Как отразить в учете поступление в кассу денежных средств от работника в целях компенсации уплаты административного штрафа?

Работник бюджетного учреждения добровольно внес в кассу учреждения сумму штрафа за налоговое правонарушение (несвоевременная сдача налоговой декларации)?
Какие проводки нужно оформить в данном случае?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Возмещение работником суммы штрафа в кассу бюджетного учреждения отражается в бухгалтерском учете в корреспонденции со счетом 0 209 34 000 "Расчеты по доходам от компенсации затрат". 

Обоснование вывода:

В соответствии с п. 1 ст. 119 НК РФ штраф за нарушение сроков представления налоговых деклараций предъявляется налогоплательщику и является мерой ответственности, применяемой к юридическому лицу за совершенное налоговое правонарушение. Следовательно, штрафные санкции предъявляются именно работодателю.

В случае, если работник добровольно внес наличные денежные средства в кассу за подобное налоговое правонарушение, можно говорить только о добровольном возмещении затрат бюджетного учреждения. Иными словами, денежные средства, вносимые работником в возмещение расходов учреждения на оплату суммы штрафа, фактически являются компенсацией затрат, понесенных учреждением. Начисление задолженности по компенсации затрат отражается с использованием счета 209 30 "Расчеты по компенсации затрат", подстатьи 134 "Доходы от компенсации затрат" КОСГУ статьи 130 "Доходы от оказания платных услуг (работ)" КОСГУ (п. 109 Инструкции N 174н, п. 9.3.4 Порядка N 209н).

Если размер суммы, подлежащей возмещению, известен и не оспаривается работником, начисление доходов в сумме компенсации затрат может быть осуществлено в корреспонденции со счетом 0 401 10 000 "Доходы текущего финансового года" (п. 7 Стандарта "Доходы", п. 109 Инструкции N 174н).

В свою очередь, поступление денежных средств в возмещение произведенных расходов в кассу бюджетного учреждения отражается по дебету счета 0 201 34 510 "Поступления средств в кассу учреждения" и кредиту счета 0 209 34 000 "Расчеты по компенсации затрат" (п. 84 Инструкции N 174н).

Принимая во внимание, что речь идет об уплате штрафных санкций, затраты на которые, как правило, не предусматриваются при расчете нормативных затрат при определении суммы субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания, расходы на уплату таких расходов, а также возмещение произведенных затрат работником следует производить по коду вида финансового обеспечения (деятельности) "2" (смотрите также письма Минфина России от 01.07.2015 N 02-07-07/38257, от 24.11.2014 N 02-06-10/59651).

Таким образом, на счетах бухгалтерского учета операции по возмещению работником учреждения расходов по уплате штрафа могут быть отражены следующим образом:

1. Дебет 2 401 20 292 Кредит 2 303 05 731

- отражено начисление штрафа, подлежащего уплате;

2. Дебет 2 303 05 831 Кредит 2 201 11 610,

одновременно отражено увеличение забалансового счета счета 18 (КВР 853, КОСГУ 292)

- уплачен штраф с лицевого счета учреждения;

3. Дебет 2 209 34 567 Кредит 2 401 10 134

- отражено начисление доходов от компенсации затрат, подлежащей возмещению работником учреждения;

4. Дебет 2 201 34 510, Кредит 2 209 34 667,

одновременно отражено увеличение забалансового счета 17 (АнКВД 130, 134 КОСГУ)

- отражено поступление денежных средств от работника в счет компенсации расходов в кассу учреждения. 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы РФ 1 класса Клименко Галина 

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина 

18 октября 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.