Автономным учреждением открыта корпоративная карта на сотрудника учреждения. По специфике деятельности учреждения на карте всегда должны быть денежные средства в объеме не менее 200 тыс. руб. (сопровождение больных детей медицинской бригадой при авиаперелетах). Средства тратятся на приобретение авиабилетов. После предъявления авансового отчета о фактически израсходованных средствах (например, 170 тыс. руб.) учреждением данная карта снова пополняется до 200 тыс. руб. Как отразить данную ситуацию в бюджетном учете? Денежные средства всегда находятся на счете 208 00?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Операции по перечислению денежных средств на корпоративную банковскую карту отражаются в учете с применением счета 0 210 03 000 "Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам".

Денежные средства, полученные сотрудником в подотчет, в качестве дебиторской задолженности признаются с момента их зачисления на счет корпоративной карты, держателем которой он является. 

Обоснование вывода:

В первую очередь отметим, что при подготовке ответа не оценивалась правомерность принятия решения об установлении объема денежных средств, находящихся на корпоративной карте.

В целях реализации положений ст. 242.21 БК РФ разработаны Правила обеспечения наличными денежными средствами и денежными средствами, предназначенными для осуществления расчетов по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, утвержденные приказом Федерального казначейства от 15.05.2020 N 22н (далее - Правила N 22н). Правилами установлен порядок осуществления операций по обеспечению организаций бюджетной сферы наличными денежными средствами и денежными средствами с использованием банковских карт.

Согласно требованиям Положения, утвержденного Банком России от 24.12.2004 N 266-П (далее - Положение N 266-П), бюджетные и автономные учреждения вправе осуществлять операции с денежными средствами на общехозяйственные (административные) расходы учреждения с использованием банковских карт.

В соответствии с п. 1.5 Положения N 266-П банковская карта предназначена для совершения операций ее держателем. Держателями признаются физические лица, в том числе уполномоченные юридическими лицами.

Согласно п. 3.3 Положения N 266-П документ по операциям с использованием платежной карты на бумажном носителе должен в некоторых случаях содержать подпись держателя платежной карты. Таким образом, единственным лицом, которое вправе совершать операции с использованием банковской карты, является её держатель.

Расчетная (дебетовая) карта как электронное средство платежа используется для совершения операций ее держателем в пределах расходного лимита - суммы денежных средств клиента, находящихся на его банковском счете.

Учитывая специфику учреждения, полагаем, что в рассматриваемом случае следует разработать локальный акт, с перечнем работников (должностей), которым выдаются денежные средства под отчет, с указанием направления их расходования, а также локальный акт, обосновывающий размер установленного лимита карты.

Согласно п. 3.1 Положения N 266-П при совершении операций с использованием платежной карты составляются документы на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Документы по операциям с использованием платежной карты являются основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служат подтверждением их совершения. Следовательно, такие документы обязательно должны приобщаться к отчету работника - держателя банковской карты, т. е. помимо документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные лица должны предоставлять чеки, подтверждающие совершение операций с помощью карты.

Конкретный порядок расчетов с подотчетными лицами, в том числе оформляемые при этом документы, устанавливается в рамках учетной политики автономного учреждения (п. 9 Стандарта "Учетная политика, оценочные значения и ошибки").

Учет расчетов с применением таких карт в учреждениях бюджетной сферы необходимо осуществлять с использованием счета 210 03 (п. 108 Инструкции N 183н).

В свою очередь, для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств, выдаваемых им учреждением под отчет, предназначен счет 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" (п. 212 Инструкции N 157н).

Согласно п. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У наличные деньги под отчет выдаются работнику по его письменному заявлению либо распорядительному документу работодателя. Это правило можно распространить и на безналичный порядок выдачи средств под отчет. Аналогичное положение предусмотрено также п. 213 Инструкции N 157н и п. 108 Инструкции N 183н.

Действующие в настоящее время нормативные правовые акты не устанавливают предельных сроков, на которые денежные средства могут выдаваться под отчет на нужды учреждения. Следовательно, организация бюджетной сферы вправе самостоятельно утвердить такие сроки в учетной политике (ином локальном акте).

На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что денежные средства, полученные работником в подотчет, в качестве дебиторской задолженности признаются с момента их зачисления на счет корпоративной карты, держателем которой он является. Бухгалтерские записи при расчетах с подотчетными лицами с использованием корпоративной банковской карты отражаются следующим образом:

1. Дебет Х 210 03 561 Увеличение забалансового счета 17 (КРБ ХХХ КОСГУ 510)

Кредит Х 201 11 610 Уменьшение забалансовового счета 17 (КРБ ХХХ КОСГУ 610)

• отражено перечисление денежных средств на корпоративную банковскую карту;

2. Дебет Х 208 ХХ 567 Кредит Х 210 03 661 Увеличение забалансового счета 18 (КРБ ХХХ КОСГУ ХХХ)

• отражено использование подотчетным лицом денежных средств;

3. Дебет Х 109 Х0 ХХХ (Х 401 20 ХХХ) Кредит Х 208 ХХ 667

• приняты расходы подотчетного лица. 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Селина Елена 

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина 

31 марта 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.