Как правильно оформить в бюджетном учете казенного учреждения списание неизрасходованного бензина, оставшегося в баке утилизированного служебного автомобиля?

В казенном учреждении было принято решение о списании полностью самортизированного автомобиля. Транспортное средство передано утилизирующей организации, однако в баке осталось большое количество бензина.
Возможно ли и как правильно оформить в бюджетном учете списание неизрасходованного бензина?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

По нашему мнению, объективных причин для списания в обычном порядке неизрасходованного бензина, оставшегося в баке утилизированного автомобиля, у казенного учреждения нет. Считаем, что в учреждении сложилась ситуация, аналогичная недостаче, которую необходимо соответствующим образом оформить с начислением причиненного материальным запасам ущерба.

Обоснование вывода:

По общему правилу списание ГСМ следует осуществлять на основании оправдательных первичных документов, подтверждающих их расход в соответствии с установленными нормами. Причем списание ГСМ только на основании расчета, произведенного в соответствии с нормами, недопустимо. Списанию подлежат фактически израсходованные ГСМ.

В рассматриваемой ситуации в казенном учреждении списан с балансового учета и передан на утилизацию служебный автомобиль. При этом в баке осталось большое количество бензина. Наличие некоторого количества ГСМ в баке логично, ведь транспортное средство должно было быть доставлено до места утилизации. Однако даже этот маршрут вполне мог быть подтвержден путевым листом и, соответственно, бензин в этом случае списывался бы в общем порядке.

По нашему мнению, списание ГСМ только на основании решения профильной комиссии без наличия каких-либо оправдательных документов несет в себе определенные риски. При отсутствии должного обоснования списания неизрасходованного количества бензина в дальнейшем могут возникнуть претензии со стороны контролирующих органов.

Считаем, что в казенном учреждении сложилась ситуация, аналогичная недостаче, - по данным бюджетного учета ГСМ есть, по факту - нет, объективных причин для списания топлива в обычном порядке у казенного учреждения также нет. Поэтому целесообразно, чтобы в учреждении было инициировано проведение, к примеру, выборочной инвентаризации, в ходе которой профильная комиссия квалифицировала бы отсутствие ГСМ как недостачу, оформив при этом все документы, сопутствующие инвентаризации. В этом случае списание с учета стоимости оставшегося в баке утилизированного автомобиля ГСМ уже будет оправданно и обоснованно.

Отметим, что неотражение в бюджетном учете факта выявленных недостач рассматривается в ходе проверок в качестве нарушения, ответственность за которое установлена по ст. 15.15.6 КоАП РФ (решение Кировского райсуда г. Ярославля Ярославской области от 11.03.2021 по делу N 12-170/2021, постановления Мирового судьи судебного участка N 67 Кумторкалинского района Республики Дагестан от 13.02.2020 N 3-253/20).

Выбытие любых недостающих нефинансовых активов, в том числе материальных запасов, отражается по дебету счета 0 401 10 172 "Доходы от операций с активами" и кредиту соответствующих счетов нефинансовых активов (п. 26 Инструкции N 162н).

Необходимо помнить, что при выявлении в результате инвентаризации недостач должно проводиться служебное разбирательство, и при наличии оснований по возмещению ущерба выбытие утраченного имущества отражается с признанием задолженности виновных и/или иных лиц (в том числе при наличии намерения учреждения предъявить требование по возмещению ущерба) и оценочных значений ожидаемых поступлений от возмещения ущерба (п. 24 Методических рекомендаций к Общим требованиям к инвентаризации, доведенных письмом Минфина России от 01.07.2024 N 02-06-06/61122).

Сумма выявленной недостачи, списанная со счета 105 00 "Материальные запасы", отражается по дебету счета 0 209 74 560 "Расчеты по ущербу материальным запасам" и кредиту счета 0 401 10 172 "Доходы от операций с активами" или счета 0 401 40 172 "Доходы будущих периодов от операций с активами" (абзацы 2, 20 п. 86 Инструкции N 162н). До момента установления виновного лица операции отражаются с применением счета 0 401 40 172 "Доходы от операций с активами" с аналитикой по ответственному лицу, за которым учитывались материальные ценности.

Обратим внимание, что возмещение ущерба (погашение дебиторской задолженности по ущербу имуществу) может осуществляться различными способами, в частности, в натуральной форме. Порядок отражения в учете возмещения ущерба в натуральной форме при недостачах НФА требует согласования с вышестоящим органом и (или) финорганом, а также закрепления выбранного варианта в учетной политике.

Если возместить ущерб не представляется возможным (к примеру, виновное лицо будет не установлено), то в дальнейшем в казенном учреждении в общеустановленном порядке может быть принято решение о списании дебиторской задолженности. При этом еще раз подчеркнем, что списание суммы неизрасходованного бензина на финансовый результат в обычном режиме только на основании решения профильной комиссии без принятия каких-либо управленческих решений может быть расценено проверяющими в качестве нарушения.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- Энциклопедия решений. Учет недостач нефинансовых активов, выявленных при инвентаризации (для бюджетной сферы);

- Энциклопедия решений. Учет выбытия материалов в результате хищения, недостачи (для бюджетной сферы);

- Энциклопедия решений. Отражение в учете учреждения расчетов по ущербу нефинансовым активам (счет 0 209 70 000) (для бюджетной сферы).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Емельянова Ольга

Ответ прошел контроль качества

30 июля 2025 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.