Какие документы организации необходимо получить от контрагентов для подтверждения расходов в целях исчисления налога, уплачиваемого в связи с применением УСН, при приобретении материальных ценностей, оплате услуг?

Налогоплательщики, применяющие УСН и выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, при определении налоговой базы учитывают расходы, предусмотренные п. 1 ст. 346.16 НК РФ, при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
В свою очередь, согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные в том числе документами:
- оформленными в соответствии с законодательством РФ;
- косвенно подтверждающими произведенные расходы (приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Специалисты финансового ведомства, учитывая в том числе и положения п. 1 ст. 11 НК РФ, неоднократно обращали внимание на то, что при реализации положений п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщики прежде всего должны руководствоваться требованиями ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) (письма Минфина России от 02.06.2011 N 03-11-06/2/89, от 24.04.2007 N 07-05-06/106).
А при осуществлении наличных расчетов, во избежание последующих разногласий с налоговыми органами, для признания расходов желательно иметь в наличии кассовые чеки (бланки строгой отчетности), если требование о применении контрольно-кассовой техники (бланков строгой отчетности) в конкретной ситуации предусмотрено положениями действующего законодательства (смотрите, например, письмо Минфина России от 21.02.2008 N 03-11-05/40).
Кроме того, согласно п. 2 ст. 346.17 НК РФ расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты. Следовательно, обязательным условием признания расходов в целях исчисления налога, уплачиваемого в связи с применением УСН, является наличие у налогоплательщика соответствующих банковских документов (выписок, платежных поручений и т.п.).
Согласно п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в таких альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Накладные

Движение товара от поставщика к потребителю оформляется документами, предусмотренными условиями поставки товаров (договором) и правилами перевозки грузов. К таким документам прежде всего относится товарная накладная по форме N ТОРГ-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.
Кроме того, в случае доставки товаров автомобильным транспортом может оформляться товарно-транспортная накладная по форме N 1-Т, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 (письмо ФНС России от 21.08.2009 N ШС-22-3/660). Наряду с товарно-транспортной накладной применяется форма транспортной накладной, утвержденная постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272.

Акты

Действующим законодательством не установлено требования об обязательном подписании сторонами договора возмездного оказания услуг акта приемки-передачи, подтверждающего факт оказания услуг (постановления ФАС Московского округа от 11.10.2007 N КА-А41/10338-07, Поволжского округа от 25.01.2007 N А57-17845\05).
Следовательно, отсутствие акта само по себе не является безусловным основанием для вывода о том, что предусмотренные договором услуги фактически не оказывались (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 07.12.2007 N Ф08-7879/07 и от 16.06.2005 N Ф08-2393/05).
Достаточным подтверждением факта оказанных услуг может являться договор и документы об оплате, а также документы, косвенно подтверждающие оказание услуг.
В то же время законодательство не исключает возможности оформления отношений по приему результата оказанных услуг двусторонним актом приема-передачи, поэтому такой документ может являться подтверждением факта оказания исполнителем услуг и принятия их заказчиком (письмо Минфина России от 05.04.2005 N 03-03-01-04/1/170, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 10.03.2004 N Ф08-730/04, ФАС Центрального округа от 18.01.2007 N А62-2318/2006).

Счета

Оформление такого документа, как счет, действующими нормативными документами не предусмотрено. В связи с этим счет на оплату товара не относится к документам, для которых предусмотрена унифицированная форма, и не носит характер первичного документа. Однако оформление данного документа входит в обычаи делового оборота в нашей стране. Как правило, указанный документ оформляется на собственном бланке с указанием реквизитов поставщика (подрядчика), а покупатель (заказчик) на основании счета производит оплату.
В соответствии со ст. 435 ГК РФ счет, содержащий все существенные условия договора, признается офертой, если этот счет является адресованным конкретному лицу предложением, которое достаточно определенно и выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято (акцептовано) предложение.
По общему правилу договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта (ст. 433 ГК РФ),
Пунктом 3 ст. 438 ГК РФ установлено, что если лицо, получившее оферту, совершает в срок, установленный для ее акцепта, действия по выполнению условий договора, указанных в этой оферте (например, оплачивает услуги и т.п.), то такие действия считаются акцептом, если иное не предусмотрено правовыми актами или не указано в оферте (п. 3 ст. 438 ГК РФ). При этом согласно п. 3 ст. 434 ГК РФ письменная форма договора считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор принято в вышеуказанном порядке, установленном п. 3 ст. 438 ГК РФ.
Так, например, договор может рассматриваться как заключенный с момента оплаты услуги по счету, являющемуся офертой продавца. При этом такой счет необходимо признать именно письменным предложением заключить договор. Заключенный таким образом договор является одновременно и основанием произведенной оплаты.

Договоры

В соответствии с п. 1 ст. 432 ГК РФ договор считается заключенным, если между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора и в приемлемой законодательством для определенного случая форме на основании п. 1 ст. 158 ГК РФ (письменной - простой или нотариальной, а также в устной).
Статьей 162 ГК РФ установлены последствия несоблюдения простой письменной формы сделки. Так, в соответствии с п. 1 ст. 162 ГК РФ несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания.
При этом стороны не лишаются права приводить письменные и другие доказательства.
В случае отсутствия письменной формы договора, сторона может подтвердить наличие договорных отношений доказательствами, которые указывают на наличие договорных отношений. Таким доказательством может являться, в частности, наличие соответствующих накладных, счетов-фактур, счетов на оплату товара (работ, услуг), актов оказания услуг (выполненных работ), отчетов исполнителей.
Как видим, во избежание последующих разногласий с налоговыми органами в ряде случаев налогоплательщикам желательно иметь в наличии договоры, составленные в письменной форме в виде единого документа. Данное утверждение особенно актуально при оплате услуг, оказываемых организации.

Счета-фактуры

В соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ подлежат включению в состав расходов суммы НДС по оплаченным товарам (работам, услугам), приобретенным налогоплательщиком.
Из содержания отдельных писем уполномоченных органов недвусмысленно следует, что расходы в виде НДС могут быть признаны на основании документов, подтверждающих фактическую уплату этого налога, а также счетов-фактур (при условии соблюдения правил по их заполнению) (письма Минфина России от 24.09.2008 N 03-11-04/2/147, УФНС России по г. Москве от 28.06.2006 N 18-11/3/56398@).
В то же время судебные органы указывают на то, что налогоплательщики, применяющие УСН, вправе подтверждать расходы в виде "входного" НДС, уплаченного поставщикам, не только счетами-фактурами, но и прочими документами (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 19.09.2005 N А31-9074/20, Северо-Западного округа от 17.10.2006 N А42-12002/2005, ФАС Северо-Западного округа от 06.08.2007 N А52-235/2007).
Учитывая вышеизложенное, несложно сделать вывод: наличие у Вашей организации надлежаще оформленных контрагентами счетов-фактур позволит полностью исключить возможность возникновения разногласий с налоговыми органами.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Подволокина Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Пименов Владимир

7 декабря 2011 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.