Во время оздоровительной кампании учреждение оплачивает по счету и отдельному договору питание сотрудников в лагере (100%) за счет целевых средств по КФО 5. Учредитель издал приказ о снижении платы за питание сотрудников лагеря, находящихся за пределами мест их постоянного проживания, на 50% (так как они лишены возможности питаться в другом месте). По возвращении из лагеря сотрудники вносят денежные средства в кассу учреждения (50% за питание). Неиспользованную субсидию необходимо вернуть учредителю. С использованием какого счета (209.34 или 401.20) возможно осуществить возврат денежных средств сотрудниками в кассу учреждения?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Возврат денежных средств сотрудниками в кассу учреждения (в счет погашения 50% задолженности за питание) с их согласия и по заявлению возможен с использованием счета учета 209 34. 

Обоснование вывода:

Субсидии на иные цели предоставляются бюджетным (автономным) учреждениям из бюджетов бюджетной системы РФ в соответствии с абзацем вторым п. 1 ст. 78.1 БК РФ на основании соглашений о предоставлении субсидии, заключаемых с органами-учредителями (п. 1 ст. 78.1 БК РФ).

Целевые субсидии должны быть использованы в строгом соответствии с целями их предоставления, обозначенными в соответствующих соглашениях. При этом проведенные за счет КФО 5 расходы не формируют себестоимость работ, услуг и не подлежат отнесению в дебет счета 109 00. Как правило, затраты за счет КФО 5 надо относить в дебет счетов 401 20 и/или 106.00 (п. 181 Инструкции N 183н).

В рассматриваемой ситуации автономным учреждением в текущем году была получена субсидия на иные цели, которая была израсходована, учредителем было принято решение о возврате части целевой субсидии (50% от стоимости питания сотрудников учреждения в период оздоровительной компании).

Возврат части стоимости питания, а именно 50% стоимости, осуществляется сотрудниками в кассу учреждения.

Так как учреждение изначально осуществляет расходы на организацию питания работников не с целью получения доходов, а в рамках мероприятий за счет средств субсидии на иные цели, при этом работникам предоставляется возможность также получать приготовленные блюда с условием, что они в дальнейшем компенсируют учреждению осуществленные расходы в соответствии с утвержденным порядком, то можно говорить о компенсации расходов, которая, в свою очередь, отражается с использованием счета счете 209 00.

На счете 209 00 "Расчеты по ущербу и иным доходам" подлежат отражению, в частности, расчеты по компенсации расходов, понесенных учреждениями в связи с реализацией требований, установленных законодательством Российской Федерации, иным доходам, возникающим в ходе хозяйственной деятельности учреждения, не отраженные на счетах расчетов 205 00 "Расчеты по доходам". Как правило, поступление доходов, отраженных на счете 209 00, учреждение не может заранее спланировать, то есть речь идет о разовых, непостоянных доходах.

При этом даже если речь идет о компенсации расходов учреждения, рассматривать получение средств от работников в качестве возмещения кассовых расходов нет оснований, это обусловлено тем, что в данном случае расходы оплачиваются различным контрагентам, отличающимися от лиц которые впоследствии эти расходы компенсируют.

Таким образом, внесение денежных средств в кассу (с согласия сотрудника и по его заявлению) оформляется следующими бухгалтерскими проводками:

1. Дебет 5 209 34 567 Кредит 5 401 10 134

- признана задолженность сотрудника по компенсации затрат на питание.

2. Дебет 5 201 34 510 Кредит 5 209 34 667

- поступление денежных средств в кассу учреждения в счет погашения задолженности. Одновременно производится увеличение забалансового счета 17, открытого к счету 5 201 34 000 (130 АнКВИ, 134 КОСГУ).

3. Дебет 5 210 03 510 Кредит 5 201 34 610

- отражено выбытие денежных средств из кассы автономного учреждения и зачисление их на лицевой счет. Одновременно производится увеличение забалансового счета 17, открытого к счету 5 210 03 000 (АнКВИ 510, КОСГУ 510) и уменьшение забалансового счета 18, открытого к счету 5 201 34 000 (АнКВИ 610, КОСГУ 610).

4. Дебет 5 201 11 510 Кредит 5 210 03 610

- денежные средства зачислены на лицевой счет автономного учреждения. Одновременно производится увеличение забалансового счета 17, открытого к счету 5 201 11 000 (АнКВИ 510 КОСГУ 510), с уменьшение забалансового счета 18, открытого к счету 5 210 03 000 (АнКВИ 610, КОСГУ 610).

По вопросу отражения в учете возврата учредителю остатка неиспользованной субсидии на иные цели смотрите следующие материалы:

• Энциклопедия решений. Учет поступления средств в счет возмещения расходов из кассы на счет (для бюджетной сферы) (июнь 2023 г.);
• Признание и уточнение доходов будущих периодов и текущего года. Памятка бухгалтеру бюджетной сферы (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ);
• Энциклопедия решений. Учет субсидий на иные цели (для бюджетной сферы);
• Учет расчетов по субсидии на иные цели. Пошаговая инструкция для бухгалтера бюджетной сферы (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ). 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Алафьева Елена 

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы 1 класса Левина Ольга 

6 июля 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.