Отделение Фонда пенсионного и социального страхования РФ в адрес организации направило запрос о предоставлении сведений, а именно справки о стаже и заработной плате работника в один из периодов: с 1996 по 1997 годы, с приложением копии трудовой книжки. В данный период времени работник работал в ИЧП, далее реорганизованной в ООО и в последующем присоединенной к еще одному ООО, которое функционирует по настоящее время. Сведения за запрашиваемый период времени не сохранились. Каким образом поступить работодателю? К какой ответственности могут привлечь за утерю таких данных?

Прежде всего отметим, что организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 ст. 6 и частями 1 и 1.1 ст. 23 настоящего Федерального закона (часть 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" далее - Закон N 125-ФЗ). Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.

Согласно п. 11 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления страховых пенсий, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 N 1015, при отсутствии трудовой книжки, а также в случае, если в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

В случае отсутствия у работодателя документов, являющихся прямыми доказательствами, и даже косвенной информации и документов в архиве организации, на наш взгляд, необходимо направить соответствующее письмо-ответ на бланке организации и за подписью руководителя организации, в котором следует отразить, что документами, подтверждающими соответствующие сведения, работодатель не располагает.

Статья 27 ФЗ Закона N 125-ФЗ предусматривает несколько видов юридической ответственности за сохранность документов: юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

В соответствии со ст. 27 Закона N 125-ФЗ юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Административная ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов установлена статьей 13.20 КоАП РФ и влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи до трех тысяч рублей; на должностных лиц - от трех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.

Часть 2 ст. 2.1 КоАП предусматривает, что юридическое лицо признается виновным в совершении административного правонарушения, если будет установлено, что у него имелась возможность для соблюдения правил и норм, за нарушение которых данным Кодексом или законами субъекта Российской Федерации предусмотрена административная ответственность, но данным лицом не были приняты все зависящие от него меры по их соблюдению. Таким образом, в случае нарушения законодательства об архивном деле и/или не соблюдения требований части 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ (необеспечения должного учета, сохранности архивных документов) юридическое лицо будет признано виновным, если не докажет факт отсутствие объективной возможности для исполнения установленных обязательств*(1). 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Евсюкова Валентина 

Ответ прошел контроль качества 

31 августа 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Рекомендуем также следующий материал: Энциклопедия решений. Вина при совершении административного правонарушения в бюджетной сфере.