Остаток в кассе магазина (розничная торговля) превышает лимит только в выходные дни. Предусмотрены ли штрафы за превышение кассового лимита? Можно ли выдать сумму под отчет на хозяйственные нужды сроком на 1 месяц или лучше оставить остаток в кассе?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей. Такая ответственность может быть применена только при установлении вины.
Организация вправе выдавать денежные средства под отчет своим работникам для приобретения ими товаров и прочих хозяйственных нужд.

Обоснование вывода:
1. В кассах предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий (п. 2.5 Положения ЦБР от 5 января 1998 г. N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации", утвержденного ЦБР 19 декабря 1997 г., далее - Положение; п. 5 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. N 40, далее - Порядок).
Предприятия обязаны сдавать в учреждения банков все наличные деньги сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе (п. 6 Порядка, п. 2.6 Положения). Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителями (п. 2.4 Положения).
Допускается хранение наличных денег сверх установленных лимитов только для выдачи на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в учреждении банка (п. 2.6 Положения, п. 9 Порядка).
Таким образом, накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов по общему правилу не допускается.
Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 рублей; на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).
Такое нарушение не является длящимся, поэтому в силу ст. 4.5 КоАП РФ постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня совершения административного правонарушения, то есть момента, когда был превышен лимит остатка кассы (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 05.06.2003 N А19-20799/02-36-Ф02-1615/03-С1).
Следует также учитывать, что лицо подлежит административной ответственности только за те административные правонарушения, в отношении которых установлена его вина (ст. 1.5 КоАП РФ). Юридическое лицо признается виновным в совершении административного правонарушения, если будет установлено, что у него имелась возможность для соблюдения правил и норм, за нарушение которых предусмотрена административная ответственность, но данным лицом не были приняты все зависящие от него меры по их соблюдению (ч. 2 ст. 2.1 КоАП РФ).
Таким образом, если осуществить сдачу наличной выручки не представилось возможным ввиду объективных причин и вина организации в связи с этим не будет доказана, то ввиду отсутствия состава правонарушения административная ответственность не может быть применена.
Так, например, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 13.06.2007 N А44-454/2007 не признал правонарушением накопление сверхлимитной наличной выручки в связи с различиями в режимах работы организации (музея) и обслуживающего банка. Поскольку музей работал до 18 часов, то выручку в банк он сдавал не в тот же день, а на следующий - до 12 часов. Суд посчитал, что акты инвентаризации наличных денежных средств на конец дня в кассах экспозиций, выставок и салонов не свидетельствуют о накоплении музеем выручки либо несвоевременной ее сдаче в банк. Смотрите также постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 августа 2007 г. N А56-50165/2006.
2. Согласно п. 2 Указания ЦБР от 20 июня 2007 г. N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя" юридические лица могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги), в том числе на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг.
Таким образом, организация вправе выдавать денежные средства под отчет своим работникам для приобретения ими товаров и прочих хозяйственных нужд. В соответствии с п. 11 Порядка предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.
При этом выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
В силу п. 7 Порядка предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов. Поэтому, если деньги под отчет из кассы будут выданы на следующий день после наступления срока сдачи сверхлимитной денежной наличности, это не сможет освободить организацию от возможного применения ответственности за накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Бахтина Анастасия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем

29 июня 2011 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.