На основании какого первичного учетного документа в конце месяца создать резерв под обязательства, по которым отсутствуют первичные документы?

Контрагентом оказаны услуги, закрывающих документов он не предоставил, но есть уверенность, что документы поступят в ЕИС в начале следующего месяца (например: услуги по дератизации выполнены в марте, документ будет от 31.03.2025, но в ЕИС документ будет размещен только 04.04.2025). Сумма услуг неизвестна. В учреждении создается резерв под обязательства, по которым отсутствуют первичные документы. На основании какого первичного учетного документа в конце месяца создать резерв на оплату услуг по счету 401.60?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Периодичность и случаи создания резерва под обязательства, по которым отсутствуют первичные документы, а также даты признания резерва, его списания и документального оформления следует закрепить в учетной политике учреждения.

Бухгалтерские записи по принятию к учету суммы резерва под обязательства, по которым отсутствуют первичные документы, отражаются на основании расчетно-документальной обоснованной оценки и могут оформляться Бухгалтерской справкой (ф. 0504833) с приложением расчета.

Обоснование вывода:

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 20 Стандарта "Концептуальные основы...", Приложение N 5 к Приказу N 61н).

Бухгалтерский учет ведется методом начисления с использованием принципа равномерности признания доходов и расходов и допущения временной определенности фактов хозяйственной жизни (п. 3 Инструкции N 157н, п. 16 Стандарта "Концептуальные основы..."). Результаты операций признаются в бухгалтерском учете по факту их совершения, а значит, объекты бухгалтерского учета признаются в учете в том отчетном периоде, в котором имели место факты хозяйственной жизни, приведшие к возникновению и (или) изменению соответствующих активов, обязательств, доходов и (или) расходов, иных объектов бухгалтерского учета. Соответственно, факт оказания (потребления) услуги в определенном месяце (периоде) приводит к возникновению расходов (затрат) учреждения в том же месяце (периоде). Такие расходы (затраты) учреждения подлежат отражению в бухгалтерском (бюджетном) учете последней датой периода оказания (потребления) услуг (смотрите письмо Минфина России от 25.10.2019 N 02-06-10/82420).

Исходя из положений п. 302.1 Инструкции N 157н в целях своевременного отражения в бухгалтерском (бюджетном) учете и отчетности расходов (затрат) по факту хозяйственной жизни, который завершился (обязательство исполнено контрагентом, услуги оказаны), но признать кредиторскую задолженность (и соответствующее денежное обязательство) в определенном размере еще не представляется возможным из-за отсутствия первичных учетных документов, может быть создан резерв предстоящих расходов.

Периодичность и случаи создания резерва под обязательства, по которым отсутствуют первичные документы, а также даты признания резерва и его списания необходимо закрепить в учетной политике. Периодичность создания может быть разной - ежемесячно или ежеквартально. Более подробно про особенности и порядок формирования резерва смотрите в "Энциклопедии решений. Резерв под обязательства, по которым отсутствуют первичные документы (для бюджетной сферы)".

Резерв по обязательствам, в отношении которых на отчетную дату существует неопределенность по их размеру из-за отсутствия первичных документов, создается на основании предварительной расчетно-документальной обоснованной оценки (п. 16 Стандарта "Резервы", раздел 4 методических рекомендаций по применению Стандарта "Резервы", доведенные письмом Минфина России от 05.08.2019 N 02-07-07/58716, письмо Минфина России от 11.11.2022 N 02-06-07/110108,).

Унифицированные формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, а также методические указания по их применению утверждены Приказом N 52н и Приказом N 61н. Перечень унифицированных форм первичных учетных документов не содержит документа для оформления расчетно-документальной обоснованной оценки обязательства, в отношении которого на отчетную дату существует неопределенность по его размеру из-за отсутствия первичных документов.

При отсутствии для отражения хозяйственной операции унифицированного первичного учетного документа форму такого документа учреждение может разработать самостоятельно и закрепить в учетной политике. Документы, формы которых не унифицированы, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 25 Стандарта "Концептуальные основы".

В соответствии с Методическими указаниями, утвержденными Приказом N 52н, при формировании бухгалтерского документа для отражения бухгалтерских записей на основании первичного учетного документа, в том числе при отсутствии возможности в оформленном первичном учетном документе заполнения раздела "Отметка о принятии к учету", используется Бухгалтерская справка (ф. 0504833).

Таким образом, для оформления расчетно-документальной обоснованной оценки учреждение может разработать форму документа самостоятельно и закрепить его использование в Графике документооборота (например, справка-расчет, информация, заключение для создания резерва*(1)). Бухгалтерские записи по принятию к учету суммы резерва в расчетно-документальной обоснованной оценке могут оформляться Бухгалтерской справкой (ф. 0504833) с приложением самостоятельно-разработанной формы (расчета).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Дурнова Татьяна

Ответ прошел контроль качества

15 апреля 2025 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) К примеру, документы для отражения резервов предстоящих расходов по обязательствам учреждения, по начислению которых существует на отчетную дату неопределенность по их размеру и имеющие на момент признания в учете расчетно-документальную обоснованную оценку с неопределенным временем исполнения, предусмотрены следующими актами:

- Приложение N 2 к Правилам организации и ведения бюджетного учета, утвержденным приказом Федерального казенного учреждения "Центр по обеспечению деятельности Казначейства России" от 11.06.2024 N 576;

- Приложение 2 к Порядку формирования и использования резервов, утвержденным Распоряжением финансового управления мэрии г. Череповца от 31.12.2019 N 98;

- Приложением N 11 к Особенностям ведения централизованного бюджетного учета, утвержденным приказом Министерства финансов Республики Татарстан от 23.11.2021 N 09-116.