За январь произошло излишнее начисление заработной платы. В настоящее время работники находятся в длительной командировке. Возможно ли удержание заработной платы по заявлению, направленному по электронной почте?

За январь произошло излишнее начисление заработной платы. Многие работники находятся к командировке в районах Крайнего Севера. Могут ли работники отправить заявления в электронном виде, и на основании этих заявлений может ли бухгалтерия удержать излишне начисление суммы?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Принять от работников заявления на удержание излишнее начисленной заработной платы (в установленные сроки и в случае арифметической ошибки) работодатель вправе только при условии, что в организации ввели (ЭКДО) и работники не отказались от перехода на ЭКДО.

Если это не арифметическая ошибка, то удержать из заработной платы работников излишне выплаченную сумму работодатель не вправе.

Обоснование вывода:

В силу части первой статьи 137 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться в случаях, определенных частью второй ст. 137 ТК РФ.

В случаях, предусмотренных абзацами вторым, третьим и четвертым части второй ст. 137 ТК РФ, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (часть третья статьи 137 ТК РФ).

Из части четвертой ст. 137 ТК РФ следует, что заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:

- счетной ошибки;

- если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (часть третья ст. 155 настоящего Кодекса) или простое (часть третья ст. 157 ТК РФ);

- работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

При этом следует иметь в виду, что данный перечень носит исчерпывающий характер.

Согласно части первой ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику.

Определения счетной ошибки в законе нет. Однако, как следует из части четвертой ст. 137 ТК РФ, в качестве счетной ошибки не рассматривается неправильное применение трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Исходя из буквального смысла закона, счетной следует считать лишь ошибку, допущенную в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом). Такой точки зрения придерживается и Роструд (смотрите письмо от 01.10.2012 N 1286-6-1).

Суды, как правило, также исходят из того, что под счетной ошибкой необходимо понимать исключительно арифметические ошибки, допущенные при выполнении соответствующих математических действий, - сложении, вычитании, делении, умножении и другое, т.е. неправильное применение правил математики (решение Ленинского районного суда г. Новосибирска от 02.03.2012 N 2-1014/2012, определение суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 12.07.2012 N 33-1518/2012).

В последнее время в судебной практике все чаще встречается позиция о том, что понятие "счетная ошибка" может включать в себя и ошибку, произошедшую вследствие неправильного алгоритма компьютерной программы или ее сбоя (определения Алтайского краевого суда от 06.06.2018 N 33-4925/2018, Омского областного суда от 26.04.2018 N 33-1865/2018, Хабаровского краевого суда от 28.11.2016 N 33-8775/2016), хотя встречаются и противоположные позиции (определение Новосибирского областного суда от 10.02.2015 N 33-1044/2015).

Использование же в расчете неверных данных не может рассматриваться как счетная ошибка (определение Верховного Суда Республики Алтай от 14.01.2009 N 33-9, определение Волгоградского областного суда от 11.02.2011 N 33-2249/2011). Ненадлежащее исполнение должностных обязанностей работником, производившим расчет, вследствие его небрежности или недостаточной квалификации судами также не признается счетной ошибкой (определение Московского городского суда от 22.03.2012 N 33-8718, определение Санкт-Петербургского городского суда от 07.03.2012 N 33-2718).

В силу положений ст. 137 ТК РФ удержание излишне выплаченных вследствие счетной ошибки сумм работодатель осуществляет при условии:

- соблюдения месячного срока, установленного для возвращения неправильно исчисленных сумм;

- получения письменного согласия работника на удержание соответствующей суммы.

Как отмечает Роструд, решения работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. Следует получить письменное согласие работника на удержание сумм из заработной платы (см. Письмо от 09.08.2007 N 3044-6-0).

Как отмечается в апелляционных определениях Московского городского суда от 28.02.2013 N 11-3853/2013, Свердловского областного суда от 22.05.2014 N 33-7209/2014, если хотя бы одно из этих условий не соблюдено (работник оспаривает удержание или истек месячный срок), то работодатель теряет право на удержание данных сумм и оно может быть осуществлено только в судебном порядке.

Если все перечисленные условия соблюдены, то удержание излишне выплаченных сумм производится в размере 20% начисленной заработной платы при каждой ее выплате и не более (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).

В рассматриваемой ситуации переплата была в январе 2025. Причина излишнее начисленной заработной платы неизвестна. Если предположить, что это была арифметическая ошибка, то, как мы поняли из вопроса, месячный срок со дня окончания срока, установленного для неправильно исчисленной выплаты, истек, поэтому работодатель вправе обратиться в суд с иском о взыскании переплаты (часть четвертая ст. 137 ТК РФ).

Если месячный срок не истек, то работодатель вправе принять скан заявления от работника по электронной почте в том случае, если речь идет о дистанционном работнике и такой способ взаимодействия с ним установлен коллективным или трудовым договором, ЛНА (ч. 6 ст. 312.3 ТК РФ).

Кроме того, указанное заявление может быть оформлено и передано работодателю в электронном виде, если в организации ввели электронный кадровый документооборот (ЭКДО) и работник не отказался от перехода на ЭКДО.

В остальных случаях работник должен предоставить работодателю заявление в бумажном виде, подписанное собственноручно (ч. 3 ст. 136 ТК РФ).

Если же переплата заработной платы не связана с арифметической ошибкой, то сумма излишних выплат не может быть удержана из заработной платы работника, который неосновательно получал сумму заработка в повышенном размере, по основаниям, предусмотренным частью второй ст. 137.

Наличие заявления работника об удержании излишне выплаченных отпускных из заработной платы в приведенной ситуации не будет иметь значения. Объясним почему.

В ряде случаев для удержания необходимо согласие работника или его письменное заявление (смотрите, например, часть третью ст. 137 ТК РФ, п. 3 ст. 28 Федерального закона от 12.01.1996 N 10-ФЗ "О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности"). Таким образом, трудовым законодательством установлены ограничения на удержание из заработной платы независимо от того, производится такое удержание работодателем в одностороннем порядке или с согласия (по просьбе) работника.

На наш взгляд, письменное заявление работника само по себе не позволяет производить удержание. Оно может являться основанием для удержаний только тогда, когда такой порядок установлен конкретной нормой федерального закона. Поэтому полагаем, что работодатель не вправе осуществлять удержание каких-либо сумм из заработной платы работника, если соответствующая возможность не предусмотрена законом, даже если работник сам выразит такое желание (смотрите также письмо Федеральной службы по труду и занятости от 18.07.2012 N ПГ/5089-6-1, постановление Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 22.11.2019 N 4А-296/2019, определение Московского горсуда от 18.12.2018 N 33-51407/2018)*(1).

Таким образом, в данном случае удержать из заработной платы работника излишне выплаченную сумму работодатель не вправе. Работник может самостоятельно внести излишне выплаченную сумму на счет организации в добровольном порядке.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллер Оксана

Ответ прошел контроль качества

18 апреля 2025 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Отметим, что по этому вопросу имеется другая позиция. Более подробно об этом смотрите в материале: Можно ли производить удержания из заработной платы работника по его заявлению? (Новости для кадровика за 2019 год (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ).