Каким документом установлены срок хранения бухгалтерских документов государственного бюджетного учреждения здравоохранения?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Сроки хранения бухгалтерских документов государственного бюджетного учреждения здравоохранения установлены ст. 29 Закона N 402-ФЗ, приказом Росархива N 236 и Налоговым кодексом. 

Обоснование вывода:

Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела в Российской Федерации (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ", далее - Закон N 125-ФЗ; пп. 13, 33 Стандарта "Концептуальные основы...").

Сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ и независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством (ст. 21.1 Закона N 125-ФЗ).

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ, пп. 13, 33 Стандарта "Концептуальные основы...").

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее - Перечень, Приказ Росархива N 236) утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 N 236. Инструкция по применению указанного перечня (далее - Инструкция) утверждена приказом Росархива от 20.12.2019 N 237 (действует с 25.02.2020).

В Инструкции по применению Перечня N 236, утвержденной приказом Росархива от 20.12.2019 N 237, отмечено, что установленные перечнем сроки хранения должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности.

В Письме Росархива от 13.03.2020 N Р/М-479 пояснено, что сроки хранения документов, установленные Перечнем, применяются ко всем документам, законченным делопроизводством, в том числе до 18.02.2020, за исключением тех документов, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до указанной даты.

Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение. Из содержания ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ следует, что исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за отчетным годом. Например, срок хранения документов, относящихся к 2022 отчетному году, необходимо исчислять с 1 января 2023 года (смотрите также пп. 4.1, 4.11 Инструкции).

Сроки хранения бухгалтерских (налоговых) документов устанавливает и налоговое законодательство - согласно подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ по общему правилу налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение пяти лет. До 16 марта 2021 года этот срок составлял четыре года (смотрите также письма Минфина России от 18.04.2018 N 07-01-09/25966, от 23.03.2016 N 03-02-08/16273). Поправки об увеличении этого срока внесены в НК РФ Федеральным законом от 17.02.2021 N 6-ФЗ.

Течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, в частности, налога на прибыль организаций и НДС, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо Минфина России от 19.07.2017 N 03-07-11/45829). Срок хранения первичных документов, подтверждающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (дополнительно смотрите письма Минфина России от 19.01.2018 N 03-03-06/1/2598, от 12.02.2016 N 03-03-06/1/7604, от 26.04.2011 N 03-03-06/1/270).

Согласно подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов, налоговые агенты обязаны обеспечивать в течение пяти лет.

Документы для исчисления и уплаты страховых взносов должны храниться не менее шести лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

Согласно п. 4 ст. 283 НК РФ налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков. Обязанность плательщика налога на прибыль организаций хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков, возникает у него только в том случае, если он воспользовался правом переноса убытков на будущее (письмо Минфина России от 28.01.2022 N 03-03-06/3/5632).

Таким образом, сроки хранения бухгалтерских документов государственного бюджетного учреждения здравоохранения установлены ст. 29 Закона N 402-ФЗ, приказом Росархива N 236 и Налоговым кодексом *(1).

В заключение отметим, что если разными нормативными актами в отношении одного и того же документа установлены разные сроки хранения, то нужно ориентироваться на максимальный срок. 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Евсюкова Валентина 

Ответ прошел контроль качества 

19 апреля 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.  

------------------------------------------------------------------------

*(1) Сроки хранения учетных документов по НДС установлены постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 и в приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.