Можно ли сотруднику по его телефонной просьбе отправить по факсу справку о доходах по форме 2-НДФЛ?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Организация обязана по просьбе сотрудника выдать ему справку о доходах по форме 2-НДФЛ. По просьбе работника такая справка может быть направлена по факсу.

Обоснование вывода:
В соответствии со ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
В то же время необходимо учитывать, что вопросы выдачи работнику справки по форме 2-НДФЛ регулируются нормами налогового, а не трудового законодательства.
Порядок уплаты налога на доходы физических лиц (далее - НДФЛ) регламентирован главой 23 Налогового кодекса РФ. В силу ст. 24 и п. 1 ст. 226 НК РФ организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, указанные в п. 2 ст. 226 НК РФ (в том числе вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей (пп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ)), являются налоговыми агентами и обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить в бюджет сумму налога на доходы физических лиц.
Пунктом 3 ст. 230 НК РФ установлена обязанность налогового агента выдавать физическим лицам по их заявлениям справки о полученных ими доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@. В силу указанной нормы отказ налогового агента в выдаче налогоплательщику справки о доходах по форме 2-НДФЛ неправомерен (письмо УФНС России по г. Москве от 24.02.2011 N 20-14/3/16873).
Следует, однако, отметить, что порядок обращения за указанной справкой, процедура ее выдачи и сроки выдачи ничем не регламентированы. Ответственность за невыдачу справки о доходах по форме 2-НДФЛ налоговым законодательством также не установлена.
Вместе с тем неправомерный отказ в предоставлении гражданину информации, предоставление которой предусмотрено федеральными законами, несвоевременное ее предоставление либо предоставление заведомо недостоверной информации являются административным правонарушением и влекут наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до трех тысяч рублей (ст. 5.39 КоАП РФ).
Таким образом, Ваша организация, выступающая налоговым агентом в связи с выплатой работнику заработной платы, обязана по его просьбе, как письменной, так и устной, выдать ему справку о доходах по форме 2-НДФЛ. Направление справки с помощью факсимильной связи по просьбе самого работника не запрещено. В то же время переданная таким образом справка не будет иметь силу подлинника, а будет носить скорее информационный характер. Если у Вас нет сомнений, что по телефону обратился именно тот работник, на имя которого выдается справка, то препятствий к ее выдаче мы не видим.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Карасевич Любовь

Ответ прошел контроль качества службой Правового консалтинга ГАРАНТ

14 сентября 2012 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.