Клиенты организации - юридические и физические лица. Оплата услуг происходит путем наличных и безналичных расчетов, в том числе с использованием облачной онлайн-кассы. Возврат денег производится в разное время. Правомерно ли предъявление клиенту требования предоставить паспорт? Какова форма заявления о возврате денег? Какие документы должен подготовить кассир при возврате денежных средств за неоказанную услугу?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Порядок оформления документов при возврате денег за неоказанные услуги зависит от конкретных обстоятельств, в том числе от статуса клиента (юридическое или физическое лицо) и от условий оплаты (наличные или безналичные расчеты).

За услугу, оплаченную в безналичном порядке, денежные средства должны возвращаться также в безналичном порядке. При этом если клиент является юридическим лицом, применять ККТ не нужно, если физическим - организация обязана пробить кассовый чек с признаком расчета "Возврат прихода".

При выдаче наличных денежных средств (независимо от статуса клиента) кассир обязан сформировать чек с признаком расчета "Возврат прихода".

Как правило, денежные средства возвращаются на основании заявления клиента, которое составляется в произвольной форме. Заявление можно не оформлять при возврате денег в день их уплаты.

Организация вправе требовать, чтобы клиент предъявил документ, удостоверяющий личность, несмотря на то, что законодательством прямо такая обязанность не предусмотрена. 

Обоснование позиции:

Конкретный порядок оформления возврата денежных средств покупателю (клиенту) не регламентирован. Законодательство устанавливает лишь некоторые требования и ограничения, которые организации и ИП должны соблюдать. Поэтому при ответе мы будем опираться не только на нормы Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации", но и на разъяснения соответствующих органов и правоприменительную практику. 

О формировании чека ККТ 

В письме Минфина России от 23.12.2020 N 03-01-15/113204 разъясняется, что при возврате денежных средств физическому лицу за оплаченные услуги организация обязана применять ККТ. Вместе с тем в силу п. 9 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ при осуществлении расчетов в безналичном порядке (за исключением расчетов с предъявлением электронного средства платежа) с юридическими лицами организация вправе не применять ККТ.

В случае, если продавец обязан применять ККТ (то есть при любых расчетах с физлицами, а также при расчетах с организациями наличными средствами или с использованием электронных средств платежа), возврат денежных средств покупателю (клиенту), независимо от формы расчетов (наличными или на платежную карту) и от того, сколько времени прошло с момента оплаты, осуществляется с одновременным пробитием кассового чека с признаком расчета "Возврат прихода" (письма Минфина России от 24.05.2017 N 03-01-15/31944, от 12.05.2017 N 03-01-15/28920). Смотрите также материалы:

• Энциклопедия решений. Как оформить возврат денег физлицу за возвращенные товары в розничной торговле?
• Вопрос: Вправе ли ЮЛ (ИП) при отказе потребителя от ранее приобретенного товара (услуги), оплаченного с использованием банковской карты, осуществить возврат денежных средств ФЛ в случае утраты банковской карты или ее не предоставления на кассе: в безналичном порядке путем перечисления через расчетный счет ЮЛ (ИП) денежных средств на любой предоставленный ФЛ лицевой счет (без использования ККТ); путем выдачи ФЛ наличных денежных средств из кассы? Обязано ли ФЛ представлять документы из банка, подтверждающие утрату банковской карты, или иные заявления, подтверждающие невозможность использования банковской карты? (официальный сайт ФНС России, раздел "Часто задаваемые вопросы", март 2019 г.)
• Вопрос: Если покупатель решил вернуть товар и получить обратно денежные средства, должны ли мы выдавать в этом случае кассовый чек? (официальный сайт ФНС России, раздел "Часто задаваемые вопросы", октябрь 2017 г.)

То есть на сегодняшний день законодательство не разделяет возврат средств клиенту в день их уплаты или в последующие дни. Следовательно, с переходом к применению онлайн-касс возврат денежных средств покупателю (если он обязан в этом случае применять ККТ) вне зависимости от того, сколько времени прошло с момента поступления покупки, осуществляется с применением ККТ и оформлением кассового чека. 

О праве вернуть наличные денежные средства 

Согласно п. 1 указания Банка России от 09.12.2019 N 5348-У "О правилах наличных расчетов" наличные расчеты в валюте РФ между юридическими лицами, ИП (далее - участники наличных расчетов), а также между участниками наличных расчетов и физическими лицами осуществляются за счет наличных денег, поступивших в кассу участника наличных расчетов с его банковского счета, за исключением ряда случаев. Так, юридические лица и ИП вправе расходовать поступившие в их кассы наличные деньги в валюте РФ за проданные ими товары, выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги, а также полученные в качестве страховых премий, на возврат денежных средств за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги. Организация не вправе вернуть покупателю, оплатившему ранее услуги в безналичной форме, денежные средства из кассы (апелляционное определение СК по гражданским делам Липецкого областного суда от 23.09.2019 N 33-3367/2019, решение Московского городского суда от 04.10.2017 по делу N 7-13531/2017).

Таким образом, за услугу, оплаченную в безналичном порядке, денежные средства должны возвращаться также в безналичном порядке. В случае если услуга была оплачена наличными, деньги могут быть возвращены как из кассы, так и путем перечисления на банковскую карту покупателя (смотрите информацию Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека от 25.05.2022 "О возврате приобретенного в магазине товара при отсутствии чека", Вопрос: Риски организации при возврате оплаты за неоказанные услуги (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2023 г.)). 

Об оформлении расходного кассового ордера 

В случае, если наличные средства из кассы не выдаются (возврат на платежную карту или на счет в банке), не возникает необходимости оформлять расходный кассовый ордер, а также акт формы N КМ-3. Кассовый чек, а также отчет о закрытии смены, оформляемые онлайн-кассой, содержат все необходимые реквизиты и служат заменой названным документам.

