Как в учете бюджетного учреждения отразить передачу запасных частей подрядчику для ремонта автомобиля?

Бюджетное учреждение закупило запчасти для ремонта транспортного средства. Затем заключило с другим контрагентом договор о ремонте транспортного средства с заменой запчастей.
Как правильно оформить первичные документы и отразить операцию в бухгалтерском учете?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Передача материальных запасов подрядчику/исполнителю для проведения ремонтных работ отражается по дебету счета 105 00 и кредиту счета 105 00. Оформляется Накладная на отпуск материальных ценностей на сторону (ф. 0510458).

Использованные при ремонте материальные запасы, отраженные в отчете подрядчика, списываются с балансового учета на основании представленных исполнителем (подрядчиком) документов, подтверждающих их расход, с использованием Акта о списании материальных запасов (ф. 0510460).

Обоснование вывода:

При передаче материалов подрядчику право собственности остается за учреждением-заказчиком и к подрядчику не переходит, соответственно, материалы с балансового учета не списываются (смотрите также постановление Мирового судьи с/у N 8 Нижневартовского судебного района г. Нижневартовска Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 24.07.2024 N 5-1463/24). Они продолжают учитываться у заказчика на счете 105 00 "Материальные запасы".

Согласно п. 37 Инструкции N 174н передача материальных запасов подрядчику/исполнителю для проведения ремонтных и иных работ из материалов заказчика отражается по дебету счета 105 00 и кредиту счета 105 00. Оформляется Накладная на отпуск материальных ценностей на сторону (ф. 0510458).

Кроме этого, п. 116 Инструкции N 157н также установлено, что передача (возврат) материальных запасов подрядчикам, исполнителям работ или пользователям (в рамках возмездного (безвозмездного) пользования за исключением проката) оформляется первичным (сводным) учетным документом (накладной, актом приемки-передачи и т.п.), с отражением внутреннего перемещения материального запаса, без списания передаваемых объектов с балансового учета, и одновременным их отражением на соответствующих забалансовых счетах. При этом отдельный забалансовый счет для учета давальческого сырья у заказчика Инструкцией N 157н не предусмотрен. Согласно п. 332 Инструкции N 157н учреждение вправе вводить дополнительные забалансовые счета для сбора информации в целях обеспечения управленческого учета, а также для обеспечения внутреннего контроля за сохранностью имущества. Вместе с тем учреждение может вполне обоснованно применить забалансовый счет 26 "Имущество, переданное в безвозмездное пользование", который предназначен в том числе для учета данных об имуществе, предоставленном (переданном) в безвозмездное пользование без закрепления права оперативного управления (п. 383 Инструкции N 157н).

Согласно п. 1 ст. 713 ГК РФ подрядчик обязан использовать предоставленный заказчиком материал экономно и расчетливо, а также возвратить его остаток либо с согласия заказчика уменьшить цену работы с учетом стоимости остающегося у подрядчика неиспользованного материала. Подрядчик (исполнитель) обязан после окончания работы представить заказчику отчет об израсходовании материала, а также возвратить его остаток либо с согласия заказчика уменьшить цену работы с учетом стоимости остающегося у подрядчика неиспользованного материала. Кроме отчета, составляется также акт приема-передачи выполненных работ с указанием перечня и стоимости выполненных работ (ст. 720 ГК РФ). Акт выполненных работ фиксирует факт проведения обслуживания или ремонтных работ в том числе в целях принятия решения о списании с балансового учета тех материальных запасов, которые были переданы подрядчику (исполнителю) в целях осуществления работ.

Использованные при ремонте материальные запасы, отраженные в отчете подрядчика, списываются с балансового учета на основании представленных исполнителем (подрядчиком) документов, подтверждающих их расход, с использованием Акта о списании материальных запасов (ф. 0510460) (п. 37 Инструкции N 174н).

Унифицированных форм отчета об израсходовании материалов и акта приема-передачи выполненных работ нет. Кроме того, организации, не относящиеся к организациям бюджетной сферы, не обязаны применять положения приказа N 61н. В этом случае документы представляются подрядчиком (исполнителем) по формам, установленным в рамках договора. Однако они должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Отметим, что в соответствии с п. 349 Инструкции N 157н на забалансовом счете 09 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных" учитываются материальные ценности, выданные на транспортные средства взамен изношенных. Перечень материальных ценностей, учитываемых на забалансовом счете (двигатели, аккумуляторы, шины и т.п.), устанавливается учетной политикой учреждения.

Возвращенный остаток материалов на основании соответствующего первичного учетного документа (накладной, акта приемки-передачи и т.п.) отражается в учете заказчика как внутреннее перемещение материальных запасов, в соответствующем регистре бухгалтерского учета делается отметка о движении материалов. Также использованные и возвращенные материальные запасы необходимо отразить на используемом для учета давальческого сырья забалансовом счете путем его уменьшения.

В учете бюджетного учреждения отражаются записи:

1. Дебет 0 105 36 346 "Подрядчик" Кредит 0 105 36 346 "Ответственное лицо"

- отражена передача материальных запасов подрядчику (исполнителю);

2. Дебет 0 109 ХХ 272 Кредит 0 105 36 446

- отражено списание материальных запасов;

3. Увеличение забалансового счета 09 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных"

- при необходимости списанные с балансового учета материальные запасы отражены за балансом.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:

- Энциклопедия решений. Учет давальческого сырья (для бюджетной сферы) (февраль 2025);

- Энциклопедия решений. Учет расходов на ремонт (для бюджетной сферы) (февраль 2025).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Панкова Мария

Ответ прошел контроль качества

30 ноября 2025 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.