлении путевых листов для сотрудников, управляющих служебными транспортными средствами в рамках исполнения ими своих трудовых обязанностей, соблюдать требования порядка, утвержденного приказом Минтранса РФ от 28.09.2022 N 390?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Во избежание претензий со стороны контролирующих органов путевые листы целесообразно оформлять в соответствии с требованиями приказа Минтранса РФ от 28.09.2022 N 390.

Обоснование позиции:

С 01.03.2023 приказом Минтранса РФ от 28.09.2022 N 390 утвержден состав сведений, а также порядок оформления или формирования путевого листа (далее - Порядок).

Согласно п. 10 Порядка путевой лист должен быть оформлен или сформирован собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях*(1).

Вместе с тем в соответствии с Порядком в путевом листе в части сведений о виде перевозки может указываться информация о перевозках для собственных нужд (п. 7 Порядка). При этом под перевозками для собственных нужд подразумевается перемещение лиц, кроме водителя, и (или) материальных объектов автобусами и грузовыми автомобилями без заключения договоров перевозки или фрахтования (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения"). Причем буквально из Порядка не следует, что под перевозкой для собственных нужд в нем понимается только перемещение лиц, кроме водителя, и (или) материальных объектов автобусами и грузовыми автомобилями без заключения договоров перевозки (фрахтования), то есть тот вид деятельности, который именуется перевозкой для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями в п. 9 ч. 2 ст. 3.1 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта".

Исходя из требований о проведении предрейсового (предсменного) контроля технического состояния транспортных средств и предрейсового (или предрейсового и послерейсового) медосмотра водителей, путевые листы обязаны оформлять юридические лица и ИП, к которым применимы данные требования. Проставление отметок о прохождении водителями предрейсовых (в установленных законом случаях - и послерейсовых) медосмотров, а также о проведении предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС в иных документах, помимо путевого листа, законодательство не предусматривает (постановление Шестого КСОЮ от 26.02.2021 по делу N 16-420/2021; Энциклопедия решений. Путевой лист: кому и зачем нужен; Вопрос: Осуществление обязательного медицинского осмотра, предрейсового и послерейсового медицинского осмотра работника (не водитель), которому передан в пользование служебный легковой автомобиль, а также предрейсового контроля технического состояния указанного транспортного средства (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2021 г.)).

Также путевой лист является документом, подтверждающим обоснованность затрат, которые связаны с эксплуатацией автомобиля (расходы на ремонт, амортизация и т.д.) (письма Минфина России от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406, от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354), и размер расходов налогоплательщика на приобретение горюче-смазочных материалов (письмо УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@). Хотя, помимо путевого листа, суд может учитывать и другие имеющиеся в деле доказательства (постановления АС Уральского округа от 31.07.2020 N Ф09-3748/20, АС Западно-Сибирского округа от 17.12.2019 N Ф04-5799/19).

Согласно письму Минфина России от 23.03.2021 N 03-03-07/20599 для документального подтверждения расходов на приобретение топлива для служебных автомобилей, налогоплательщику необходимо руководствоваться перечнем обязательных реквизитов и порядком заполнения путевых листов, утвержденным приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 N 368 (утратил силу с 01.03.2023) (смотрите также письма Минфина России от 20.11.2020 N 02-07-10/114622, от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406, от 30.11.2012 N 03-03-07/51).

В постановлении Пятого ААС от 20.12.2022 N 05АП-6868/22 по делу N А51-7087/2017 суд указал, что компании, не являющиеся специализированными автотранспортными организациями, эксплуатирующими легковые автомобили, могут применять самостоятельно разработанные формы путевых листов с учетом Порядка заполнения путевых листов, утвержденного приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" (отменен с 01.01.2021) (смотрите также постановления Тринадцатого ААС от 13.02.2023 N 13АП-42801/22 по делу N А56-44852/2022, Пятого ААС от 05.10.2020 N 05АП-4905/20 по делу N А51-31883/2014, от 11.09.2018 N 05АП-3450/18, от 05.06.2019 N 05АП-10183/18).

Но также существует обширная судебная практика о том, что погрешности (несоответствия правилам) при заполнении путевых листов сами по себе не могут привести к непринятию произведенных расходов организацией (Вопрос: Расходы на содержание служебного транспорта при отсутствии в путевом листе отметок о медицинском и техническом осмотрах в целях налогообложения прибыли (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2022 г.)).

В спорах о правомерности признания расходов суды обращают внимание, насколько информация, отраженная в путевом листе, доказывает реальность несения расходов в целях производственной деятельности налогоплательщика.

В постановлении Девятнадцатого ААС от 17.11.2022 N 19АП-3418/20 по делу N А35-7851/2018 был сделан следующий вывод: Довод налогового органа о том, что для включения в расходы сумм, затраченных на приобретение ГСМ, необходимо наличие путевых листов, не основан на законе. Условием для включения понесенных затрат в состав расходов является возможность на основании имеющихся документов сделать однозначный вывод о том, что расходы на приобретение товаров (работ, услуг) фактически осуществлены. Из постановления Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 и других нормативных правовых актов не вытекает обязанность организации, не являющейся автотранспортной, оформлять путевые листы или аналогичные им документы. Действующее законодательство не предусматривает наличия путевых листов в качестве обязательного условия для включения в расходы затрат на покупку ГСМ. Использование указанных автомобилей в производственной повседневной деятельности организации подтверждается путевыми листами, недостатки в оформлении которых не являются, по мнению суда, определяющими.

