Налоговые риски при возмещении затрат на медкомиссию для лицензии по допуску к оружию только на основании чека ККТ

Организация применяет общую систему налогообложения. Сотрудникам нужна была лицензия по допуску к оружию. Организация попросила их пройти медкомиссию за свой счет, впоследствии с возмещением данных затрат (нарколог, психолог). Сотрудники предоставили только фискальные чеки, без договора об оказании платных услуг. Можно ли принять эти расходы и возместить сотрудникам их затраты? Обязательно ли нужен договор?

Полагаем, что возмещение затрат на медкомиссию только на основании чека ККТ несет существенные налоговые риски при принятии в расходы по налогу на прибыль, поскольку документальное подтверждение и экономическое обоснование расходов являются обязательными условиями для их признания в целях налогообложения прибыли (п. 1 ст. 252 НК РФ).

При этом следует учитывать, что НК РФ не установлены конкретные виды документов, которые могут использоваться налогоплательщиком в качестве первичных учетных документов для подтверждения фактов хозяйственной жизни (смотрите письма Минфина России от 12.08.2024 N 03-03-06/1/75248, от 05.06.2024 N 03-03-06/1/51798). Таким образом, налогоплательщик вправе подтвердить произведенные расходы любыми документами, в том числе составленными в электронной форме (смотрите письмо Минфина России от 14.06.2018 N 03-03-06/1/40695). Отсутствие же документов, обосновывающих понесенные расходы, приведет к доначислению налога (смотрите, например, постановление АС Поволжского округа от 04.03.2022 N Ф06-15355/22).

В письмах Минфина России от 30.09.2019 N 03-03-07/74934, от 18.02.2019 N 03-03-06/1/10344 разъяснено, что чек ККТ подтверждает факт расчетов, но не является документом, обосновывающим экономическую целесообразность факта хозяйственной деятельности.

Однако если кассовый чек содержит дополнительные реквизиты, позволяющие идентифицировать факт хозяйственной деятельности организации, то при выполнении условий ст. 252 НК РФ такой чек может являться документом, подтверждающим экономическую обоснованность понесенных расходов (смотрите также письмо Минфина России от 19.08.2019 N 03-03-06/1/63290).

При этом если в чеке ККТ, приложенном к авансовому отчету, не хватает обязательных реквизитов, указанных в ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ, то расходы по такому чеку не принимаются при налогообложении прибыли (смотрите письма Минфина России от 28.01.2020 N 03-03-06/1/4913, от 14.10.2019 N 03-03-06/1/78500).

Подробнее смотрите Энциклопедия решений. Документальное подтверждение расходов в целях налогообложения прибыли; письмо от 07.12.2023 N 03-03-06/1/118035.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- Энциклопедия решений. Признание расходов в целях налогообложения прибыли;

- Энциклопедия решений. Налогообложение оплаты медицинских осмотров работников

- Вопрос: Можно ли учесть расходы на проживание в отеле в налоговом и бухгалтерском учете на основании подтверждения (от ООО "Яндекс") бронирования номера в гостинице, кассового чека на предоплату за бронирование без договора (либо счета (справки)) гостиницы? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2024 г.);

- Вопрос: Работники организации осуществляют строительство объектов в районах Крайнего Севера и приравненных к ним территориях на объектах, удаленных от жилых пунктов, живут в вахтовых городках, прописаны и проживают в разных городах России. При устройстве на работу проходят медкомиссию по месту жительства. С какой медицинской организацией работодатель может заключить договор на прохождение предварительных и периодических осмотров? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2018 г.);

- Вопрос: Организация приняла на работу сотрудника на должность "Аппаратчик смешивания". По данной должности в соответствии с требованиями законодательства при принятии на работу имеется необходимость прохождения обязательного медицинского осмотра. Сотрудник самостоятельно оплатил медосмотр и принес чеки и квитанции для компенсации ему расходов. Какие документы должны быть оформлены, чтобы выплаченная компенсация не облагалась НДФЛ, страховыми взносами и могла быть учтена при налогообложении прибыли? Как выплата компенсации отражается в бухгалтерском и налоговом учете? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2018 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Полякова Елизавета

Ответ прошел контроль качества

15 апреля 2025 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной устной консультации, оказанной в рамках услуги Советы экспертов. Проверки, налоги, право.