Новости и аналитика Правовые консультации Бухгалтерский учет в бюджетной сфере Работники в течение рабочего дня находились в зоне ЧС, им было организовано горячее питание в столовой, которая выставила счёт. По какому КОСГУ оплачивать расходы учреждения на организацию питания сотрудников? Необходимо ли удержать расходы из их заработной платы?

Работники в течение рабочего дня находились в зоне ЧС, им было организовано горячее питание в столовой, которая выставила счёт. По какому КОСГУ оплачивать расходы учреждения на организацию питания сотрудников? Необходимо ли удержать расходы из их заработной платы?

5 октября 2023

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Расходы на оплату услуг по организации питания относятся на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ (п. 10.2.6 Порядка N 209н).

В рассматриваемой ситуации удержание стоимости питания из заработной платы может производиться на основании письменных заявлений сотрудников.

Если оплата стоимости питания не будет компенсирована сотрудниками путем удержания из их заработной платы, у работника образуется доход в натуральной форме в виде оплаты (полностью или частично) за него учреждением товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе питания в его интересах. В таком случае работодатель в качестве налогового агента обязан исчислить НДФЛ.

Обоснование вывода:

Расходы на оплату услуг по организации питания в соответствии с п. 10.2.6 порядка, утвержденного приказом Минфина России от 29.11.2017 N 209н (далее - Порядок N 209н), относятся на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.

Перечень оснований для удержания средств из заработной платы работника в целях погашения задолженности перед работодателем поименован в ст. 137 ТК РФ. Данный перечень закрытый и расширению по инициативе работодателя не подлежит. В ст. 138 ТК РФ установлен размер ограничений таких удержаний.

В рассматриваемой ситуации удержание стоимости питания из заработной платы может производиться на основании письменных заявлений сотрудников (Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 26 сентября 2012 г. N ПГ/7156-6-1).

Обязательства в сумме заработной платы, начисленной сотрудникам учреждения, принимаются по кредиту счета 302 11 (п. 256 Инструкции N 157н, п. 128 Инструкции N 174н). Удержание сумм из заработной платы отражается с применением счета 304 03 (п. 273 Инструкции N 157н, п. 139 Инструкции N 174н).

Согласно п. 12.1.3 порядка, утвержденного приказом Минфина России от 24.05.2022 N 82н, п. 9.3.4 Порядка N 209н, доходы от компенсации затрат учреждения относятся на статью 130 аналитической группы подвида доходов бюджетов и подстатью 134 КОСГУ.

Таким образом, возмещение расходов на питание сотрудников отражается по виду финансового обеспечения 2 с применением счета 209 34 "Расчеты по доходам от компенсации затрат" (пп. 220, 221 Инструкции N 157н).

При этом, если заработная плата, из которой по заявлению сотрудников удерживаются средства для погашения задолженности по питанию, начислена по КФО 4, при составлении бухгалтерских записей следует применять счет 304 06 "Расчеты с прочими кредиторами" (п. 281 Инструкции N 157н).

Таким образом, рассматриваемая ситуация в бухгалтерском учете бюджетного учреждения может быть отражена следующими бухгалтерскими записями:

1. Заработная плата сотрудников начисляется по КФО 2.

1.1. Дебет 2 209 34 567 Кредит 2 401 10 131

- начислена задолженность сотрудников за питание;

1.2. Дебет 2 109 ХХ 211 (2 401 20 211) Кредит 2 302 11 737

- начислена заработная плата сотрудникам;

1.3. Дебет 2 302 11 837 Кредит 2 304 03 737

- по заявлению сотрудников удержаны средства из заработной платы для погашения задолженности по питанию;

1.4. Дебет 2 304 03 837 Кредит 2 209 34 667

- зачтено обязательство сотрудников по оплате питания за счет удержанных из заработной платы средств.

2. Заработная плата сотрудников начисляется по КФО 4.

