Документооборот с наличием бумажных и электронных первичных учетных документов

С контрагентом согласован электронный документооборот. На склад за товаром приехал представитель покупателя с доверенностью, но без оформленного ключа электронной подписи?
Как в этом случае соблюсти положение об электронном документообороте?

В силу ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом; не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Закона о бухучете). При этом в понимании Закона о бухучете факт хозяйственной жизни - сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

Обязательными реквизитами ПУД являются, в частности, наименование документа, дата составления документа, содержание факта хозяйственной жизни, величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события, и подписи таких лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете).

Налоговики придерживаются точки зрения, что в качестве даты составления первичного учетного документа указывается дата его подписания лицом (лицами), совершившим (совершившими) сделку, операцию и ответственным (ответственными) за ее оформление, либо лицом (лицами), ответственным (ответственными) за оформление совершившегося события и в случае отличия даты составления первичного учетного документа от даты совершения факта хозяйственной жизни, оформляемого этим первичным учетным документом, указывается также информация о дате совершения факта хозяйственной жизни (письмо ФНС России от 27.10.2023 N ЗГ-3-26/13966).

Частью 5 ст. 9 Закона о бухучете определено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Подписание сторонами первичного документа, в том числе оформляющего оказание услуг, выполнение работ или поставку материальных ценностей, является юридическим событием, с момента которого возникает факт хозяйственной жизни, подлежащий отражению в регистрах бухгалтерского учета (письмо Минфина России от 01.04.2020 N 02-07-05/25971). Это в полном объеме относится и к документам, составленным в электронном виде.

Как пояснено в письме Минфина России от 12.09.2017 N 03-03-06/1/58456, при оформлении первичных учетных документов хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись (и это мнение согласуется с п. 17 более позднего ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете", далее - ФСБУ 27/2021).

Электронные документы, обращающиеся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия, подписанные простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, исходя из положений Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ), признаются для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных соглашением.

Под электронной подписью понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Закона N 63-ФЗ). Под электронным документом понимается документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"). Подлинником первичного документа, составленного в электронной форме, выступает именно электронная форма такого документа. Распечатка таких документов в целях их хранения нормативно не предусмотрена и не требуется. Это, в частности, указано в письме Минфина России от 13.01.2016 N 03-03-06/1/259 в отношении счетов-фактур. Полагаем, подобный вывод справедлив и в отношении иных электронных первичных документов.

Все сказанное позволяет нам полагать возможным оформить бумажным первичным учетным документом передачу ТМЦ уполномоченному лицу (только факт передачи, но не их реализацию). Поскольку такой документ не может быть оформлен в электронной форме (отсутствует ЭП), то его назначение в документообороте с изготовлением "на бумаге" в необходимом количестве экземпляров согласовывается сторонами соглашения. Полагаем, что это может быть отдельная неунифицированная бумажная накладная, акт передачи, спецификация (даже может не указываться стоимость передаваемого имущества) с собственноручными подписями лиц, совершивших операцию и указанием даты подписания ими ПУД. Само наличие такого ПУД не нивелирует и не дискредитирует впоследствии регламентно составляемый и подписываемый сторонами электронный УПД, главное, чтобы в соответствии с п. 15 ФСБУ 27/2021 обеспечивалась однократность принятия к бухгалтерскому учету первичного учетного документа. 

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

• Энциклопедия решений. Применение электронной подписи в целях бухгалтерского учета и налогообложения;
• Энциклопедия решений. Применение электронной подписи при заключении гражданско-правового договора;
• Вопрос: Организация электронного документооборота с контрагентами (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2023 г.). 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Ольга 

Ответ прошел контроль качества 

7 декабря 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.