ООО (микроорганизация) применяет УСН с объектом налогообложения "доходы минус расходы". ООО приобрело легковые автомобили для использования сотрудниками (не являются водителями по должности) в служебных поездках. Можно ли признавать в налоговом учете расходы на топливо без оформления путевых листов?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Путевые листы рассматриваются Минфином России и налоговыми органами в качестве документов, необходимых для признания в налоговом учете расходов на приобретение топлива для служебных автомобилей, позволяющих оценить использование топлива в производственных целях и его фактический расход. В случаях, когда оформление путевых листов обязательно в силу требований закона, их отсутствие с высокой долей вероятности повлечет отказ в признании расходов на топливо со стороны налогового органа. В иных случаях возможно обойтись без оформления путевых листов, но при условии оформления налогоплательщиком иных самостоятельно разработанных первичных учетных документов, из содержания которых можно установить производственное использование транспорта сотрудниками и расход топлива, то есть документов, по сути аналогичных путевым листам. 

Обоснование позиции:

В случае, если объектом налогообложения по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН, являются доходы организации, уменьшенные на величину расходов, налоговой базой признается денежное выражение доходов, уменьшенных на величину расходов (п. 2 ст. 346.18 НК РФ).

При определении объекта налогообложения при УСН налогоплательщик уменьшает полученные доходы, в том числе на расходы на содержание служебного транспорта (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). На основании данной нормы при УСН могут признаваться и расходы на приобретение топлива для служебного транспорта (смотрите также письмо Минфина России от 27.09.2018 N 03-11-11/69335).

На основании п. 2 ст. 346.16 НК РФ указанные расходы принимаются в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций ст. 264 НК РФ, при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть при условии, что они обоснованы (экономически оправданы), документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Соответственно, одним из обязательных условий признания в налоговом учете расходов на приобретение топлива для служебных автомобилей является их документальная подтвержденность. При этом конкретного перечня документов, необходимых для подтверждения данных расходов, НК РФ не устанавливает.

Учитывая положения ст. 346.24 НК РФ, п. 1.1 Порядка заполнения Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН, утвержденного приказом Минфина России от 22.10.2012 N 135н, ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", основными документами, подтверждающими произведенные налогоплательщиком расходы, являются первичные учетные документы.

Так, факт приобретения топлива могут подтверждать, например, такие первичные учетные документы, как товарные накладные. Принимая во внимание, что расходы на приобретение топлива для служебного транспорта признаются при расчете налоговых обязательств по УСН после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ), налогоплательщик также должен иметь документы, подтверждающие прекращение обязательств по оплате топлива (платежные поручения, выписки с расчетного счета и другие).

Наряду с этим в письме Минфина России от 20.11.2020 N 02-07-10/114622 указано, что основным первичным учетным документом в целях учета работы служебного автотранспорта и списания горюче-смазочных материалов является путевой лист (смотрите также письмо Минфина России от 21.06.2023 N 03-03-06/1/57550).

В письме УФНС России по г. Москве от 31.03.2006 N 18-11/3/25186 также говорится о том, что наличие оформленных согласно законодательству РФ документов, подтверждающих использование автомобилей в производственных (служебных) целях и их пробег до места назначения и обратно (договоры с поставщиками (покупателями, заказчиками), путевые листы, акты о показаниях спидометров и т.д.), а также документов, подтверждающих приобретение и оплату бензина и смазочных материалов, является необходимым для признания при расчете налоговой базы по УСН затрат, связанных с приобретением горюче-смазочных материалов для служебного транспорта на основании подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Отсюда следует, что отсутствие путевых листов с высокой долей вероятности будет рассматриваться налоговыми органами как обстоятельство, препятствующее признанию налогоплательщиком расходов на топливо для служебных автомобилей в налоговом учете.

При этом нужно учитывать, что обязанность по оформлению путевых листов установлена законом, но распространяется не на все случаи использования транспортных средств. Так, например, не требуется оформлять путевые листы в случае, если работники используют автомобили работодателя для служебных поездок (разъезды по городу, командировки и т.д.), но при этом не являются водителями, не перевозят в автомобиле других лиц или грузы в рамках своих трудовых обязанностей (как в данном случае) (постановление АС Уральского округа от 02.08.2017 N Ф09-3915/17, определение Московского горсуда от 18.09.2018 по делу N 33а-6141/2018, подробнее см. Энциклопедию решений. Путевой лист: кому и зачем нужен).

Соответственно, считаем, что путевой лист следует рассматривать в качестве необходимого документа, подтверждающего расходы на приобретение топлива для служебного транспорта, в случае, если на налогоплательщика возлагается обязанность по его оформлению. В противном случае, по нашему мнению, отсутствие путевого листа не может являться обстоятельством, однозначно препятствующим признанию в налоговом учете указанных расходов. Однако это не отменяет целесообразности оформления налогоплательщиком иных самостоятельно разработанных первичных учетных документов, из содержания которых можно установить производственное использование транспорта сотрудниками и расход топлива, то есть документов, по сути аналогичных путевым листам. В противном случае также возможны претензии налоговых органов относительно обоснованности включения расходов на топливо в расчет налоговых обязательств. 

К сведению:

Срок действия путевого листа не ограничен, он может оформляться как на конкретную дату (календарный день), так и на более длительный период (подробнее смотрите Энциклопедию решений. Как правильно оформить путевой лист). 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат экономических наук Игнатьев Дмитрий 

Ответ прошел контроль качества 

22 сентября 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.