Организация занимается розничной торговлей мебелью, она заключила договор аренды транспортного средства с экипажем для доставки товаров своим клиентам. В соответствии с договором расходы, возникающие в связи с эксплуатацией транспортного средства (расходы на содержание транспортного средства, ГСМ), будет нести арендодатель. Какие документы необходимы для подтверждения расходов в налоговом учете (УСН)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
При заключении договора аренды транспортного средства с экипажем для подтверждения расходов необходимо иметь договор аренды, платежные документы на перечисление арендных платежей, а также документы, подтверждающие факт оказания услуг по управлению транспортным средством (акты оказанных услуг), путевые листы.

Обоснование вывода:
По договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).
Таким образом, фактически плата по договору аренды транспортного средства с экипажем состоит из двух частей, а именно из платы за аренду транспортного средства и платы за услуги по управлению этим транспортным средством.
При применении упрощенной системы налогообложения (УСН) с объектом налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов" расходы определяются в соответствии с порядком, установленным ст. 346.16 НК РФ.
Так, согласно пп.пп. 4, 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении объекта налогообложения налогоплательщик уменьшает полученные доходы, в частности, на такие расходы, как:
- арендные платежи за арендуемое имущество;
- материальные расходы.
А согласно пп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ к материальным расходам относятся, в частности, расходы на приобретение работ и услуг производственного характера, выполняемых сторонними организациями или индивидуальными предпринимателями, а также на выполнение этих работ (оказание услуг) структурными подразделениями налогоплательщика (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Расходы, указанные в п. 1 ст. 346.16 НК РФ, принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). То есть расходами признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Согласно ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. В силу ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Обязательные реквизиты первичных учетных документов перечислены в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Следовательно, первичные документы, самостоятельно разработанные организацией и утвержденные на основание части 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, включающие обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, являются документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (смотрите письмо Минфина России от 05.08.2013 N 03-03-06/1/31261).
Полагаем, что при разработке собственных форм первичных учетных документов налогоплательщикам целесообразнее ориентироваться на унифицированные формы (принять их за образец), так как в данных формах учтены нормы существующего законодательства, а также специфика отдельных отраслей и другое.
Передача транспортного средства от арендодателя к арендатору оформляется актом приемки-передачи автомобиля. В то же время, поскольку наряду с услугами по аренде в рассматриваемой ситуации оказываются и услуги по управлению транспортным средством и его технической эксплуатации, считаем целесообразным оформлять акт оказанных услуг.
Как следует из разъяснений Минфина России (письма от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780 и от 20.01.2009 N 07-02-06/08), для подтверждения расходов арендатора по договору аренды транспортного средства с экипажем необходимо наличие непосредственно договора аренды, платежных документов на перечисление ежемесячных арендных платежей, а также документов, подтверждающих факт оказания услуг по управлению транспортным средством, например акта приема-передачи услуг.
Согласно п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - УАТ) путевой лист представляет собой документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя. Часть 2 ст. 6 УАТ запрещает перевозить грузы без оформления путевого листа на транспортное средство. Заметим, путевые листы не только обосновывают расходы на ГСМ и заработную плату водителя (в рассматриваемом случае, данные расходы несет арендодатель), но и в целом подтверждают экономическую обоснованность и производственную направленность всех затрат, связанных с использованием арендованного автотранспорта (смотрите приложение 7 к письму ФНС России от 21.08.2009 N ШС-22-3/660, письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161).

К сведению:
С 1 января 2013 года обязанность применять в учете унифицированные формы первичных документов упразднена, за исключением форм документов, установленных уполномоченными органами в соответствии и на основании федеральных законов, в частности:
- кассовых и банковских документов, перечисленных в п. 2.1 Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П и п. 2.1, п. 2.4 Положения, утвержденного Банком России от 19.06.2012 N 383-П (смотрите информацию Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012);
- транспортной накладной, обязательной к применению при заключении договора перевозки груза согласно п. 2 ст. 785 ГК РФ, ст. 8 УАТ (наряду с коносаментом или иным документом на груз, предусмотренным соответствующим транспортным уставом или кодексом).

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
- Энциклопедия решений. Аренда транспортного средства с экипажем;
- Энциклопедия решений. Путевой лист.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член МоАП, профессиональный бухгалтер Федорова Лилия

Ответ прошел контроль качества

26 ноября 2013 г.