В постановлении Пятого ААС от 20.12.2022 N 05АП-6868/22 по делу N А51-7087/2017 было отмечено, что путевые листы, в которых отсутствуют сведения о транспортном средстве, его собственнике, маршруте следования и показаниях одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража и при заезде в гараж, не позволяют установить обстоятельства, при которых понесены спорные расходы, и достоверно определить цель поездок.

В постановлении АС Западно-Сибирского округа от 05.03.2022 N Ф04-436/22 по делу N А70-21218/2020 (определение ВС РФ от 20.06.2022 N 304-ЭС22-9958 по делу N А70-21218/2020) суд указал, что представленные Обществом путевые листы, оформленные с нарушением законодательства и не раскрывающие содержание хозяйственной операции, в частности в них отсутствовали данные о маршруте следования транспортных средств (включены только общие формулировки населенных пунктов), ставят под сомнение факт использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Также было отмечено несоответствие переходящих значений остатков топлива в баках при выезде и возвращении, отсутствие времени выезда и возвращения в гараж.

В постановлении Шестого ААС от 16.02.2017 N 06АП-7568/16 суд согласился с налоговой инспекцией в том, что представленные путевые листы не подтверждают экономическую обоснованность расходов на приобретение ГСМ. В путевых листах отсутствовала информация о месте следования автомобиля - не указано место отправления, место назначения, время выезда, возвращения; отсутствовали показания спидометра, остаток горючего при выезде, остаток при возвращении, время выезда из гаража, время возвращения.

Таким образом, несмотря на неформальный подход судов, само наличие судебной практики говорит о том, что любые погрешности при заполнении путевого листа несут риски претензий налоговых органов касательно обоснованности налоговой выгоды (по налогу на прибыль, а также в части вычета НДС).

По нашему мнению, во избежание споров с налоговым органом путевые листы целесообразно оформлять с учетом действующих правил, содержащихся в Порядке.

В данном случае при составлении путевых листов на неделю следует заполнить реквизиты, которые имеют отношение к конкретному рабочему дню сотрудника (Вопрос: На какой период может оформляться путевой лист? Можно ли его оформить на месяц или неделю? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2022 г.)).

Отметим, что такие сведения в путевом листе, как дата и время выпуска транспортного средства на линию и его возвращения, показания одометра при выезде ТС с парковки и его заезде на парковку (подп. 4 и 5 п. 5 Порядка) определяют пробег и время фактического использования транспортного средства. Данные сведения могут иметь определяющее значение при подтверждении производственного характера поездок сотрудников и расходов на топливо.

Также напомним, что налогоплательщик вправе обратиться в Минфин России или в налоговый орган по месту учета организации за письменными разъяснениями по ситуации (подп. 1, 2 п. 1 ст. 21 НК РФ). При возникновении спора наличие персональных письменных разъяснений финансового ведомства или налоговых органов исключает вину лица в совершении налогового правонарушения на основании подп. 3 п. 1 ст. 111 НК РФ.

Ссылка для обращения в налоговый орган: https://www.nalog.gov.ru/rn77/service/obr_fts/other/ul/.

Ссылка для обращения в Минфин России: https://minfin.gov.ru/ru/appeal/?agree_4=1. 

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

• Примерная форма путевого листа легкового автомобиля, разработанная с учетом положений приказа Министерства транспорта РФ от 28 сентября 2022 г. N 390 (применяется с 1 марта 2023 г.) (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ);
• Путевой лист - 2023. Обзор приказа Минтранса России от 28 сентября 2022 г. N 390 (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ, 2023 г.);
• Вопрос: По новому закону компании, которые перевозят, например, свой персонал, руководителей или различные товары и материалы без заключения договоров перевозки, обязаны: соблюдать специальные правила обеспечения безопасности перевозок; назначать ответственного за обеспечение безопасности дорожного движения, при этом он должен пройти аттестацию; обеспечивать соответствие работников профессиональным и квалификационным требованиям; организовывать и проводить предрейсовый или предсменный контроль техсостояния транспортных средств. Каковы возможные претензии налоговых органов в данной ситуации? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2019 г.)
• Расходы в бухгалтерском и налоговом учете (Крутякова Т.Л.) (издание четвертое, перераб. и доп.). - "Издательство АйСи", 2023 г.;
• Изменения в порядке оформления путевых листов с 01.03.2023 (И. Иванова, журнал "Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2023 г.);
• Об учете затрат на содержание служебного транспорта (Е.А. Тарасова, журнал "Налог на прибыль: учет доходов и расходов", N 4, апрель 2022 г.). 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Школина Марина 

Ответ прошел контроль качества 

29 марта 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.  

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Согласно п. 8 ранее действующего приказа Минтранса РФ от 11.09.2020 N 368 (утратил силу с 01.03.2023) путевой лист должен был оформляться на каждое транспортное средство, эксплуатируемое юридическим лицом и (или) индивидуальным предпринимателем.