2.1 Дебет 2 209 34 567 Кредит 2 401 10 131

- начислена задолженность сотрудников за питание;

2.2. Дебет 4 109 ХХ 211 (4 401 20 211) Кредит 4 302 11 737

- начислена заработная плата сотрудникам;

2.3. Дебет 4 302 11 837 Кредит 4 304 03 737

- по заявлению сотрудников удержаны средства из заработной платы для погашения задолженности по питанию;

2.4. Дебет 4 304 03 837 Кредит 4 304 06 732,

Дебет 2 304 06 832 Кредит 2 209 34 667

- зачтены обязательства сотрудников по оплате питания за счет удержанных из заработной платы средств;

2.5. Дебет 4 304 06 832 Кредит 4 201 11 610, увеличение счета 18 (АнКВИ 610, КОСГУ 610),

Дебет 2 201 11 510, увеличение счета 17 (АнКВИ 510, КОСГУ 510) Кредит 2 304 06 732

- скорректирован остаток на лицевом счете в разрезе КФО.

Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах. Бесплатное питание, полученное сотрудником, это его доход в натуральной форме, который облагается НДФЛ (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Соответственно, работодатель в качестве налогового агента обязан исчислить налог исходя из рыночной стоимости питания (с учетом положений ст. 105.3 НК РФ), включая НДС и акцизы (п. 1 ст. 211 НК РФ). Поскольку с выплат в натуральной форме налог удержать невозможно, начисленную сумму следует удерживать при выплате любых денежных средств работнику (п. 4 ст. 226 НК РФ).

При этом удерживаемая сумма НДФЛ не может превышать 50% суммы дохода, выплачиваемого в денежной форме (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Таким образом, удержать НДФЛ можно только из заработной платы, т.к. доход образуется в натуральной форме, а не в денежной. Соответственно, на счетах бухгалтерского учета доход в натуральной форме не отражается.

Чтобы рассчитать сумму НДФЛ, приходящуюся на каждого сотрудника, работодателю следует определить стоимость питания каждого конкретного сотрудника, т.е. определить его доход.

Случаи, в которых работодатель может избежать обязанности исчислять и удерживать налог, предоставляя бесплатное питание работникам, следующие:

при предоставлении питания сотрудникам, которые привлекаются для проведения сезонных полевых работ (п. 44 ст. 217 НК РФ);
предоставление (оплата) питания предусмотрено законом и является компенсацией (п. 1 ст. 217 НК РФ). К таким случаям относятся, например, организация питания членам экипажей морских, речных судов (письмо Минфина России от 21.12.2015 N 03-04-06/74853), членам экипажей воздушных судов (письмо Минфина России от 29.10.2012 N 03-03-06/1/567), питание спортсменов Сборной команды России (письмо от 16.10.2014 N 03-04-06/52290), выдача молока занятым на работах с вредными условиями труда (письма Минфина России от 25.07.2019 N 03-04-05/55775, ФНС России от 05.08.2016 N ГД-4-11/14360@);
когда обеспечивается питание сотрудника в рамках представительских мероприятий, а его участие в таких мероприятиях является обязательным, связанным с исполнением трудовых обязанностей. При этом должны быть утверждены работодателем приказ о проведении мероприятия, перечень участвующих работников (письма Минфина России от 13.05.2019 N 03-07-11/34059, от 25.03.2019 N 03-07-11/19838).

Если рассматриваемая ситуация не подпадает по вышеперечисленные случаи, стоимость питания, оплаченная учреждением за своих сотрудников, облагается НДФЛ в общеустановленном порядке.

Удержание НДФЛ со стоимости бесплатного питания отражается следующей бухгалтерской записью:

Дебет Х 302 11 837 Кредит Х 303 01 731

- удержан из заработной платы НДФЛ с дохода в натуральной форме (п. 129 Инструкции N 174н).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

Вопрос: Как в учете бюджетного учреждения отразить зачет обязательств сотрудников по оплате питания за счет удержанных из заработной платы средств? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2021 г.);
Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 26 сентября 2012 г. N ПГ/7156-6-1 Об удержании из заработной платы работников денежных сумм по их письменному заявлению;
Энциклопедия решений. НДФЛ с оплаты питания, предоставляемого работникам организацией (июнь 2023);
Энциклопедия решений. Учет оплаты питания работников (июнь 2023).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Панкова Мария

Ответ прошел контроль качества

12 сентября 2023 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Перепечатка