Как следует учесть расходы на стадии исследования в бухгалтерском и налоговом учете при разработке программного продукта?

Организация планирует разработать программный продукт, который будет использовать в собственной деятельности с целью оказания услуг третьим лицам. Работа будет производиться в несколько этапов:
- разработка концептуальных решений;
- написание ТЗ;
- программная адаптация;
- тестирование и внедрение.
Исключительные права на результат работ будет у нашей организации. По готовности продукта будет сформирован объект НМА.
Думается, что разработка концептуальных решений является стадией исследования, так как на данный момент какое решение о продолжении или завершении проекта будет принято после этого этапа.
Как следует учесть расходы на стадии исследования в бухгалтерском и налоговом учете? Какие документы следует оформить в связи с началом проекта и для списания расходов на стадию исследования?

1. Не признаются капитальными вложениями в объект НМА:

1) затраты, относящиеся к стадии исследований;

2) затраты, относящиеся к стадии разработок, в отношении которых не соблюдаются условия признания в качестве капитальных вложений;

3) затраты, которые организация не может однозначно классифицировать как относящиеся к стадии исследований или к стадии разработок.

Перечисленные затраты признаются расходами периода, в котором они были понесены.

В последующие отчетные периоды такие затраты не могут быть восстановлены в качестве капитальных вложений в НМА (п. 17.6 ФСБУ 26/2020, п. 17.4 ФСБУ 26/2020).

В пункте 56 МСФО (IAS) 38 приведены следующие примеры исследовательской деятельности:

- деятельность, направленная на получение новых знаний;

- поиск, оценка и окончательный отбор областей применения результатов исследований или иных знаний;

- поиск альтернативных материалов, устройств, продукции, процессов, систем или услуг;

- формулирование, проектирование, оценка и окончательный отбор возможных альтернатив новым или улучшенным материалам, устройствам, продуктам, процессам, системам или услугам.

2. Первоначальная стоимость амортизируемых НМА формируется из суммы расходов на их приобретение (создание) и доведение их до состояния, в котором они пригодны для использования, за исключением НДС и акцизов, кроме случаев, предусмотренных НК РФ (п. 1 ст. 257 НК РФ).

Стоимость НМА, созданных самой организацией, определяется как сумма фактических расходов на их создание, изготовление (в том числе материальных расходов, расходов на оплату труда, расходов на услуги сторонних организаций, патентные пошлины, связанные с получением патентов, свидетельств), за исключением сумм налогов, учитываемых в составе расходов в соответствии с НК РФ (абзац 12 п. 3 ст. 257 НК РФ).

Таким образом в НК РФ не конкретизирован порядок учета таких расходов. Поэтому организации следует определить его самостоятельно.

3. Документальное оформление. Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации о фактах хозяйственной жизни являются первичные учетные документы (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ).

Все формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются - лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Закон N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения бланков, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных первичных учетных документов организации могут в качестве образца использовать и унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России.

Для начала проекта и списания расходов на стадию исследования необходимо оформить следующие документы:

- приказ руководителя организации о начале проекта по разработке программного продукта, с указанием этапов, ответственных лиц и сроков;

- техническое задание (ТЗ) на разработку концептуальных решений, которое будет являться основанием для проведения работ на стадии исследования;

- договоры с исполнителями (если привлекаются сторонние организации) на выполнение работ по разработке концептуальных решений. В договорах важно четко определить предмет работ, как "разработка концептуальных решений" или "исследование", чтобы подтвердить характер расходов.

- акты выполненных работ (оказанных услуг) по завершении стадии исследования, подтверждающие факт выполнения работ и их стоимость;

- отчет о результатах исследования, в котором будут отражены выводы и принятые решения по дальнейшей реализации проекта. Этот документ подтвердит, что этап исследования завершен и на его основе принято решение о продолжении или завершении проекта;

- бухгалтерская справка или иной внутренний документ, обосновывающий признание расходов на стадии исследования в текущем периоде;

- акты на списание материалов;

- табели учета использования рабочего времени работников;

- данные расчета заработной платы работников;

- ведомость по начислению амортизации и т.п.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- Энциклопедия решений. Учет НМА, созданных в организации;

- Энциклопедия решений. Бухгалтерский учет НМА, созданных в организации (собственными силами или с участием подрядчика), в соответствии с ФСБУ 14/2022 и ФСБУ 26/2020;

- Вопрос: Учитываются ли расходы на разработку сайта общества, осуществленную сторонней организацией, в составе НМА, или данные расходы списываются единовременно? Соблюдение требование идентифицируемости НМА (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2024 г.);

- Вопрос: Как учесть затраты, понесенные на этапе предпроектного обследования перед внедрением программного обеспечения? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2024 г.);

- Вопрос: Учет расходов на предпроектное обследование для дальнейшего внедрения программного обеспечения в случае отказа от такого внедрения (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2025 г.);

- Вопрос: Учет затрат на приобретение предпроектных работ (разработка концепции проекта завода) в бухгалтерском учете и в целях налогообложения прибыли (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2024 г.);

- Вопрос: Учет расходов на НИОКР с положительным и отрицательным результатом (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2024 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Коренева Ольга

Ответ прошел контроль качества

20 октября 2025 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной устной консультации, оказанной в рамках услуги Советы экспертов. Проверки, налоги, право.