Новости и аналитика Правовые консультации Налоги и налогообложение При направлении работника в командировку организация-работодатель перечисляет денежные средства под отчет на командировочные расходы. Работник в период командировки расходует их на проживание (услуги гостиницы), на проезд (услуги такси) и прочие командировочные расходы. После возвращения из командировки работник предоставляет в бухгалтерию кассовые чеки по произведенным расходам. В данных чеках отсутствуют реквизиты "покупатель (клиент)" и "ИНН покупателя (клиента)", предусмотренные п. 6.1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации". Учитывая, что командированный работник является представителем организации и подразумеваются взаимоотношения между организациями, обязаны ли продавцы (гостиницы, такси и прочие) указывать в кассовом чеке реквизиты организации-работодателя? Может ли организация, командировавшая работника, принять кассовые чеки без указания в них ее реквизитов в качестве подтверждающих расходы документов для целей исчисления налоговой базы по налогу на прибыль?

При направлении работника в командировку организация-работодатель перечисляет денежные средства под отчет на командировочные расходы. Работник в период командировки расходует их на проживание (услуги гостиницы), на проезд (услуги такси) и прочие командировочные расходы. После возвращения из командировки работник предоставляет в бухгалтерию кассовые чеки по произведенным расходам. В данных чеках отсутствуют реквизиты "покупатель (клиент)" и "ИНН покупателя (клиента)", предусмотренные п. 6.1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации".
Учитывая, что командированный работник является представителем организации и подразумеваются взаимоотношения между организациями, обязаны ли продавцы (гостиницы, такси и прочие) указывать в кассовом чеке реквизиты организации-работодателя? Может ли организация, командировавшая работника, принять кассовые чеки без указания в них ее реквизитов в качестве подтверждающих расходы документов для целей исчисления налоговой базы по налогу на прибыль?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В случае если подотчетное лицо, приобретая товар (работу, услугу) за наличный расчет, действует от имени организации (например, на основании доверенности на проведение расчета), в кассовом чеке должны быть указаны наименование и ИНН покупателя.
В случае неподтверждения его полномочий таким документом и при отсутствии договорных отношений между сторонами подотчетное лицо является для продавца (исполнителя) физическим. Поэтому в кассовом чеке наименование и ИНН покупателя не указываются. Но это не делает такой чек оформленным с нарушением законодательства РФ. Значит, он может быть принят к учету в качестве документа, подтверждающего оплату приобретенного товара (работы, услуги) в составе документов, приложенных к авансовому отчету подотчетного лица.

Обоснование вывода:

Включение в кассовый чек реквизитов

Действительно, в соответствии с п. 6.1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" (далее - Закон о ККТ) кассовый чек, сформированный при осуществлении расчетов между организациями и (или) индивидуальными предпринимателями с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, должен содержать, в частности, следующие реквизиты: наименование покупателя (клиента) (наименование организации, фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя) и идентификационный номер налогоплательщика-покупателя (клиента).
Регулятор эту норму толкует так: если продавцом достоверно не установлен статус покупателя (клиента) как представителя организации (что, например, могло быть достигнуто предъявлением доверенности на совершение расчетов от имени организации), контрольно-кассовая техника применяется продавцом в порядке, предусмотренном для расчета с покупателем - физическим лицом (письма Минфина России от 05.08.2019 N 03-01-15/58816, от 11.09.2018 N 03-01-15/65047 и от 05.09.2018 N 03-01-15/63182 и пр.) (смотрите также Энциклопедию решений. ККТ при расчетах с физическими лицами и Энциклопедию решений. Применение ККТ при расчетах с подотчетными лицами).
Чиновники особо подчеркивают, что нужна именно доверенность на совершение расчетов от имени организации и напоминают о необходимости существования договора как подтверждения взаимодействия двух организаций. Если все это в наличии, то покупателем (клиентом) будет организация, и ее наименование и ИНН будут указаны в формируемом кассовом чеке (пп. 1 и 2 п. 6.1 ст. 4.7 Закона о ККТ). Обратите внимание: требования об указании в кассовом чеке КПП организации-покупателя в Законе о ККТ нет (смотрите информацию ФНС России от 25.05.2020).
В случае, если продавцом достоверно не установлен статус лица как подотчетного, то ККТ продавцу следует применять в порядке, предусмотренном для расчета с покупателем - физическим лицом (то есть без включения в чек реквизитов по п. 6.1 ст. 4.7 Закона о ККТ).