При выдаче наличных денег нужно исходить из следующего. Согласно п. 4.1 указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У кассовые документы (в том числе РКО) могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных законом о ККТ, то есть на основании кассовых чеков, отчетов о закрытии смены. Следовательно, на конец дня (смены) по окончании проведения кассовых операций можно оформлять ПКО на общую сумму прихода и РКО на общую сумму выданных (возвращенных) наличных денег, которые следует учесть в кассовой книге. Иными словами, по окончании смены РКО будет сформирован на основании данных ККТ, что позволяет не оформлять РКО в случае каждого возврата денег в течение дня (смены). При наличии кассового чека с признаком "Возврат прихода" не возникает необходимости дополнительно оформлять РКО для целей применения п. 6.1 Указаний Банка России N 3210-У. 

Об оформлении заявления на возврат денег 

Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ не содержит каких-либо особых правил для возврата денежных средств в день покупки или в какой-нибудь иной день. В то же время, как правило, возврат средств наличными покупателю (клиенту) не в день покупки производится на основании заявления (возврат денежных средств в день покупки не требует получения заявления от покупателя).

Нормативными актами не определена форма заявления покупателя о возврате денежных средств, поэтому названное заявление составляется в произвольной форме. В нем могут отражаться сведения о фамилии, имени и отчестве физлица (наименовании организации), паспортные данные, реквизиты договора (при наличии) и соглашения о его расторжении (при наличии), информация о виде услуги, реквизитах счета, на который производится возврат денег. Смотрите также Вопрос: Порядок действий и оформление кассовых документов при возврате медицинской организацией наличных денежных средств пациентам (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2022 г.), Примерная форма заявления о возврате денежной суммы, уплаченной за туристский продукт в связи с отказом заказчика от равнозначного туристского продукта (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ), Примерная форма заявления о возврате денежных средств, внесенных в качестве обеспечения исполнения договора (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ). 

О требовании предъявить паспорт 

В силу п. 6.1 указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У кассир должен удостовериться в том, что выдача наличных денег осуществляется лицу, указанному в расходном кассовом ордере (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).

В случае если какие-либо правовые акты предусматривают необходимость получения оператором тех или иных сведений о субъекте, то их сбор и последующая обработка не могут квалифицироваться как избыточные. Так, например, в абзаце 2 п. 6.1 Указания указано, что при выдаче денежных средств из кассы кассир должен удостовериться в том, что выдача наличных денег осуществляется лицу, указанному в расходном кассовом ордере 0310002, который в обязательном порядке содержит фамилию, имя, отчество получателя, идентификационные данные документа, удостоверяющего его личность, то есть его персональные данные. С учетом изложенного при возврате уплаченной за услугу денежной суммы организация вправе требовать у покупателя документ, удостоверяющий личность, несмотря на то, что законодательством прямо такая обязанность не предусмотрена.

Этот вывод подтверждается позицией ВС РФ, изложенной в постановлении от 15.06.2015 N 25-АД15-3, согласно которой возврат денег покупателю из кассы организации на основании письменного заявления покупателя с указанием Ф.И.О. и данных документа, удостоверяющего личность, не противоречит требованиям законодательства, истребование указанных персональных данных избыточным не является.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

• Энциклопедия решений. Кассовые операции, ККТ;
• Энциклопедия решений. Как учреждению вернуть покупателю денежные средства при возврате товара (для бюджетной сферы);
• Энциклопедия решений. ККТ при продаже и возврате товаров (работ, услуг);
• Вопрос: Организация оказывает медицинские услуги. Клиент (пациент) вносит аванс в размере 100% стоимости всех процедур; через некоторое время принимает решение, что часть процедур он не будет проходить, и просит вернуть часть внесенного им аванса. Специалист, обслуживающий контрольно-кассовую технику (далее - ККТ), указал, что оформление одного кассового чека с признаком расчета "Возврат прихода" при частичном возвращении клиенту (пациенту) ранее внесенного аванса является ошибочным. Как правильно выполнить возврат денежных средств клиенту? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2019 г.)
• Вопрос: Организация оказала услугу физическому лицу по ремонту автомобиля с использованием расходных материалов. Покупатель принял услугу (подписал акт выполненных работ) и полностью произвел оплату наличными деньгами в кассу организации. Через неделю покупатель вручил организации претензию на некачественную услугу с требованием выплатить ему денежные средства в размере ранее оплаченных организации. Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете претензию покупателя? Может ли организация выплатить по претензии денежные средства из кассы и нужен ли чек ККТ? (ответ Горячей линии ГАРАНТ, октябрь 2021 г.)
• Вопрос: Как оформить возврат денег за товар покупателю, оплатившему покупку банковской картой? Как следует поступить, если возвращается часть товара? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2020 г.)
• Вопрос: Требуется ли паспорт от покупателя при возврате денежных средств за некачественный товар, если товар был куплен дистанционным способом и, соответственно, был безналичный расчет? Покупатель в требовании указывает, что копия паспорта нужна только для выплаты наличными средствами, поэтому предоставлять паспорт он отказывается. Верно ли трактует закон покупатель? (ответ Горячей линии ГАРАНТ, январь 2022 г.)
• Вопрос: Заключен договор об оказании услуг с заказчиком, внесена предоплата 100%. По истечении времени услуга не была оказана, и заказчик написал заявление о возврате предоплаты. Кассовый аппарат, на котором пробили чек на приход, уже снят с учета, приобретена новая касса. Можно ли пробить чек на возврат прихода на новом кассовом аппарате? (ответ Горячей линии ГАРАНТ, октябрь 2021) 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кошкина Татьяна 

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член ассоциации "Содружество" Мельникова Елена 

12 июля 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.