Новости и аналитика Правовые консультации Налоги и налогообложение Российское юридическое лицо при взаимодействии с иностранным контрагентом подписывают документы (договор, заказы, первичные документы) простой электронной подписью с использованием иностранной системы DocuSign. Российское и иностранное юридические лица имеют договор с DocuSign. Возможны ли претензии со стороны налоговых органов при использовании данных электронных документов для подтверждения расходов?

Российское юридическое лицо при взаимодействии с иностранным контрагентом подписывают документы (договор, заказы, первичные документы) простой электронной подписью с использованием иностранной системы DocuSign. Российское и иностранное юридические лица имеют договор с DocuSign.
Возможны ли претензии со стороны налоговых органов при использовании данных электронных документов для подтверждения расходов?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Организация вправе использовать для целей налогообложения прибыли в качестве оправдательных электронные документы, подписанные простой электронной подписью с использованием иностранной системы. Для этого контрагентами должно быть заключено соответствующее соглашение.
Налоговые риски в таком случае исключить нельзя, но они несущественны.

Обоснование позиции:
Под документально подтвержденными расходами в соответствии с абзацем 4 п. 1 ст. 252 НК РФ понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Таким образом, налогоплательщик вправе подтвердить произведенные расходы фактически любыми документами, в том числе составленными в электронной форме (письмо Минфина России от 14.06.2018 N 03-03-06/1/40695). Соответственно, налоговое законодательство не предъявляет каких-либо конкретных требований к оформлению первичных документов. При этом из документов, которые имеются у организации, должно быть очевидно, что те или иные затраты фактически произведены.
Порядок оформления первичных документов нормами НК РФ не регулируется. Поскольку в налоговом законодательстве не приведено понятие первичных документов, на основании ст. 11 НК РФ следует использовать определения из других отраслей законодательства. На основании ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Они должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные в п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ (письма Минфина России от 01.09.2020 N 03-03-06/1/76443, от 05.12.2014 N 03-03-06/1/62458).
Согласно п. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ)).
Следовательно, стороны договора при оформлении первичных учетных документов могут организовать электронный документооборот, применяя в том числе и простую электронную подпись, при условии соблюдения требований Закона N 63-ФЗ (письма Минфина России от 25.06.2018 N 03-03-06/1/43489, от 12.09.2017 N 03-03-06/1/58456, от 17.07.2017 N 03-03-06/1/45323, от 21.09.2016 N 03-03-06/1/55073). Для этого между хозяйствующими сторонами должно быть заключено юридически действительное соглашение, условия которого соответствуют требованиям Закона N 63-ФЗ (письма ФНС России от 20.02.2018 N ЕД-4-15/3372, от 19.05.2016 N СД-4-3/8904, от 17.01.2014 N ПА-4-6/489).
Представители уполномоченных органов также указывают, что налоговое законодательство предъявляет требование по применению квалифицированной электронной подписи только для электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами (в том числе сдача налоговой отчетности) (письма Минфина России от 21.09.2016 N 03-03-06/1/55073, ФНС России от 17.01.2014 N ПА-4-6/489).
В связи с изложенным полагаем, что организация вправе использовать в целях налогообложения прибыли в качестве оправдательных документов электронные документы, подписанные простой электронной подписью. Для этого контрагентами должно быть заключено соответствующее соглашение.
В рассматриваемом случае стороны договора применяют иностранную систему, которая, как мы поняли, равнозначна простой электронной подписи.
Часть 1 ст. 7 Закона N 63-ФЗ предусматривает, что электронные подписи, созданные в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, в РФ признаются электронными подписями того вида, признакам которого они соответствуют на основании Закона N 63-ФЗ с учетом части 3 этой статьи. Электронная подпись и подписанный ею электронный документ не могут считаться не имеющими юридической силы только на том основании, что сертификат ключа проверки электронной подписи выдан в соответствии с нормами иностранного права (ч. 2 ст. 7 Закона N 63-ФЗ).
Принимая во внимание приведенные выше нормы Закона N 63-ФЗ, судьи в постановлении Тринадцатого ААС от 13.08.2015 N 13АП-13908/15 пришли к выводу, что при условии отсутствия требования о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе электронный документ, подписанный электронной подписью (аналогичной электронной подписью, выданной в соответствии с нормами иностранного права), имеет юридическую силу и признается равнозначным документу на бумажном носителе.
И хотя указанный вывод судьи сделали в отношении усиленной электронной подписи, мы считаем, что их позиция актуальна и в данной ситуации.
Отметим также, что с 1 июля 2020 года Федеральным законом от 27.12.2019 N 476-ФЗ ст. 7 Закона N 63-ФЗ дополнена частью 3 следующего содержания: "Признание электронных подписей, созданных в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, соответствующими признакам усиленной электронной подписи, и их применение в правоотношениях в соответствии с законодательством РФ осуществляются в случаях, установленных международными договорами РФ. Такие электронные подписи признаются действительными в случае подтверждения соответствия их требованиям указанных международных договоров аккредитованной доверенной третьей стороной, аккредитованным удостоверяющим центром, иным лицом, уполномоченными на это международным договором Российской Федерации, с учетом Закона N 63-ФЗ".
Как видим, в этой новой норме речь идет об усиленной электронной подписи. К простой электронной подписи такого требования нет.
Учитывая изложенное, мы придерживаемся мнения, что в анализируемом случае организация вправе использовать для целей налогообложения прибыли в качестве оправдательных электронные документы, подписанные простой электронной подписью с использованием иностранной системы. Конечно, мы не можем полностью исключить вероятность претензий со стороны проверяющих.
Нам не удалось обнаружить разъяснений уполномоченных органов, а также судебных решений применительно к данному случаю. При этом отсутствие арбитражной практики, на наш взгляд, косвенно свидетельствует в пользу того, что налоговые риски минимальны.
Организация также может обратиться за разъяснениями в налоговый орган по месту учета и/или в Минфин России (пп.пп. 1, 2 п. 1 ст. 21 НК РФ). Выполнение таких разъяснений является обстоятельством, исключающим вину лица в совершении налогового правонарушения (пп. 3 п. 1 ст. 111 НК РФ).

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:
- Комментарий к письму Министерства финансов Российской Федерации от 13.04.2015 N 03-03-06/20808 (А.Б. Сухов, журнал "Акты и комментарии для бухгалтера", N 8, август 2015 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Завьялов Кирилл

Ответ прошел контроль качества

20 октября 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.