Покупка билетов руководителем для подчиненных, порядок оформления авансового отчета

Руководитель филиала купил со своей личной карты 6 билетов сотрудникам на сумму 1 млн рублей для того, чтобы они возвратились домой, и хочет сдать авансовый отчет. Как правильно руководителю филиала отчитаться за потраченные средства: за всех сотрудников и сдать один авансовый отчет или каждому сотруднику отчитываться самостоятельно? Тогда как осуществлять возмещение средств?

На законодательном уровне не установлено обязанности командированного работника самостоятельно оплачивать билеты, равно как и нет запрета на покупку одним сотрудником билетов для других сотрудников.

Порядок оформления авансового отчета в подобных случаях нормативно-правовыми актами не регулируется.

Минфина России в письме от 18.09.2023 N 02-07-10/88879 указал, что когда вопросы порядка возмещения сотруднику расходов, произведенных им в командировке (в частности, порядок возмещения расходов на проезд командируемого работника в случае приобретения авиабилетов другим командируемым работником), не урегулированы нормативными правовыми актами, определение указанного порядка возможно, коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя (наймодателя).

В ситуации, когда руководитель несет расходы за других сотрудников, в авансовом отчете руководителя можно указать всю сумму понесенных им расходов, с приложением в качестве подтверждения документов по проезду, переданных ему другими сотрудниками. В этом случае вся сумма по авансовому отчету (1 млн рублей) возмещается, соответственно, руководителю.

Возможен и иной подход, когда остальные сотрудники возмещают руководителю его расходы на приобретение билетов. В этом случае руководитель в своем авансовом отчете показывает только свои собственные расходы, а каждый из сотрудников, соответственно, составляет свой авансовый отчет, к которому прикладывает, помимо собственно билетов, также копию платежного документа руководителя (платежное поручение, чек ККТ, выписка с карты и т.п.) и копию документа о возмещении им расходов руководителю. И, как следствие, работодатель на основании авансовых отчетов, возместит средства каждому сотруднику.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Ответ прошел контроль качества

28 июля 2025 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной устной консультации, оказанной в рамках услуги Советы экспертов. Проверки, налоги, право.