В доверенности отсутствует полномочие на подписание документов в ЭДО, но есть полномочия на подписание конкретных сделок и документов. Вправе ли поверенный подписывать документы в ЭДО?

Если в доверенности отсутствует полномочие на подписание документов в ЭДО, но перечислены полномочия на подписание договора поставки, заключение сделок, подписание первичных документов и т.д., означает ли это, что поверенный имеет право подписывать документы в электронном документообороте?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Для подписания документов квалифицированной электронной подписью представителю организации необходимо иметь машиночитаемую доверенность с указанием соответствующих полномочий. В отсутствие машиночитаемой доверенности такой документ не будет считаться подписанным от имени организации даже при наличии соответствующего полномочия в бумажной доверенности.

Данное правило не применяется только к квалифицированным электронным подписям, выданным не позднее 31 августа 2023 г., которые могут применяться до 31 августа 2024 г.

Наличие машиночитаемой доверенности также не требуется для применения простой и усиленной неквалифицированной электронной подписи, однако возможность их применения зависит от наличия соответствующего соглашения сторон или указания в нормативных актах. 

Обоснование вывода:

В соответствии с абзацем вторым п. 1, п. 2 ст. 160 ГК РФ письменная форма сделки считается соблюденной в случае совершения лицом сделки с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки, при этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. Использование при совершении сделок аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, или обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными в соответствии с правилами абзаца второго п. 1 ст. 160 ГК РФ (п. 2 ст. 434 ГК РФ).

Согласно ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Действующее законодательство не содержит требования о специальном указании в доверенности полномочия на совершение сделок или подписание документов именно в электронной форме. Соответственно, наличие в доверенности полномочий на совершение определенного вида сделок или иных юридических действий без указания на использование электронной подписи, не лишает представителя права использовать для этих целей электронную подпись в рамках применяемых систем электронного документооборота (косвенно данный вывод подтверждается и материалами судебной практики, смотрите постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 25 октября 2023 г. N 09АП-63020/23 по делу N А40-61917/2018).

В соответствии с п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (далее - Закон N 149-ФЗ) электронный документ - это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами (ч. 4 ст. 11 Закона N 149-ФЗ).

В силу п. 1 ст. 2 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон об электронной подписи) электронная подпись - это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Видами электронных подписей являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись.

На основании ч. 1 ст. 6 Закона об электронной подписи информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Информация в электронной форме, подписанная простой или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные акты и соглашения, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи (ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи).

В соответствии с ч. 1 ст. 17.2 Закона об электронной подписи при использовании квалифицированной электронной подписи для подписания документов от имени юридического лица применяется квалифицированная электронная подпись юридического лица, квалифицированный сертификат которой выдается удостоверяющим центром ФНС России с указанием в качестве владельца сертификата также лица, уполномоченного действовать без доверенности (генерального директора, директора). Если от имени юридического лица действует его представитель на основании доверенности, электронный документ подписывается квалифицированной электронной подписью такого представителя (полученной им как физическим лицом) с приложением машиночитаемой доверенности, подписанной квалифицированной электронной подписью юридического лица (в квалифицированном сертификате которой в качестве владельца указывается также лицо, уполномоченное действовать без доверенности).

Применение квалифицированной электронной подписи юридического лица с указанием в качестве владельца сертификата физического лица, не уполномоченного на действия от имени юридического лица без доверенности, допускается до 31 августа 2024 г. при условии, что такая подпись получена не позднее 31 августа 2023 г. Представление доверенности в электронной форме в машиночитаемом виде в данном случае не требуется (ч. 2.4 ст. 3 Федерального закона от 27 декабря 2019 г. N 476-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об электронной подписи" и статью 1 Федерального закона "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля", ч. 3.1 ст. 4 Федерального закона от 30 декабря 2021 г. N 443-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации").

Таким образом, для подписания документов квалифицированной электронной подписью представителю организации необходимо иметь машиночитаемую доверенность с указанием соответствующих полномочий. В отсутствие машиночитаемой доверенности такой документ не будет считаться подписанным от имени организации даже при наличии соответствующего полномочия в бумажной доверенности.

Данное правило не применяется только к квалифицированным электронным подписям, выданным не позднее 31 августа 2023 г., которые могут применяться до 31 августа 2024 г.

Наличие машиночитаемой доверенности также не требуется для применения простой и усиленной неквалифицированной электронной подписи. 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем 

Ответ прошел контроль качества 

16 декабря 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.