Возможно ли в рамках исполнения договора гражданско-правового характера вести электронный и бумажный документооборот одновременно? Нужно ли заключать соглашение об электронном документообороте с контрагентом?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Сторонами в соглашении об электронном документообороте может быть предусмотрено предоставление документов в рамках исполнения договора поставки как в электронной, так и в бумажной форме.

В случае использования сторонами договора простой электронной подписи, простое упоминание в договоре поставки об электронном документообороте является недостаточным, с контрагентом нужно заключать отдельное соглашение. 

Обоснование вывода:

Согласно п. 2 ст. 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ) электронный документооборот с применением простой и неквалифицированной электронной подписи может быть организован организациями только при наличии между ними соглашения о порядке обмена электронными документами (смотрите письма ФНС России от 20.02.2018 N ЕД-4-15/3372, N СД-4-3/8904 от 19.05.2016, N ПА-4-6/489 от 17.01.2014). Соглашение должно устанавливать порядок проверки электронной подписи, а также соответствовать требованиям ст. 9 Закона N 63-ФЗ:

• соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи (смотрите письмо ФНС России от 20.02.2018 N ЕД-4-15/3372);
• соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать:

1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;

2) обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность".

С учётом вышеуказанного полагаем, что в случае использования контрагентами простой электронной подписи простое упоминание в договоре поставки об электронном документообороте является недостаточным, с контрагентом нужно заключать отдельное соглашение.

Гражданское законодательство РФ не предусматривает обязательное ведение электронного документооборота между контрагентами и не содержит запрета на дублирование документов, составленных в электронной форме, на бумажных носителях.

Согласно ч. 6 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

В судебной практике встречается вывод о том, что закон не устанавливает каких-либо преимуществ для сторон в случае совершения ими сделки с использованием бумажных носителей или с помощью электронных документов; подобные действия лишь подтверждают соблюдение ими письменной формы сделки, а заключенный вне зависимости от способа составления документа договор правомерно порождает для сторон одни и те же права и обязанности по сделке (постановление Девятого ААС от 22.04.2021 N 09АП-19243/21).

С учетом положений п. 1 ст. 1, ст. 421 ГК РФ о свободе договора, по нашему мнению, соглашением об электронном документообороте может быть предусмотрено предоставление документов в рамках исполнения договора поставки как в электронной, так и в бумажной форме. 

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

• Энциклопедия решений. Заключение гражданско-правового договора в электронной форме;
• Примерная форма соглашения об обмене электронными документами (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ). 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Пилипенко Эльвира 

Ответ прошел контроль качества 

5 сентября 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.