Как в учете отразить списание неплатежеспособной банкноты?

В бюджетном учреждении при сдаче денежных средств в банк (инкассация) обнаружена купюра, не содержащая признаков подделки, но неплатежеспособная. Банкнота составлена из двух фрагментов денежных билетов одного номинала с разными серийными номерами, остаточная площадь одного фрагмента составляет 52 процента, другого - 47 процентов.
Как в учете отразить списание данной неплатежеспособной банкноты?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Учитывая, что банкнота, указанная в вопросе, является неплатежеспособной и не подлежит обмену, в бухгалтерском учете учреждения прекращение признания банкноты может быть отражено по аналогии с выявлением недостач, хищений, потерь в корреспонденции со счетом 0 209 81 560 "Увеличение дебиторской задолженности по недостачам денежных средств". Ущерб следует отразить в размере номинальной стоимости неплатежеспособной денежной купюры. Также комиссии учреждения следует провести проверку с целью установления виновного лица или его отсутствия.

Обоснование вывода:

Правила обмена испорченных денег установлены Указанием Банка России от 26.12.2006 N 1778-У (далее - Правила). Подлежат обмену по номиналу банкноты Банка России, имеющие силу законного средства наличного платежа на территории Российской Федерации, не содержащие признаков подделки, но имеющие повреждения следующего характера (п. 2 Правил):

- утратившие значительный фрагмент, но сохранившие не менее 55 процентов от первоначальной площади (в том числе обожженные, подвергнутые воздействию агрессивных сред, обугленные и истлевшие);

- склеенные из фрагментов (без учета количества фрагментов), если один фрагмент или несколько фрагментов, безусловно принадлежащих одной банкноте Банка России, занимают не менее 55 процентов от первоначальной площади банкноты Банка России;

- составленные из двух фрагментов, принадлежащих разным банкнотам Банка России одного номинала, если каждый фрагмент отличается от соседнего по графическому оформлению и занимает не менее 50 процентов от первоначальной площади банкноты Банка России.

Банкнота, указанная в вопросе, не соответствует указанным критериям, поэтому является неплатежеспособной и не подлежит обмену (п. 6 Правил). Согласно п. 34 Стандарта "Финансовые инструменты" признание финансовых активов, относящихся к группе "Денежные средства", в бухгалтерском учете учреждения прекращается при признании банкнот и (или) монет ЦБ РФ неплатежеспособными и не подлежащими обмену. Кроме того, не относятся к группе финансовых активов "Денежные средства" денежные средства, в отношении которых имеются ограничения к их использованию (подп. "г" п. 8 Стандарта "Финансовые инструменты"). Полагаем, в указанной ситуации в бухгалтерском учете учреждения прекращение признания банкноты может быть отражено по аналогии с выявлением недостач, хищений, потерь.

Отметим, что суммы выявленных недостач, хищений, потерь денежных средств отражаются по дебету счета 0 209 81 560 "Увеличение дебиторской задолженности по недостачам денежных средств" и кредиту счета 0 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения" (абзац 13 п. 85, абзац 4 п. 109 Инструкции N 174н). Ущерб (потерю денежных средств) следует отразить в размере номинальной стоимости неплатежеспособной денежной купюры.

Пунктом 10.7.3 Порядка N 209н установлено, что операции по выбытию денежных средств при признании требований по возмещению ущерба вследствие недостач, хищений денежных средств, принятия Банком России решения об отзыве лицензии на осуществление банковских операций, а также в случае поступления денежных средств при исполнении указанных требований относятся на подстатью 273 "Чрезвычайные расходы по операциям с активами" КОСГУ. По общему правилу, выбытие денежных средств вследствие недостачи (хищения) не относится к доходным или расходным операциям. Поэтому, несмотря на применение подстатьи 273 КОСГУ, которая относится к "расходным" кодам классификации операций сектора государственного управления, при выявлении недостачи денежных средств данная сумма отражается в качестве увеличения по забалансовому счету 18 "Выбытия денежных средств" с указанием АнКВИ 610 "Выбытие денежных средств и их эквивалентов".

Также следует отметить, что в силу части первой статьи 247 ТК РФ до принятия решения о возмещении ущерба работником работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов. Это означает, что порядок учета дебиторской задолженности будет зависеть от решения принятого комиссией учреждения, которая должна провести проверку и установить виновное лицо или его отсутствие. При этом мы не исключаем, что виновным лицом может быть как кассир учреждения, так и иное лицо, например работник, вносивший денежные средства в кассу, при условии подтверждения факта внесения неплатежеспособной банкноты именно этим работником. Также мы не исключаем ситуацию, при которой первоначально задолженность будет отражена без указания виновного лица. В таком случае после установления виновного лица в учете следует отразить прямую бухгалтерскую запись по дебету и кредиту счета 209 81 с изменением аналитического признака, который указывает на виновное лицо.

В случае, если виновное лицо не будет установлено, задолженность списывается в общем порядке.

Таким образом, рассматриваемая ситуация в бухгалтерском учете бюджетного учреждения может быть отражена следующим образом:

Дебет 0 209 81 567 Кредит 0 201 34 610,

увеличение забалансового счета 18 (610 АнКВИ, 273 КОСГУ)

- отражено начисление ущерба по недостаче при выявлении неплатежеспособной банкноты.

В случае, если будет принято решение о возмещении ущерба виновным лицом:

Дебет 0 201 34 510 Кредит 0 209 81 667

увеличение забалансового счета 17 (510 АнКВИ; 273 КОСГУ)

- отражено возмещение ущерба в кассу учреждения.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гурашвили Роман

Ответ прошел контроль качества

30 мая 2025 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.