ИП применял две системы налогообложения - УСН, ЕНВД. Предприниматель вел бухгалтерский учет. Деятельность физического лица в качестве ИП была завершена в августе 2013 года. Должен ли ИП, прекративший свою предпринимательскую деятельность, передать в государственный или муниципальный архив документы бухгалтерского учета?

Согласно ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Экономические субъекты также должны хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).

Индивидуальные предприниматели в соответствии с пп. 4 ч. 1 ст. 2 Закона N 402-ФЗ признаются экономическими субъектами.

Однако индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов, расходов и (или) иных объектов налогообложения в порядке, установленном налоговым законодательством РФ, могут не вести бухгалтерский учет (п. 1 ч. 2 ст. 6 Закона N 402-ФЗ). К таким предпринимателям относятся, в частности, предприниматели, применяющие УСН и ЕНВД (смотрите, письма Минфина России от 08.08.2012 N 03-11-11/233, от 31.01.2013 N 03-11-10/1925, от 28.02.2013 N 03-11-11/87, от 17.07.2013 N 03-11-11/27954).

В то же время согласно ч. 2 ст. 7 Закона N 402-ФЗ в случае, если индивидуальные предприниматели ведут бухгалтерский учет в соответствии с этим законом, они сами организуют ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета, а также несут иные обязанности, установленные Законом N 402-ФЗ для руководителя экономического субъекта.

Закон N 402-ФЗ начал действовать с 01.01.2013, до этого действовал Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", в соответствии п. 2 ст. 4 указанного закона индивидуальные предприниматели также не обязаны были вести бухгалтерский учет (письмо Минфина России от 20.04.2007 N 03-11-05/75). Но были вправе это делать, если считали ведение бухгалтерского учета целесообразным.

Поскольку при совмещении специальных режимов налогообложения в виде ЕНВД и УСН возникает обязанность ведения раздельного учета, на практике предприниматели ведут бухгалтерский учет.

В рассматриваемой ситуации индивидуальный предприниматель вел бухгалтерский учет, соответственно, на него распространяется обязанность по хранению документов бухгалтерского учета, установленная ст. 29 Закона N 402-ФЗ.

Для определения срока хранения документов нужно руководствоваться приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (раздел 4 Учет и отчетность, раздел 7 Трудовые отношения, раздел 8 Кадровое обеспечение).

Частью 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ) за индивидуальным предпринимателем также закреплена обязанность по обеспечению сохранности архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 этого федерального закона. Согласно ст. 3 Закона N 125-ФЗ архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

При этом организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации (ч. 3 ст. 26 Закона N 125-ФЗ).

Кроме того, в соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Поэтому индивидуальный предприниматель должен обеспечивать сохранность первичных учетных документов и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет (письма Минфина России от 30.03.2012 N 03-11-11/104, от 11.05.2012 N 03-02-08/45). А в соответствии с п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" предприниматель обязан обеспечить в течение шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов.

Таким образом, индивидуальный предприниматель должен обеспечить сохранность документов в течение указанных сроков. Для этой цели он в соответствии с ч. 2 ст. 13 Закона N 125-ФЗ вправе создать архив. При создании архива предприниматель может руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Частью 10 ст. 23 Закона N 125-ФЗ определено, что при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом.

Как мы видим, эта норма регулирует отношения по сдаче в архив документов при ликвидации организаций.

При этом обязанность по передаче в государственный или муниципальный архив документов индивидуальных предпринимателей, прекративших свою предпринимательскую деятельность, Законом N 125-ФЗ не установлена. Этот порядок также не установлен каким-либо другим нормативным правовым актом. Следовательно, обязанности по передаче документов физическим лицом после прекращения предпринимательской деятельности в государственный или муниципальный архив не установлено.

Однако с учетом того, что физическое лицо, осуществлявшее ранее предпринимательскую деятельность, обязано хранить первичные учетные документы и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов и страховых взносов, то после прекращения предпринимательской деятельности физическое лицо обязано обеспечить сохранность указанных документов в течение сроков, указных нами ранее. Где и как хранить такие документы, физическое лицо должно решить самостоятельно.

Мы полагаем, что физическое лицо, прекратившее деятельность в качестве индивидуального предпринимателя, также может обратиться с письменным запросом в муниципальный архив для уточнения возможности хранения документов на договорной основе или же заключить договор на хранение документов со специализированной организацией.

Административная ответственность за нарушение правил хранения документов предусмотрена ст. 13.20 КоАП РФ: предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб., на должностных лиц - от 300 до 500 руб.

При этом ст. 15.11 КоАП РФ (грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов) не применяется к индивидуальным предпринимателям (примечание к ст. 15.3 КоАП РФ).

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Журавлев Вячеслав

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член МоАП Мельникова Елена

4 сентября 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.