Коммерческая организации ведет забалансовый учет неисключительных прав. Необходимо ли оформление акта о списании после окончания срока действия лицензии на них?

Коммерческая организации ведет забалансовый учет неисключительных прав (программ для ЭВМ, баз данных), срок использования которых один год (до 12 месяцев), а стоимость ниже установленного учетной политикой лимита.
Необходимо ли оформление акта о списании после окончания срока действия лицензии на подобные неисключительные права, или достаточно произвести выбытие (списание) на основании сроков действия, указанных в первичных документах или договоре?

В настоящее время бухгалтерский учет нематериальных активов и капитальных вложений в такие активы ведется на основании ФСБУ 14/2022 "Нематериальные активы" и ФСБУ 26/2020 "Капитальные вложения".

Из п. 7 и п. 9 ФСБУ 14/2022 следует, что неисключительные права, которые не обладают всеми признаками нематериальных активов*(1) или имеют стоимость ниже установленного организацией стоимостного критерия, могут учитываться на забалансовых счетах в целях обеспечения надлежащего контроля их наличия и движения.

Нормативные акты по бухгалтерскому учету не содержат отдельного определения или специальных норм, регулирующих забалансовый учет как самостоятельный вид учета, равно как и не устанавливают специальных правил учета активов, числящихся за балансом. Забалансовый учет предназначен для отражения информации о фактах хозяйственной жизни, не влияющих непосредственно на активы и обязательства, но имеющих значение для контроля и учета. Порядок ведения учета на забалансовых счетах на законодательном уровне четко не урегулирован, однако на него распространяются общие требования Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ), в т.ч. ст. 9 "Первичные учетные документы" и ст. 10 "Регистры бухгалтерского учета".

Из чч. 1-3 ст. 9, чч. 1-3 ст. 10 Закона N 402-ФЗ следует, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом и требует своевременной регистрации в регистрах бухгалтерского учета и по счетам бухучета (в т.ч. забалансовым). Под фактами хозяйственной жизни понимаются - сделки, события, операции, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовые результаты его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ).

Соответственно, такой факт хозяйственной жизни, как списание неисключительных прав с забалансового учета должен быть оформлен первичным документом, составленном при его совершении (ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Напомним, с 1 января 2013 года обязательными к применению продолжают оставаться лишь формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (кроме Закона N 402-ФЗ). Это значит, что если использование унифицированной формы предусмотрено, например, ЦБ РФ (кассовые документы), Уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта и постановлением Правительства РФ (транспортная накладная), инструкциями для организаций госсектора и т.п., то их использование по-прежнему необходимо. Смотрите также информацию Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012, письмо Минфина России от 28.02.2013 N 03-03-06/1/5971 и др.

Составление же акта о списании неисключительных прав после окончания срока действия лицензии на них на законодательном уровне обязательным не является.

В силу части 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов для организаций, не относящихся к госсектору, определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Главное, чтобы в отношении составленного документа выполнялись требования, установленные к первичным учетным документам ч. 1 и ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Смотрите также письмо Минфина России от 10.03.2016 N 07-01-09/13460.

Поэтому в данном случае основанием для отражения факта списания неисключительных прав с забалансового учета может служить любой документ, составляемый организацией в качестве первичного оправдательного документа (соответствующий требованиям ст. 9 Закона N 402-ФЗ): акт о списании или, например, соответствующая бухгалтерская справка.

Кроме того, в соответствии с подп. "г" п. 9 ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете" при составлении экономическим субъектом первичных учетных документов допускается использовать в качестве первичных учетных документов документы, составленные или полученные в процессе деятельности экономического субъекта, в частности, для оформления его гражданско-правовых отношений с контрагентами, работниками, государственными органами, для управления экономическим субъектом (в частности, договор, кассовый чек, квитанция об оплате, авансовый отчет, судебный акт, торговый товарный счет) при условии, что указанные документы содержат все установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ обязательные реквизиты первичного учетного документа.

Это означает, что документ, не являющийся изначально первичным документом, например договор о приобретении неисключительных прав, но содержащий все обязательные реквизиты первичного учетного документа, может использоваться в качестве первичного учетного документа для целей бухгалтерского учета. При этом оформление на его основе специального первичного учетного документа не требуется (подп. "в" п. 3 информационного сообщения Минфина России от 10.06.2021 N ИС-учет-33).

Частью 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ определено, что обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

С учетом сказанного списание неисключительных прав с забалансового учета на основании договора об их приобретении возможно только в том случае, если этот договор будет содержать какую-либо отметку о списании таких прав, а также наименование должности и подпись лица, ответственного за данный факт хозяйственной жизни (списание с забаланса).

Тот же подход, на наш взгляд, справедлив и для случая списания неисключительных прав с забаланса на основании "входящих" первичных документов.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Ответ прошел контроль качества

10 июня 2025 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Отметим, что, как прямо следует из подп. "в" п. 4 ФСБУ 14/2022, данный стандарт не распространяется на результаты интеллектуальной деятельности, в отношении которых у организации имеются права в соответствии с лицензионными договорами, либо иными документами, подтверждающими существование права на них, со сроком менее 12 месяцев или равным 12 месяцам.

То есть если срок предоставления прав пользования программой составляет ровно 12 месяцев или меньше, в составе НМА неисключительные права учитываться не должны.

На случай, если организация приобретает права, обладающие всеми признаками нематериальных активов, кроме того, что срок их использования равен 12 месяцам или менее 12 месяцев, Фондом "НРБУ "БМЦ" выработана Рекомендация Р-163/2024-КпР "Краткосрочные права" (принята 13.06.2024).

Фондом предложено затраты на краткосрочные права признавать в качестве актива при выполнении условий признания, установленных для капитальных вложений в нематериальные активы, и списывать при выполнении условий списания, установленных для нематериальных активов и капитальных вложений в них.

Если точнее - если приобретается краткосрочный актив, обладающий всеми признаками НМА, кроме срока использования, при этом срок использования приходится на разные отчетные периоды, за которые составляется бухгалтерская отчетность, то организация может признать в бухгалтерском учете такой актив как "Краткосрочные права".

Краткосрочные права при признании оцениваются по сумме фактических затрат на их получение, и их стоимость списывается равномерно в течение периода использования актива.

В бухгалтерском учете в таком случае могут быть сделаны следующие записи:

Дебет 08 Кредит 60

- отражены затраты на приобретение неисключительных прав на ПО, отвечающие признакам признания в учете НМА, кроме срока использования;

Дебет 97 Кредит 08

- затраты на приобретение неисключительных прав отражены в качестве расходов будущих периодов (признаны краткосрочным правом);

Дебет 20 (26, др.) Кредит 97

- стоимость неисключительных прав переносится на расходы в течение срока использования ПО (срока действия лицензионного договора).

Вместе с тем если расходы на приобретение неисключительных прав на ПО являются для организации несущественными, то руководствуясь принципом рациональности, она вправе принять решение списать их единовременно (без распределения в течение срока использования ПО) (п. 7.4 ПБУ 1/2008). Тогда в учете будут сделаны следующие записи:

В итоге в бухгалтерском учете могут быть сделаны такие записи:

Дебет 76 Кредит 51

- перечислены денежные средства лицензиару (единоразовый платеж);

Дебет 20 (26, др.) Кредит 76

- признаны расходы на приобретение неисключительных прав на ПО в течение срока использования ПО (срока действия лицензионного договора).