Организация (ООО), находится на УСН (доходы минус расходы), вид деятельности - общепит, ресторан. ООО закупает некоторые продукты на рынке у физических лиц. Имеет ли право организация составить закупочный акт с продавцом - физическим лицом, рассчитаться с ним наличными денежными средствами без применения ККМ, а далее принять данные продукты к учету и составить авансовый отчет?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

При закупке продуктов у физических лиц (не ИП) организация имеет право оформлять закупочный акт. При оприходовании на склад продуктов целесообразно составить приходный ордер (накладную). Лица, получившие деньги под отчет на закупку продуктов у физических лиц, должны представить авансовый отчет о фактическом использовании выданных им сумм с приложением утвержденного руководителем предприятия закупочного акта и копии приходного ордера (накладной).

В данном случае организация может рассчитаться с физическими лицами наличными денежными средствами без применения ККМ, если продукты используются в изготовлении блюд и не подлежат перепродаже как товары. 

Обоснование позиции:

Согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

При этом первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Специалисты финансового ведомства разъясняют, что при закупке продукции у граждан организация должна самостоятельно решить вопрос либо о необходимости составления договора в простой письменной форме в зависимости от объема, условий и специфики закупок, либо использовать в учете уже готовые разработанные унифицированные формы первичной документации, а именно закупочный акт, в котором, помимо наименования закупаемой продукции, количества, единицы измерения, цены и суммы товара, места закупки, должны быть указаны должность и фамилия лица - представителя организации, а также сведения о продавце (паспортные данные и адрес места жительства физического лица) (смотрите письмо Минфина России от 04.08.2014 N 03-04-06/38361).

Унифицированная форма закупочного акта (форма N ОП-5) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132. В эту форму вносятся сведения о продавце, а также в ней ставится его подпись в подтверждение того факта, что он получил от покупателя оплату стоимости товара. В то же время с 01.01.2013 данная форма не является обязательной к применению, поэтому организация вправе не руководствоваться ею, а разработать иную форму закупочного акта как первичного учетного документа при обязательном наличии в нем реквизитов, предусмотренных ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ (смотрите дополнительно Методические рекомендации по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденные письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5).

Приобретенные товары принимаются на склад по накладной (п. 7.7 Методических рекомендаций). Лица, получившие деньги под отчет на закупку товара у населения, должны представить авансовый отчет о фактическом использовании выданных им сумм с приложением утвержденного руководителем предприятия закупочного акта и копии накладной о сдаче товаров (п. 7.8 Методических рекомендаций).

Подтверждением оприходования на склад закупленных товаров (материалов) является Приходный ордер (за основу можно взять типовую форму N М-4, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а).

Таким образом, при закупке продуктов у физических лиц (не ИП) организация имеет право оформлять закупочный акт. При оприходовании на склад продуктов целесообразно составить приходный ордер (накладную). Лица, получившие деньги под отчет на закупку продуктов у физических лиц, должны представить авансовый отчет о фактическом использовании выданных им сумм с приложением утвержденного руководителем предприятия закупочного акта и копии приходного ордера (накладной).

В отношении применения ККТ при приобретении товаров у физических лиц (не ИП) на рынке через подотчетных лиц сообщаем следующее.

Из дословного прочтения ст. 1.1 и п. 1 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ следует, что организациям (ИП) надо пробивать чек и на расходные операции. Поэтому при расчетах за товары, аренду имущества (недвижимость, автомобили и т.д.), а также за выполнение работ (услуг) с физлицами следует использовать ККТ (так называемые расходные чеки). При этом не имеет значения способ оплаты: через кассу или по безналичному расчету.

Вместе с тем имеются разъяснения (смотрите письма ФНС России от 14.08.2018 N АС-4-20/15707, Минфина России от 10.10.2019 N 03-01-15/77953, от 14.09.2018 N 03-01-15/65986, от 12.09.2018 N 03-01-15/65308 и др.), согласно которым при осуществлении организацией (ИП) выплаты денежных средств физическому лицу в рамках обязательств по договору гражданско-правового характера применение контрольно-кассовой техники и выдача кассового чека не производятся.

По мнению ФНС России (смотрите письмо от 14.08.2018 N АС-4-20/15707), если деятельность организации или ИП направлена на приобретение товаров у физических лиц, в том числе с привлечением подотчетных лиц, и их дальнейшую реализацию, то при осуществлении выплат денежных средств физическому лицу за товар у организации (ИП) возникает обязанность в применении ККТ и, соответственно, в выдаче (направлении) кассового чека.

Таким образом, по нашему мнению, в данном случае организация может, рассчитаться с физическими лицами наличными денежными средствами без применения ККМ, если продукты используются в изготовлении блюд и не подлежат перепродаже как товары. 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Семенова Наталья 

Ответ прошел контроль качества 

16 февраля 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.