По трудовому договору на работу принят водитель, работник исполняет обязанности на личном грузовом автомобиле. Помимо должностного оклада, ежемесячно выплачивается компенсация за использование личного грузового автомобиля в служебных целях. Размер выплачиваемой сотруднику компенсации за использование личного автомобиля оговорен в трудовом договоре, договор аренды транспортного средства не заключался. Облагается ли названная компенсация НДФЛ и страховыми взносами?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Названная компенсация НДФЛ и страховыми взносами не облагается.

Обоснование вывода:

Статьей 188 ТК РФ, в которой прописан порядок возмещения расходов при использовании личного имущества работника, не установлено ограничений по видам имущества, в результате использования которого может быть выплачена компенсация. Следовательно, сотрудник, который с согласия или ведома работодателя использует свой личный автомобиль, в том числе и грузовой, для служебных поездок, имеет право на ее получение (ст. 188 ТК РФ). Размер и порядок такой выплаты определяются письменным соглашением между сторонами либо условиями трудового договора.

Работник и работодатель вправе установить любую разумную сумму такой компенсации. Однако при определении размера компенсации необходимо учитывать степень износа автомобиля, срок его полезного использования и интенсивность эксплуатации (п. 2 письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260 и письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19). Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя организации, в котором устанавливаются размеры этой компенсации (письмо Минфина России от 05.12.2012 N 03-03-06/1/629).

Кроме того, работодатель вправе возмещать сотруднику расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля для служебных целей (ст. 188 ТК РФ). Порядок возмещения также оговаривается в соглашении или непосредственно в трудовом договоре.

НДФЛ

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ. Как уже сказано нами выше, согласно ст. 188 ТК РФ выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора.

Таким образом, не подлежат обложению (освобождаются от налогообложения) НДФЛ суммы компенсационных выплат в связи с использованием личного имущества (включая транспортные средства) работника при выполнении им трудовых обязанностей в размерах, согласованных сторонами трудового договора. При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов. Налогооблагаемого дохода у работника в таком случае не возникает (смотрите также письма Минфина России от 27.02.2013 N 03-04-06/5600, от 21.12.2012 N 03-04-06/3-357, от 25.10.2012 N 03-04-06/9-305, от 21.09.2011 N 03-04-06/6-228, от 31.12.2010 N 03-04-06/6-327, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47, от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387, от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138, от 02.03.2006 N 03-05-01-04/43, письма ФНС России от 27.01.2010 N МН-17-3/15@, УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115 и от 28.08.2007 N 28-17/1269, а также постановления Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 N 10627/06, ФАС Поволжского округа от 19.08.2008 N А06-6865/07).

По мнению ФНС России, представленному в письме от 25.10.2012 N ЕД-4-3/18123@, если транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом, положения п. 3 ст. 217 НК РФ не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке (смотрите также письмо Минфина России от 27.08.2012 N 03-04-05/6-1004).

Страховые взносы

Не подлежат обложению взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования").

Поэтому установленные ст. 188 ТК РФ компенсации, выплачиваемые работникам за использование личного имущества при исполнении трудовых обязанностей, не подлежат обложению взносами на обязательное социальное страхование.

Сумма компенсации за использование личного имущества в служебных целях не облагается страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст. 188 ТК РФ (п. 3 письма Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19, письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19, п. 2 письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260).

При этом, как указано в п. 3 письма Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19, размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании данного имущества в рабочих целях.

На сумму компенсации, определенную сторонами в трудовом договоре или письменном соглашении, не начисляются страховые взносы от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний"). Аналогичного мнения придерживаются ФСС РФ (письмо от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985) и Минздравсоцразвития России (письмо от 26.05.2010 N 1343-19).

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Аксенов Михаил

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член МоАП Мельникова Елена

12 апреля 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.