Возможен ли обмен электронными документами, подписанными электронной квалифицированной подписью, через электронную почту, а не через оператора электронного документооборота? Могут ли государственные органы направлять организации запросы, оформленные в электронном виде и подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, по электронной почте? Может ли организация также ответить на такие запросы по электронной почте? Нужно ли в таких ситуациях соглашение об электронном документообороте?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Для обмена электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью, не нужно заключать соглашение об электронном документообороте. Возможен обмен документами по электронной почте без участия оператора электронного документооборота.

Обоснование вывода:
Существует следующие виды электронных подписей: простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись и усиленная квалифицированная электронная подпись (ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи").
Статья 6 того же Федерального закона устанавливает, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Центрального банка Российской Федерации или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям ст. 9 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
Таким образом, если электронный документ подписан квалифицированный электронной подписью, то он признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в правоотношениях в отсутствие соглашения об электронном документообороте, за исключением тех ситуаций, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами прямо установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
В соответствии с ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.
Согласно п. 2 ст. 11.1 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" информация, необходимая для осуществления полномочий органов государственной власти и органов местного самоуправления, организаций, осуществляющих в соответствии с федеральными законами отдельные публичные полномочия, может быть представлена гражданами (физическими лицами) и организациями в органы государственной власти, органы местного самоуправления, в организации, осуществляющие в соответствии с федеральными законами отдельные публичные полномочия, в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, если иное не установлено федеральными законами, регулирующими правоотношения в установленной сфере деятельности.
Ни Федеральный закон "Об электронной подписи", ни другие законы и нормативные акты не предполагают обязательной передачи документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, через оператора электронного документооборота. Следовательно, электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, могут направляться по электронной почте участниками гражданских правоотношений друг другу, а также государственными органами с использованием электронной почты в адрес иных организаций. В свою очередь, по общему правилу организации могут направлять ответы на запросы государственных органов в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, на электронный адрес таких государственных органов.
Обращаем внимание, что распечатанные электронные документы (в бумажном виде) уже не являются электронном документом и в связи с этим не имеют никакой силы (смотрите также Вопрос: Можно ли в составе заявки на участие в открытом конкурсе, который проводится в соответствии с Законом о контрактной системе в сфере закупок, предоставить выписку, подписанную ЭЦП налогового органа? (ответ Федеральной антимонопольной службы); письмо Минфина России от 17.11.2017 N 24-02-08/76583 "О рассмотрении обращения").

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Вопрос: Возможно ли подписание сторонами договоров с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи путём обмена документами через электронную почту, а не через оператора электронного документооборота? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2020 г.);
- Вопрос: Необходимость наличия соглашения между контрагентами при использовании электронной цифровой подписи (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2021 г.);
- Вопрос: Нужно ли подписывать какое-либо соглашение для обмена юридически значимыми документами через ЭДО или достаточно принять приглашение в системе ЭДО (типа Диадок)? Нужно ли в договоры включать формулировку про ЭДО или достаточно закона про ЭЦП? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2019 г.);
- Вопрос: Организация использует электронный документооборот для сдачи отчетности в контролирующие органы и для обмена актами выполненных работ с контрагентами. Как организация должна организовать хранение таких документов? Достаточно ли распечатывать электронные документы и хранить их в обычном архиве в документарной форме? Не будут ли запрашиваться электронные документы либо сертификаты при проверке обоснованности затрат? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2017 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ефимова Ольга

Ответ прошел контроль качества

2 декабря 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.