Подтверждение расходов для целей налога на прибыль

Ст. 313 НК РФ определено, что налоговый учет ведется на основе данных первичных документов. При этом любые затраты, принимаемые к учету в целях исчисления налога на прибыль, должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
В свою очередь, из ст. 252 НК РФ следует, что в качестве документального подтверждения расходов могут использоваться любые подтверждающие документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ, из которых четко и определенно можно установить, какие расходы были произведены (смотрите, например, письма Минфина России от 21.03.2019 N 03-03-06/1/19017, от 20.03.2019 N 03-03-06/1/18478, от 17.02.2016 N 03-03-06/1/8745).
Это положение Минфин трактует таким образом: НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы, а Закон о бухгалтерском учете, хотя и определяет перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа, но не устанавливает конкретные виды документов, которые должны применяться экономическими субъектами в качестве первичных учетных документов для оформления фактов хозяйственной жизни (письмо Минфина России от 20.04.2020 N 03-03-06/1/31605).
То есть налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета.
Налогоплательщик вправе учесть произведенные подотчетным лицом затраты при наличии авансового отчета работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами. Если при осуществлении расчетов применялась контрольно-кассовая техника, оправдательные документы должны быть сформированы в соответствии с положениями Закона о ККТ (письмо Минфина России от 22.01.2020 N 03-03-06/1/3298).
При этом в части подхода к некорректно оформленным кассовым чекам позиция неоднозначна: встречаются как разъяснения о том, что допущенные контрагентом ошибки не могут препятствовать признанию расходов по таким документам, так и мнение, что если приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы оформлены с нарушениями, то расходы (затраты) по такому авансовому отчету не учитываются для целей налогообложения прибыли как не имеющие надлежащего документального подтверждения (письма Минфина России от 28.01.2020 N 03-03-06/3/4915 и N 03-03-06/1/4913, от 22.01.2020 N 03-03-06/1/3300, от 14.10.2019 N 03-03-06/1/78500, от 26.09.2019 N 03-03-06/1/74132 и пр.).
На наш взгляд, при отсутствии договорных отношений и при условии "невыдачи" доверенности на проведение расчетов кассовый чек, выданный подотчетному лицу, не идентифицированному пользователем как представитель организации, не может быть признан оформленным с нарушением. Поэтому на основании авансового отчета, к которому он будет приложен с иными оправдательными документами, налогоплательщик сможет признать такие расходы при исчислении налоговой базы.
Мы не встретили при подготовке ответа примеров судебной практики по налоговым спорам о правомерности признания расходов, оформленных таким образом. Это, на наш взгляд, может считаться дополнительным аргументом в пользу точки зрения о допустимости признания расходов, оформленных таким образом.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Вопрос: Необходимо ли требовать с подотчетного лица товарный чек, чтобы принять расходы, понесенные сотрудником для приобретения товаров для организации, или достаточно чека ККТ? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2020 г.);
- Вопрос: Применение ККТ в случае расчетов с представителем контрагента - юридического лица (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2020 г.);
- Вопрос: С 01.01.2020 можно ли организации (общая система налогообложения) принять в расходы приобретение товаров, услуг за наличный расчет, если продавец не имеет возможности указать в чеке ИНН и название покупателя? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2020 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Ольга

Ответ прошел контроль качества

14 марта 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.