Каковы последствия отсутствия оригиналов договоров с заказчиками и поставщиками?

В организации заключены договоры с заказчиками и поставщиками, по части из них имеются только сканы. Чем грозит при проверке отсутствие оригиналов договоров?

По смыслу ст. 54 НК РФ налоговые последствия влекут не сами гражданско-правовые сделки, а совершаемые в их исполнение финансово-хозяйственные операции, отражаемые в учете. Только лишь договоров недостаточно для отражения в учете хозяйственных операций.

Для подтверждения законности (обоснованности, эффективности) того или иного факта хозяйственной жизни, отражаемого в учете, к первичным учетным документам (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, Энциклопедия решений. Первичные учетные документы для целей бухгалтерского учета (октябрь 2024)), как правило, прилагаются самые различные дополнительные документы. К таким документам прежде всего относятся Договоры (контракты) или их копии со всеми приложениями и дополнениями. По общему правилу документу, в котором отражаются условия договора, придается лишь доказательственное значение, выражающееся в том, что этот документ может выступать в качестве письменного доказательства, подтверждающего факт заключения договора. При этом чем подробнее в договорах будут описаны условия, спецификации, ответственные лица и прочие существенные обстоятельства, тем меньше вопросов будет возникать у контролирующих органов.

Исходя из Определения СК по экономическим спорам Верховного Суда РФ от 25.04.2017 N 306-АД16-17822, гражданско-правовые договоры формируют бухгалтерский учет в неразрывной связи с первичными учетными документами*(1).

Также следует учитывать, что в целях налогообложения прибыли расходы подтверждаются совокупностью представленных документов (письма Минфина России от 06.09.2021 N 03-03-06/1/71952, от 31.05.2021 N 03-03-06/3/42110, письмо ФНС России от 20.02.2021 N СД-3-3/1280@, постановление Двенадцатого ААС от 28.10.2022 N 12АП-8775/22 по делу N А57-27118/2021: Из взаимосвязи статьи 254 НК РФ, статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ от 06.12.2011 "О бухгалтерском учете" следует, что факт, основания и размер расходов доказываются путем представления совокупности первичных документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете).

Сказанное позволяет выразить мнение, что отсутствие оригиналов договоров не свидетельствует о нарушениях бухгалтерского или налогового законодательства.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- Вопрос: Каковы правовые последствия, риски отсутствия оригинала договора, в т.ч. с точки зрения налоговых проверок? (ответ Горячей линии ГАРАНТ, февраль 2024 г.);

- Вопрос: Организация заключает договоры купли-продажи с контрагентами разных регионов РФ. Бывает проблематично получить оригиналы договоров. Поставщик отправляет заполненный со своей стороны отсканированный экземпляр договора по электронной почте, а покупатель распечатывает договор, заполняет его со своей стороны, сканирует и отправляет его поставщику также по электронной почте. Аналогичным образом происходит обмен экземплярами договоров в случаях, когда организация продает ранее приобретенные товары. Является ли нарушением налогового законодательства отсутствие оригиналов договоров? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, декабрь 2016 г.);

- Вопрос: Скан договора, подписанный сторонами, означает, что договор заключен? (ответ Горячей линии ГАРАНТ, октябрь 2022 г.);

- Вопрос: Имеет ли юридическую силу скан-копия договора, направленная по электронной почте, в том числе для бухгалтерии? (ответ Горячей линии ГАРАНТ, апрель 2024 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мозалева Наталья

Ответ прошел контроль качества

2 ноября 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной устной консультации, оказанной в рамках услуги Советы экспертов. Проверки, налоги, право.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Судебной практикой не выработано единого мнения по вопросу, является ли договор первичным учетным документом или нет. Ранее судебные инстанции указывали, что договоры не относятся к первичным учетным документам (постановление АС Поволжского округа от 28.05.2015 N Ф06-23899/2015 по делу N А57-13648/2014, постановлением Верховного Суда РФ от 25.09.2015 N 306-АД15-9349 оставлено без изменения). Такой позиции суды придерживались до 2017 года, пока Верховный Суд РФ не вынес два противоположных акта, установив в Определении ВС РФ от 13.04.2017 N 304-АД16-18025, что гражданско-правовые договоры не относятся к документам бухгалтерского учета, а в Определении ВС РФ от 25.04.2017 N 306-АД16-17822, вошедшем в Обзор судебной практики ВС РФ N 3 (2017), утвержденный Президиумом ВС РФ 12.07.2017, - что относятся.